Création d'événement

Qu'est-ce que la création d'événements ?

La création d'événements est le processus de développement d'un site web spécifique, d'une page de destination ou d'un portail pour recueillir les inscriptions à un événement à venir. Les entreprises utilisent souvent des plateformes de gestion d'événements pour planifier, organiser et créer des événements.

Dans la plupart des cas, les détails sont organisés à l'aide de différents types de formulaires d'inscription avec divers champs pour soutenir les données qui doivent être collectées lors de l'inscription pour la participation et une planification adéquate. Ces outils permettent de ne rien laisser au hasard.

Logiciel Création d'événement

Logiciel mentionnant création d'événement comme fonctionnalité ou terme.

Cvent Event Marketing & Management

Eventbrite

Heap

Splash

Google Workspace

Zoom Workplace

Types d'événements

Les fonctionnalités de création d'événements peuvent être utilisées pour de nombreux types d'événements virtuels et en personne. Certains des types d'événements incluent :

• Professionnel : Les événements parrainés par des organisations et organisés pour les employés ou les clients sont généralement considérés comme des événements professionnels et peuvent parfois être appelés événements d'entreprise. Ceux-ci peuvent être destinés à de grands ou petits publics, selon leur objectif. Ils peuvent inclure des conférences, des séminaires, des salons professionnels, des lancements de produits et des ateliers. 
• Divertissement : En général, les événements dans la catégorie du divertissement sont organisés à des fins d'amusement ou de plaisir. Des exemples incluent des concerts, des œuvres de charité, des festivals, des cours de fitness, des événements sportifs et des activités de plein air. 
• Personnel ou privé : Souvent organisés pour un public spécifique et peuvent ne pas être ouverts au public. Ils sont généralement sur invitation uniquement ; cependant, un outil de création d'événements peut toujours être utilisé. Les événements personnels ou privés incluent les mariages, les anniversaires, les bar/bat mitzvahs et les quinceañeras.

Avantages de la création d'événements

Les entreprises qui créent des événements via une plateforme logicielle bénéficieront de nombreux avantages. Certains incluent :

• Suivi et gestion faciles des inscriptions. De nombreuses plateformes de gestion d'événements permettent aux hôtes d'événements de créer et de suivre leurs événements via des processus d'inscription. De plus, l'utilisation d'un système en ligne est pratique pour rassembler et visualiser des listes de présence complètes et voir qui a répondu. 
• Économiser du temps et de l'argent. Un événement peut être créé en ligne en quelques minutes et est relativement rentable par rapport à l'invitation des participants via des invitations papier. La création et la gestion centralisées d'événements rationalisent la gestion des tâches pour les équipes d'événements, réduisant ainsi les coûts et économisant du temps.
• Les efforts de marketing sont intégrés. Les pages de destination et les portails d'événements offrent l'opportunité d'incorporer des efforts de branding. Certains services incluent également des messages marketing dans le cadre de leur logiciel complet de gestion d'événements, rendant le processus de publicité d'un événement après sa création plus fluide.   

Éléments de base de la création d'événements

Bien que chaque plateforme logicielle de gestion d'événements diffère en termes de fonctionnalités, les étapes de base pour en créer un suivent un processus similaire, quelle que soit la plateforme. Voici les éléments :

• Type d'événement : Une organisation doit d'abord déterminer quel événement elle prévoit d'organiser. En plus du processus d'inscription, les circonstances peuvent nécessiter des billets pour l'entrée, le paiement des billets ou de l'inscription, et un accès VIP. Ces composants auront un impact sur la façon dont les détails sont créés au sein d'un système logiciel. 

• Détails clés : Les spécificités de l'événement incluent le titre, la catégorie, le lieu, la date et l'heure. De plus, des images et des descriptions de l'événement peuvent être nécessaires pour construire une page de destination ou un portail. 

• Formulaire d'inscription : Le processus d'inscription permet aux participants de s'inscrire à un événement. La quantité de détails et le type d'informations qu'un participant doit fournir pour s'inscrire peuvent varier en fonction du type d'événement, mais incluent souvent au minimum une forme d'informations de contact générales. Les logiciels d'inscription et de billetterie d'événements peuvent rationaliser cette initiative et aider à gérer les listes d'invités. 
• Informations de paiement : Les options de paiement peuvent être spécifiées et ajoutées à un processus d'inscription si un paiement est requis pour assister. Les options de paiement en ligne doivent toujours être sécurisées et utiliser le chiffrement pour protéger les données des inscrits.

Meilleures pratiques pour la création d'événements

Le processus de création d'événements est l'une des parties les plus cruciales de l'organisation d'un événement réussi. Gardez à l'esprit les meilleures pratiques suivantes :

• Gardez-le simple et facile. Ne compliquez pas les détails de l'événement ou ne rendez pas le processus d'inscription difficile. Gardez le processus simple pour que les participants puissent s'inscrire et participer facilement.
• Fournissez des informations de contact pour l'assistance. Incluez un point de contact pour que les inscrits puissent demander de l'aide pour l'inscription, poser des questions sur l'événement et obtenir du soutien. Les informations de contact doivent être facilement accessibles et claires.
• Testez un événement avant de le lancer. Vérifiez les détails de l'événement et le processus d'inscription pour en assurer l'exactitude avant d'ouvrir un événement aux inscrits. Par exemple, si un événement nécessite un paiement dans le cadre de l'inscription, assurez-vous que les options de paiement fonctionnent et que le formulaire d'événement ne permet pas aux inscrits de continuer sans paiement.
• Profitez des opportunités pour inclure le branding. Personnalisez autant que possible les pages de destination, les sites web et les portails d'événements pour inclure le branding de l'entreprise pour la reconnaissance et la fidélité à la marque.