Avis et détails du produit Ottimate

I utilize Ottimate for accounts payable, processing invoices, and obtaining necessary approvals. The tax slide bar has simplified and expedited the process, proving to be very helpful and a huge time-saver. The customer service team shows great attention, listens to what we ask, and involves us when trying out new software features. The new chat feature is really great, with real-time responses available when I have an issue or question. Additionally, I believe Ottimate is the best software for accounts payable I've ever worked with. Avis collecté par et hébergé sur G2.com.

There are some issues we're working out, but I don't feel comfortable yet with complete automation for my invoices. Some things are not being picked up correctly in the invoice header and taxes must still be checked at this time. There is not a lot of deviation regarding invoice descriptions on the line items and must be recoded often. Avis collecté par et hébergé sur G2.com.

Ce logiciel me fait gagner énormément de temps chaque jour. Avant le logiciel, je pouvais passer jusqu'à 2 heures à saisir des factures. Avec Ottimate, ce temps a été réduit à environ 10 minutes par jour. En utilisant ce logiciel, j'ai pu retarder l'embauche d'un assistant. Cela a été une énorme économie pour notre petite organisation. Avis collecté par et hébergé sur G2.com.

La seule chose que je n'aime pas dans ce logiciel, c'est qu'il peut falloir jusqu'à 24 heures pour que les factures soient prêtes une fois téléchargées. Par conséquent, si j'ai une facture qui doit être traitée le jour même, une saisie manuelle est toujours nécessaire. Avis collecté par et hébergé sur G2.com.

J'utilise Ottimate pour traiter les factures des fournisseurs, et j'apprécie la façon dont il élimine le papier de l'opération des comptes fournisseurs. Les factures sont envoyées ou téléchargées directement dans le logiciel, et la chaîne d'approbation permet une révision et une approbation numériques rapides et efficaces, ce qui accélère les paiements à nos fournisseurs. Les informations historiques sur les factures sont également facilement accessibles pour une référence rapide, ce qui permet de gagner du temps et d'améliorer l'organisation pour le suivi des factures en suspens. J'aime que toutes les factures, actuelles et historiques, soient rapidement disponibles pour la recherche plutôt que de devoir extraire des factures papier d'un classeur. Cela rend la référence aux frais passés ou aux informations de facturation historiques d'un fournisseur beaucoup plus facile et fait gagner beaucoup de temps. Je trouve les chaînes d'approbation électroniques particulièrement excellentes car elles empêchent la perte de factures lorsqu'elles passent d'un département à l'autre. Ottimate se souvient également de la façon dont les factures des fournisseurs précédents ont été codées et suggère un codage basé sur les données historiques, ce qui permet de gagner beaucoup de temps et d'efforts lors du processus de codage. La configuration et le service client ont été très bien notés, avec un processus de configuration facile qui a été bien soutenu par l'équipe Ottimate. Avis collecté par et hébergé sur G2.com.

Actuellement, je remarque que lorsque les fournisseurs complètent les invitations à s'inscrire aux paiements ACH, le processus d'approbation en arrière-plan d'Ottimate pour ces comptes semble prendre du temps (plus que les 1 à 2 jours indiqués sur l'invitation complétée). J'ai dû ouvrir des tickets de support pour vérifier l'approbation de ces comptes afin de permettre à ces fournisseurs de recevoir des paiements électroniques. C'est une étape supplémentaire qui a été un peu frustrante mais qui en vaut la peine à la fin. Je remarque également que le codage 'Action en masse' des lignes d'articles est un peu capricieux en ce sens qu'il semble que cette action ne peut pas être utilisée de manière fiable pour mettre à jour le codage de toutes les lignes d'articles sur une facture. Je sélectionnerai parfois 'Action en masse' et désignerai le codage pour constater que, pour une raison quelconque, toutes les lignes d'articles n'ont pas été mises à jour avec l'Action en masse. Un autre domaine où j'ai des problèmes est avec les fournisseurs qui offrent des remises pour paiement anticipé. Certains de nos fournisseurs offrent ces remises sur certaines factures et pas d'autres, et il semble qu'Ottimate ne puisse pas gérer ce type d'arrangement - cela nécessite une saisie manuelle de ces factures pour traiter correctement les remises. Un autre domaine qui serait agréable est si les paiements VendorPay étaient traités pour les fournisseurs dans un délai plus court à partir du moment où ils sont traités via Ottimate. Actuellement, nous traitons les paiements VendorPay le vendredi et nos fournisseurs ne recevront le paiement que le jeudi suivant bien que les fonds soient retirés de notre compte bancaire le jour ouvrable suivant. S'il y a un paiement urgent que nous devons effectuer, il est difficile d'expliquer à un fournisseur que nous traitons un paiement mais qu'il faut quelques jours pour qu'il le reçoive (alors que, si nous faisions un paiement ACH manuellement via notre banque, le fournisseur le recevrait le lendemain). Enfin, nous avons remarqué que certains fournisseurs envoient des documents qu'Ottimate tente de diviser en plusieurs factures alors qu'il s'agit probablement d'une seule facture - j'ai eu un appel avec Ottimate où ils ont mis en place une adresse e-mail de documents de support à fournir à ces fournisseurs, mais cela a été un peu de travail supplémentaire pour essayer d'identifier ces fournisseurs et faire les corrections. En attendant, nous avons été facturés pour le dépassement de facture de notre contrat à cause de ce problème. Avis collecté par et hébergé sur G2.com.

Ottimate a été un excellent outil pour notre équipe AP -- combinant des fonctionnalités EDI, un dépôt facile à utiliser pour les factures, et le traitement des paiements. Nous utilisons désormais exclusivement Ottimate pour tout ce qui concerne les comptes fournisseurs et avons considérablement accéléré notre vitesse de traitement. Avis collecté par et hébergé sur G2.com.

Il y a encore quelques points à améliorer : la capacité d'aider le système à apprendre où se trouvent les informations sur les factures spécifiques aux fournisseurs, la visibilité sur les conditions de remise et la gestion pour diverses structures de conditions, ainsi que quelques autres éléments mineurs. Dans l'ensemble, rien que nous ne puissions contourner. Avis collecté par et hébergé sur G2.com.

J'apprécie vraiment comment Ottimate nous a aidés à traiter les factures beaucoup plus rapidement, libérant ainsi du temps pour notre équipe. L'automatisation des comptes fournisseurs est incroyable et voir une facture être téléchargée et codée par le système est merveilleux. Payer nos fournisseurs est maintenant extrêmement facile, grâce aux paiements ACH et par carte de crédit. Suivre tous nos paiements à nos fournisseurs et dans notre logiciel de comptabilité est très pratique. Les rapports ont été extrêmement utiles pour les besoins de fin de mois, et l'analyse des dépenses nous aide à voir combien coûte un produit dans plusieurs hôtels, ce qui a été formidable pour réduire les coûts et garantir un prix universel. La configuration initiale s'est déroulée très bien, et nous avons pu rapidement travailler sur toute la configuration avec l'équipe de mise en œuvre. Avis collecté par et hébergé sur G2.com.

La seule chose que j'ai trouvée qui pourrait être améliorée est que l'IA a tendance à faire des choses et à entrer des éléments ou du code qui ont été précédemment supprimés. Avis collecté par et hébergé sur G2.com.

J'aime simplement que Ottimate soit intégré à notre système de comptabilité back-office, ce qui est très agréable et fluide, donc nous n'avons pas à faire d'exportations et d'importations comme ça. Le personnel de support a été fantastique, surtout Stéphanie. Ce que j'aime le plus, ce sont les cartes virtuelles et le fait de gagner du cashback dessus, ce qui nous permet de faire des virements ACH directement. De plus, j'aime qu'il soit capable de faire notre fichier de paiement positif directement à notre banque, ce qui a été très agréable. L'IA apprend chaque fois que nous téléchargeons des factures et connaît notre codage, nous faisant gagner du temps. C'est agréable que la vCard nous permette de payer nos fournisseurs plus rapidement et que le cashback aide avec les frais d'abonnement mensuels. C'est aussi agréable que nos fournisseurs soient payés directement sur leurs comptes bancaires via ACH, évitant ainsi la nécessité d'envoyer des chèques par la poste. L'intégration avec notre système back-office est fantastique et fonctionne bien avec notre outil de business intelligence, nous aidant à améliorer notre système en nous fournissant des insights de données. Avis collecté par et hébergé sur G2.com.

Une chose serait qu'il n'est pas capable de discerner le montant des chèques. Nous avions demandé que tout chèque de plus de 25 000 $ ait une deuxième signature. Malheureusement, le système à ce stade ne peut pas le faire. Donc, nous avons trouvé une solution de contournement avec une deuxième signature, et c'est bien. Avis collecté par et hébergé sur G2.com.

J'aime la facilité de télécharger des documents sur Ottimate et j'apprécie la possibilité de revisiter les téléchargements via des confirmations liées. Chaque fois que je reçois un email de confirmation du téléchargement, je le sauvegarde pour mes dossiers. Cela est vraiment utile car cela me permet de vérifier quand les factures sont payées, et je peux utiliser la confirmation Ottimate pour l'envoyer aux comptes fournisseurs pour une mise à jour du statut. J'utilise Ottimate régulièrement pour télécharger des factures de fournisseurs tiers et faire gérer les factures administratives par les comptes fournisseurs. Il prend en compte toutes les factures soumises et permet la recherche ou la référence aux informations téléchargées, ce qui est précieux car la direction peut examiner les documents soumis. Avis collecté par et hébergé sur G2.com.

Il y a eu quelques fois où j'ai téléchargé des documents et ils n'ont pas été trouvés par notre département AP. Une fois identifiés, je les ai simplement re-téléchargés et envoyés par e-mail pour m'assurer qu'ils puissent les consulter. Avis collecté par et hébergé sur G2.com.

J'aime vraiment la façon dont Ottimate élimine la saisie manuelle, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les erreurs. Les pistes d'audit qu'il fournit sont incroyablement précieuses pour la transparence et la responsabilité. Je le trouve facile à utiliser et j'apprécie de pouvoir y accéder de n'importe où. Il résume nos achats par fournisseurs et articles, ce qui est excellent pour gérer les dépenses et comprendre comment les variations de prix impactent le résultat net. La configuration initiale a été simple et sans accroc. Avis collecté par et hébergé sur G2.com.

Je voudrais une fonctionnalité pour examiner facilement le codage des comptes avant l'exportation. Avis collecté par et hébergé sur G2.com.

Nous sommes récemment passés de Market Basket à Ottimate. J'apprécie vraiment la façon dont il se souvient du codage, ce qui rend tout le processus beaucoup plus fluide et plus efficace pour nous. Alors que nous continuons à tout charger, je m'attends à ce que cela devienne encore plus facile. Je trouve également utile de pouvoir ajuster rapidement le routage si nécessaire, comme pour les CapEx, et d'appliquer ces changements à une seule commande. De plus, avoir la possibilité de consulter les paiements sans avoir besoin de contacter la comptabilité pour des détails est fantastique et fait gagner beaucoup de temps. Avis collecté par et hébergé sur G2.com.

Ma seule véritable plainte concernant Ottimate est que l'entrée sépare parfois des éléments qu'elle n'était pas censée séparer, ce qui n'est pas difficile à corriger mais m'a certainement déconcerté au début. Avis collecté par et hébergé sur G2.com.

D'un point de vue d'approbation, c'est très simple. J'utilise Ottimate pour approuver les factures des fournisseurs que je réserve, et je peux également rechercher des factures passées sous un certain nom de fournisseur ainsi que vérifier les conditions de paiement et l'historique. Je ne travaille pas sur l'arrière-plan de l'entrée des informations, mais de mon point de vue, c'est très intuitif et facile à naviguer. Avis collecté par et hébergé sur G2.com.

Je souhaite qu'il y ait un moyen de rechercher à la fois par le nom du fournisseur tel qu'il est saisi par la comptabilité, mais aussi par d'autres mots-clés lorsque je recherche un fournisseur dont le nom réel est différent de son nom de fournisseur. Avis collecté par et hébergé sur G2.com.