Qu'est-ce que la gestion des documents ?
La gestion des documents est un processus utilisé par les entreprises pour gérer les documents nécessitant une attention particulière. Les documents ont plus de poids que les documents ordinaires et fournissent des preuves pour les décisions commerciales, les transactions et les obligations. Une fois qu'un document est considéré comme un document officiel, aucune autre modification ou altération n'est effectuée.
Une demande d'assurance est un exemple de document officiel. Ce document comprend le formulaire de demande, les déclarations, les photographies et d'autres documents liés à la demande. Il est courant que les organisations choisissent un logiciel de génération de documents pour générer, personnaliser, éditer et produire des documents basés sur les données.
Types de documents
Il existe différents types de documents, en fonction de leur objectif et de la manière dont ils sont stockés. Certains documents sont numériques, tandis que d'autres sont physiques. Les cinq principales catégories de documents sont listées ci-dessous :
- Documents physiques : Copies de documents sur papier qui occupent un espace physique
- Documents électroniques : Documents créés et stockés numériquement
- Documents d'entreprise : Documents relatifs au fonctionnement d'une entreprise, tels que les contrats, les accords et les fiches de paie
- Documents industriels : Documents relatifs au fonctionnement d'une industrie spécifique
- Documents sous conservation légale : Documents requis par la loi, tels que les documents relatifs aux réglementations de conformité
Avantages de l'utilisation de la gestion des documents
Une gestion appropriée des documents aide les organisations à éviter les pénalités tout en développant leur base de connaissances globale. En fin de compte, cela informe les décisions de planification commerciale futures et crée des pratiques plus efficaces pour le stockage et la récupération des documents.
- Contrôler quels documents sont conservés : À mesure que les entreprises se développent, elles conservent de nombreux documents électroniques et physiques. La gestion des documents aide les organisations à contrôler le nombre de documents qu'elles créent et maintiennent pour éviter de gaspiller de l'espace de stockage.
- Améliorer l'efficacité : La gestion des documents aide les entreprises à récupérer et à éliminer efficacement les documents. Cela permet de gagner du temps, réduisant ainsi le nombre d'heures facturables nécessaires.
- Rester conforme et minimiser les risques de litige : Ce processus aide les entreprises à respecter les exigences réglementaires. Garder une trace papier sûre et organisée réduit également les risques de litige.
- Décisions commerciales informées : Des documents facilement accessibles aident les entreprises à prendre des décisions de gestion plus rapidement et avec plus d'informations. La gestion des documents enrichit la base de connaissances d'une organisation au fil du temps, ce qui aide à la planification future.
Étapes de base de la gestion des documents
La gestion des documents est un processus complexe qui garantit le traitement et la gestion appropriés des documents importants. Les étapes de base du processus de gestion des documents incluent :
- Déclaration et enregistrement : Le document est placé dans un dépôt et reçoit un identifiant unique pour être facilement suivi tout au long du processus de gestion des documents.
- Contrôles d'accès : Autoriser certains utilisateurs à accéder, récupérer et lire le document, mais ces utilisateurs ne sont pas autorisés à modifier le document ou ses métadonnées.
- Règles de conservation : Selon les processus de l'organisation et les réglementations pertinentes, chaque type de document doit être conservé pendant une certaine période. Les périodes de conservation varient en fonction de la valeur légale, fiscale, administrative ou historique du document.
- Disposition : Lorsque les documents ne sont plus nécessaires, ils doivent être soit détruits, soit remis aux autorités légales de contrôle, comme les archives ou les bibliothèques.
- Trails d'audit : Cette étape finale consiste à créer un trail d'audit, qui fournit des preuves de la manière dont les documents ont été gérés de la déclaration à la disposition.
Meilleures pratiques de gestion des documents
Les systèmes de gestion des documents varient d'une entreprise à l'autre. Selon l'industrie, la gestion des documents doit respecter un ensemble spécifique de réglementations pour la conformité. En général, ces meilleures pratiques s'appliqueront toujours :
- Règles de conservation : Les entreprises doivent savoir quels documents conserver et combien de temps ils doivent être conservés pour garantir la conformité légale et réglementaire.
- Indexation et catégorisation : L'indexation et la catégorisation précises des documents sont cruciales pour que les parties prenantes sachent où trouver les informations dont elles ont besoin.
- Stockage sécurisé : Que les documents soient stockés numériquement ou physiquement, un stockage sécurisé est essentiel pour protéger les documents contre les dommages et l'accès non autorisé. Pour le stockage physique, un centre de documents commerciaux répondant aux normes de la National Fire Protection Agency est recommandé. Les contrôles d'accès, la prévention des intrusions et le logiciel de code-barres doivent être utilisés pour sécuriser les documents numériques.
- Formation des employés : Tous les employés de l'organisation doivent savoir comment fonctionne le système de gestion des documents. De cette façon, les documents sont toujours stockés correctement à travers les processus appropriés. Des copies écrites des règles du système de gestion des documents doivent être distribuées et une formation continue doit être fournie pour s'assurer que les employés sont à jour.
Gestion des documents vs. gestion des dossiers
La gestion des documents et la gestion des dossiers sont des processus organisationnels qui ajoutent de la valeur à une entreprise. Ces processus diffèrent principalement en raison de la nature de ce qu'ils organisent.
Les documents sont des informations, structurées ou non, qui peuvent être accessibles par les personnes au sein de l'organisation. Les dossiers sont des documents qui servent de preuve du fonctionnement et des politiques d'une organisation, sont souvent soumis à la conformité et ne peuvent pas être modifiés.
La gestion des documents crée une responsabilité pour le processus de création de documents. Ces systèmes sont conçus pour faciliter l'accès, la gestion, la collaboration et le partage des documents. La gestion des documents permet un accès facile aux documents, ainsi que le suivi des versions et l'historique montrant toutes les révisions qui ont été effectuées.
La gestion des dossiers crée une responsabilité pour la gestion des dossiers nécessaires à une organisation pour mener à bien ses activités. La gestion des dossiers se concentre sur l'identification, le stockage, la maintenance et la gestion des données relatives aux activités statutaires, réglementaires, fiscales ou opérationnelles d'une organisation. La gestion des dossiers exige que les dossiers restent inchangés à des fins légales. La sécurité de la gestion des dossiers est jugée par les réglementations 5015.2 du Département de la Défense des États-Unis.
Martha Kendall Custard
Martha Kendall Custard is a former freelance writer for G2. She creates specialized, industry specific content for SaaS and software companies. When she isn't freelance writing for various organizations, she is working on her middle grade WIP or playing with her two kitties, Verbena and Baby Cat.
