Quando ho iniziato a lavorare nella gestione degli eventi, ho imparato abbastanza rapidamente che c'è un evento per tutto. Non importa in quale settore o azienda lavori, c'è un evento per quello.
Gli eventi in presenza sono opportunità incredibilmente vantaggiose per condividere conoscenze del settore, incontrare i clienti faccia a faccia, coinvolgere i potenziali clienti e generare nuovi contatti. Di conseguenza, le aziende sono disposte a spendere molti soldi per gli eventi. Nel 2017, l'industria globale degli eventi B2B ha generato più di 1 trilione di dollari in spese dirette. Gli eventi generano entrate anche per molti altri settori, tra cui pubblicità, ospitalità e viaggi.
Quest'anno, tuttavia, la pandemia di COVID-19 sta cambiando il modo in cui il mondo lavora, e l'industria degli eventi non fa eccezione. In risposta ai divieti di viaggio diffusi e ai consigli degli esperti medici di praticare il distanziamento sociale, molte aziende stanno prendendo decisioni difficili sugli eventi che hanno pianificato per mesi o addirittura anni.
Mobile World Congress, la più grande fiera delle comunicazioni mobili al mondo, è diventata una delle prime conferenze ad essere cancellata a causa dell'epidemia. Una serie di cancellazioni e rinvii è seguita, tra cui South by Southwest, Facebook F8 ed E3 Expo. Tuttavia, è iniziata ad emergere una nuova tendenza curiosa: invece di cancellare o rinviare completamente i loro eventi, molte aziende tecnologiche hanno annunciato che le loro conferenze in presenza sarebbero state riformattate come eventi "digital-first".
Adobe Summit, originariamente previsto a Las Vegas durante l'ultima settimana di marzo, sarà ora un evento online. Okta, DocuSign, Cisco, Domo e altri fornitori di software hanno seguito l'esempio, convertendo gli eventi in presenza in eventi virtuali. Google e Oracle hanno annunciato iniziative simili per Google Cloud Next ‘20 e Oracle Modern Business Experience. (Questi eventi sono stati successivamente rinviati o cancellati dopo nuove linee guida federali che limitano le riunioni a 10 persone o meno. Sebbene i partecipanti vivranno eventi digitali dalla sicurezza delle loro case, gli eventi virtuali potrebbero comunque richiedere che i team di produzione e i relatori si riuniscano nello stesso spazio.)
Dieci anni fa, è molto probabile che tutti questi eventi sarebbero stati semplicemente riprogrammati o cancellati. Ma le nuove tecnologie e i prodotti stanno rendendo più facile che mai per le organizzazioni trasferire i loro eventi negli spazi digitali. Questa trasformazione segnala un'importante opportunità per le persone di partecipare a eventi a cui altrimenti non avrebbero potuto partecipare per motivi finanziari o di accessibilità.
Trovare la tecnologia giusta per un evento virtuale
Le aziende che già ospitano un altro tipo di evento virtuale, i webinar, conoscono intimamente il miglior software per webinar. Le soluzioni per webinar rendono possibile trasmettere contenuti audiovisivi da un presentatore, o conduttore, a grandi pubblici. Tipicamente utilizzato per eventi online come corsi di formazione, briefing e dimostrazioni di prodotti in diversi settori, il software per webinar è uno strumento immensamente importante per portare online un componente chiave degli eventi.
Il software per webinar può essere utilizzato per trasmettere discorsi principali, sessioni di approfondimento, panel e qualsiasi altro tipo di presentazione uno-a-molti pianificata per un evento. Con una pianificazione attenta dell'agenda e l'impostazione giusta, gli organizzatori di eventi possono utilizzare il software per webinar per garantire che i partecipanti abbiano l'opportunità di partecipare a più discorsi principali, sessioni, approfondimenti e panel, oltre a fare domande, proprio come farebbero a un evento in presenza.
Esistono molti tipi diversi di soluzioni per webinar disponibili, quindi gli organizzatori di eventi dovrebbero cercare di sfruttare le prove gratuite offerte da molti dei migliori prodotti per webinar per scoprire quale strumento funzionerà meglio per il loro evento. Alcuni fornitori, come Adobe e LogMeIn, stanno temporaneamente offrendo accesso gratuito alle loro piattaforme per webinar per fornitori di assistenza sanitaria, istituzioni educative e organizzazioni non profit. Su G2, la categoria del software per webinar ha visto un enorme aumento del traffico mentre le aziende cercano tecnologia che permetta loro di continuare a lavorare e collaborare efficacemente durante la pandemia di COVID-19.
Vuoi saperne di più su Piattaforme per Webinar? Esplora i prodotti Webinar.
La tecnologia per eventi online affronta la sfida
Mentre il software per webinar può aiutare le aziende a trasmettere eventi che normalmente si svolgerebbero su palchi, le conferenze riguardano più che discorsi principali e approfondimenti. Per molti partecipanti, l'aspetto più prezioso di una conferenza è il networking. Le conferenze sono un'opportunità rara per incontrare clienti e potenziali clienti faccia a faccia.
Tradizionalmente, la tecnologia per eventi ha faticato a catturare questo aspetto unico degli eventi in presenza. Alle conferenze, nuove partnership e accordi commerciali possono avvenire spontaneamente e organicamente mentre i partecipanti camminano attraverso le sale espositive, partecipano a sessioni o anche mentre sono in fila per il pranzo. È possibile ricreare alcuni di questi incontri attraverso videoconferenze e software di intelligence per conferenze, che aiutano a facilitare la comunicazione tra i partecipanti alla conferenza. Tuttavia, integrare un prodotto e un'esperienza separati con il resto del contenuto di una conferenza virtuale può risultare impegnativo.
Man mano che le aziende continuano a navigare nel passaggio agli eventi virtuali in risposta alla crisi COVID-19, una nuova generazione di tecnologia per eventi online sta iniziando a emergere. Alcuni fornitori di software per eventi stanno aggiungendo nuove funzionalità alle loro piattaforme per aiutare le aziende e gli organizzatori di eventi colpiti dalla crisi.
I creatori della soluzione di matchmaking per eventi Grip hanno rilasciato Grip Virtual per aiutare i partecipanti agli eventi a condurre incontri virtuali 1:1. Pathable, un fornitore di tecnologia per eventi mobili con sede a Seattle, ha visto un enorme afflusso di richieste da parte di pianificatori di eventi che cercano di passare agli eventi online. Pathable integra webinar dal vivo e sale riunioni Zoom con le esperienze cross-device dell'azienda per chat in tempo reale, videochiamate 1:1 e gamification.
Hopin, una piattaforma per eventi online attualmente in accesso anticipato, ha anche visto un aumento dell'interesse da parte degli organizzatori di eventi. La lista d'attesa di Hopin è passata da 10.000 a 18.000 organizzatori di eventi in poche settimane, ha detto a Crunchbase News il CEO Johnny Boufarhat. Combinando eventi speciali, stand e opportunità di networking tutti disponibili online, la missione di Hopin è duplice: rendere gli eventi sostenibili dal punto di vista ambientale e accessibili a tutti.
Run the World, una startup di tecnologia per eventi, sta attualmente rinunciando a tutte le spese di configurazione per gli organizzatori che devono spostare i loro eventi in presenza sulla piattaforma online a causa del coronavirus. La fondatrice e CEO Xiaoyin Qu ha detto di essere stata ispirata a costruire Run the World dopo che sua madre ha partecipato per la prima volta a una conferenza internazionale di pediatria—sebbene abbia trovato il viaggio inestimabile, ha detto a Qu che non poteva vedersi partecipare di nuovo a causa delle spese e del tempo libero dal lavoro.
O’Reilly Media, un'azienda di apprendimento nota per le sue conferenze tecnologiche, ha recentemente annunciato di aver preso la difficile decisione di chiudere la divisione eventi in presenza dell'azienda. In una lettera sul sito web di O’Reilly, la presidente Laura Baldwin ha scritto che l'azienda esplorerà innovazioni nello spazio degli eventi digitali: “Con i grandi fornitori di tecnologia che spostano completamente i loro eventi online, crediamo che il palcoscenico sia pronto per una nuova normalità in futuro quando si tratta di eventi in presenza.”
Eventi virtuali oltre la crisi COVID-19
Gli eventi in presenza sono indubbiamente preziosi. Sebbene gli eventi virtuali potrebbero non essere in grado di sostituire completamente quel valore, sono un'opzione sempre più praticabile per le aziende per integrare i loro programmi di conferenze esistenti. Ospitando o partecipando a un evento virtuale, le organizzazioni sono in grado di risparmiare sui costi di affitto delle sedi, alloggio, cibo, biglietti, logistica e viaggi. Allo stesso tempo, gli eventi online riducono l'impatto ambientale degli eventi in presenza e garantiscono che i partecipanti possano partecipare indipendentemente dalle loro circostanze fisiche, geografiche o finanziarie. Con benefici come questi, gli eventi virtuali non andranno da nessuna parte.
Stephanie Graham
Stephanie is a Market Research Manager and Senior Research Analyst at G2 concentrating on marketing and digital advertising software. Prior to joining G2, Stephanie spent four years in B2B marketing and event management at an independent publishing company. This experience nurtured her passion for understanding how technology can help solve the unique challenges small businesses face today. Stephanie’s areas of interest include brand perception, customer experience, SEO, and local marketing. She received her BA in journalism and Spanish from Marquette University and in her spare time enjoys reading, gaming, and trying new vegetarian restaurants.
