Qu'est-ce que les mises à jour de projet ?
Les mises à jour de projet sont des informations partagées avec l'ensemble de l'équipe de projet et parfois avec toute l'entreprise, afin que tout le monde comprenne l'avancement du projet ou tout obstacle potentiel ou changement de priorité. Les chefs de projet donnent souvent des mises à jour de projet à l'équipe, bien que n'importe qui puisse en fournir une. Les mises à jour de projet fournissent également un historique documenté de l'avancement du projet.
Les logiciels de gestion de projet permettent de suivre l'avancement et aident à identifier les obstacles, qui peuvent être inclus dans les mises à jour régulières du projet. Quel que soit le secteur ou l'équipe, il est probable que quelqu'un devra partager des mises à jour de projet à un moment donné.
Éléments de base des mises à jour de projet
Il y a neuf éléments de base à inclure et à expliquer dans chaque mise à jour de projet.
- Nom du projet et objectif ou but pertinent, généralement trouvé dans la déclaration de travail
- Propriétaire du projet et membres du projet
- La date
- Une liste des éléments complétés depuis la dernière mise à jour
- Une liste des éléments en cours depuis la dernière mise à jour
- Une liste des tâches prévues pour être complétées d'ici la prochaine mise à jour
- Tout obstacle et comment ils affectent le projet
- Toutes les questions que l'équipe a sur le projet, le calendrier ou les priorités des tâches
- Tout problème ou risque
D'autres facteurs qui peuvent être inclus sont la progression du budget et la mise à jour des dépenses, le total des heures enregistrées, ou les points forts du projet comme les jalons ou la dérive de l'étendue.
Avantages des mises à jour de projet
Les mises à jour régulières de projet encouragent la transparence et l'honnêteté entre les employés et les équipes. Il y a de nombreux avantages à fournir régulièrement des mises à jour de projet à l'équipe et à l'entreprise. Ces avantages incluent :
- Les mises à jour de projet tiennent chaque partie prenante et membre de l'équipe informés avec une seule mise à jour et éliminent les silos qui se produisent souvent avec les projets. Ces mises à jour répondent souvent aux questions des collègues ou des parties prenantes avant même qu'ils ne les posent.
- Avec des mises à jour de projet cohérentes et efficaces, il est possible de garder la santé du projet sous contrôle. En d'autres termes, personne n'est jamais surpris par un projet hors piste ou à risque.
- Les mises à jour de projet ouvrent une ligne de communication entre les membres de l'équipe pour identifier et discuter de manière proactive de toute préoccupation.
- Les mises à jour de projet peuvent remplacer les réunions de statut ou les réunions debout hebdomadaires.
Meilleures pratiques pour les mises à jour de projet
Lorsque vous partagez des mises à jour de projet avec l'équipe ou l'entreprise, suivez ces conseils et meilleures pratiques pour assurer le succès.
- Ne pas envoyer de mises à jour de projet juste pour les envoyer. La fréquence des mises à jour de projet dépend de l'entreprise, de l'équipe, de la saison ou du trimestre en cours, et du projet en question.
- Si possible, incluez une visualisation de l'avancement sous forme de graphiques ou de tableaux.
- Faites la mise à jour dans un endroit accessible à tous les membres de l'équipe qui en ont besoin. Si les mises à jour de projet sont fournies dans l'outil de gestion de projet, par exemple, assurez-vous que toute l'équipe peut y accéder ou publiez la mise à jour à plusieurs endroits.
- Soyez concis. Les mises à jour n'ont pas besoin d'inclure chaque élément possible, seulement ceux qui sont pertinents pour l'équipe.
- Si l'entreprise dispose d'un outil de gestion de projet, construisez la mise à jour de projet là où le travail se trouve afin qu'il soit facile de s'y référer en cas de besoin.
- Utilisez la mise à jour pour lier à toutes les ressources importantes, comme des copies qui doivent être révisées ou des conceptions complétées qui doivent être partagées.
- En cas de doute, gardez la mise à jour simple, afin qu'il soit facile d'éviter de submerger l'équipe avec des informations.
Mise à jour de projet vs. statut de projet
Une mise à jour de projet est une mise à jour fréquente sur une section spécifique ou quelques sections spécifiques d'un projet. Les mises à jour fournissent aux membres de l'équipe et aux parties prenantes l'avancement des éléments au sein d'un projet.
Un statut de projet vient souvent sous forme de rapport ou d'autre document qui fournit une image complète d'un projet, où chaque tâche associée se situe, et l'avancement global. Il met en évidence si le projet entier est sur la bonne voie, hors piste, ou à risque. Un rapport de statut de projet inclut souvent plusieurs mises à jour de projet.
Whitney Rudeseal Peet
Whitney Rudeseal Peet is a former freelance writer for G2 and a story- and customer-centered writer, marketer, and strategist. She fully leans into the gig-based world, also working as a voice over artist and book editor. Before going freelance full-time, Whitney worked in content and email marketing for Calendly, Salesforce, and Litmus, among others. When she's not at her desk, you can find her reading a good book, listening to Elton John and Linkin Park, enjoying some craft beer, or planning her next trip to London.
