En savoir plus sur Logiciel de gestion des tâches
Qu'est-ce que le logiciel de gestion des tâches ?
Le logiciel de gestion des tâches est un moyen efficace pour les entreprises de réorganiser des objectifs globaux en une série de tâches individuelles. Cela permet aux entreprises de décomposer les objectifs mensuels et annuels en tâches quotidiennes et hebdomadaires, ce qui aide les travailleurs à s'assurer qu'ils contribuent aux indicateurs clés de performance au quotidien.
Les gestionnaires de tâches peuvent extraire des données précieuses du logiciel de gestion des tâches, car il affichera combien de temps il faut pour accomplir certaines tâches et combien de ressources sont nécessaires. Cela permet aux gestionnaires de tâches de budgétiser et de prévoir plus précisément, ce qui peut améliorer l'efficacité des projets futurs.
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des tâches ?
Le logiciel de gestion des tâches peut améliorer considérablement l'efficacité de votre entreprise. Les travailleurs qui peuvent visualiser leurs tâches quotidiennes dans un centre de projet peuvent rester sur la bonne voie avec leur travail et s'approprier les délais. Le logiciel de gestion des tâches peut également faire gagner du temps aux travailleurs en joignant tous les documents et fichiers pertinents à chaque tâche, de sorte que les travailleurs n'ont pas à passer du temps à les chercher.
En plus de faire gagner beaucoup de temps, le logiciel de gestion des tâches peut également garder les employés de l'entreprise heureux. En analysant combien de temps certaines tâches prennent pour être accomplies, les gestionnaires de tâches peuvent mieux évaluer combien les travailleurs peuvent gérer. De cette façon, ils peuvent répartir équitablement les tâches entre les travailleurs. Ainsi, aucun travailleur ne se sent submergé, et chaque travailleur ne prend en charge que ce qu'il peut gérer.
Qui utilise le logiciel de gestion des tâches ?
Gestionnaires de tâches et chefs de projet — Le logiciel de gestion des tâches est bénéfique pour tout gestionnaire de tâches qui opère au sein d'une équipe. Le logiciel leur permet de créer et d'assigner des tâches, de fixer des dates d'échéance et des rappels, et de définir des niveaux de priorité sur les tâches. À une échelle plus grande, les chefs de projet utiliseront le logiciel de gestion des tâches pour décomposer les projets à long terme en tâches quotidiennes et hebdomadaires. Cela aide à rendre le travail de projet plus gérable pour les employés.
Employés — Les employés de toutes les équipes bénéficieront de l'utilisation du logiciel de gestion des tâches. Que vous soyez un employé dans l'ingénierie ou les ventes, il est précieux de visualiser vos tâches quotidiennes et de vous assurer que vous restez sur la bonne voie. Les employés au sein d'une équipe peuvent également collaborer sur certaines tâches dans le logiciel, ce qui peut aider à atténuer les obstacles qui pourraient empêcher les travailleurs de terminer une tâche.
Gestionnaires d'équipe — Les gestionnaires d'équipe peuvent extraire des données de chaque tâche et analyser combien de temps cela prend et combien de ressources sont nécessaires pour accomplir chaque tâche. Ils peuvent ensuite utiliser ces données pour améliorer constamment l'efficacité globale de leurs travailleurs.
Fonctionnalités du logiciel de gestion des tâches
Dans le logiciel de gestion des tâches, il existe une variété d'outils de gestion des tâches qui vous permettront d'optimiser l'efficacité des tâches et des projets. Certaines applications de gestion des tâches se concentreront sur certaines fonctionnalités plutôt que d'autres, alors assurez-vous d'évaluer les besoins de votre entreprise avant de choisir une solution de gestion des tâches.
Création et assignation de tâches — Les fonctionnalités de création et d'assignation de tâches permettent aux utilisateurs de créer des listes de tâches pour des utilisateurs individuels avec des détails et des dates d'échéance. C'est la fonction principale du logiciel de gestion des tâches, car elle aide les entreprises à respecter les délais, à établir des listes de choses à faire et à définir des niveaux de priorité sur certaines tâches.
Notifications par e-mail — Parce que le logiciel de gestion des tâches peut être encombré par une avalanche de tâches, les employés peuvent parfois négliger certaines tâches qui peuvent être enfouies sous d'autres tâches. Avec cela à l'esprit, le logiciel de gestion des tâches inclut des fonctionnalités de notification par e-mail qui vous rappellent au début de chaque journée quelles tâches ont une haute priorité et doivent être complétées d'ici la fin de la journée.
Planification de projet collaborative — Le logiciel de gestion des tâches permet à plusieurs utilisateurs de collaborer à la planification et à l'exécution d'un projet. Cette fonctionnalité inclut une section de commentaires où les utilisateurs peuvent partager leurs idées et améliorer la communication sur certains projets. Les utilisateurs peuvent également accéder à une fonctionnalité de téléchargement, où des médias peuvent être téléchargés, associés à des projets ou des tâches, discutés et annotés.
Établissement de base/ICP — Le logiciel de gestion des tâches permet aux utilisateurs de définir et de suivre des indicateurs clés de performance dans le logiciel. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de suivre les indicateurs clés de performance ou les évaluations de base tout au long du cycle de vie d'un projet ou à travers plusieurs projets. Les indicateurs clés de performance garantissent que les tâches qui sont assignées contribuent au succès global de l'entreprise.
Tableaux Kanban — Le logiciel de gestion des tâches aide les utilisateurs à cartographier l'ensemble d'un projet avec un outil de gestion de projet appelé tableau Kanban. Un tableau Kanban cartographie les projets avec des jalons, des dates d'échéance, des livrables et des interdépendances. Cela fournit aux utilisateurs une meilleure visualisation de leur progression tout au long d'un projet, ce qui garantit qu'ils terminent le projet.
Gestion de portefeuille — Le logiciel de gestion des tâches inclut souvent des fonctionnalités qui aident à la coordination et à la budgétisation du portefeuille. La coordination du portefeuille permet aux utilisateurs d'organiser, de prioriser, de noter et d'évaluer les projets pour mieux comprendre les progrès et les initiatives de votre entreprise. Cela aide les entreprises à suivre les objectifs et les métriques qu'elles essaient d'atteindre. La budgétisation du portefeuille permet aux utilisateurs d'allouer des budgets entre les départements et les projets et permet aux utilisateurs de contrôler les portions pour leurs projets.
Gestion des ressources — Les fonctionnalités de gestion des ressources aident à la gestion globale du temps et des actifs utilisés pour certaines tâches. La fonctionnalité permet aux utilisateurs de maintenir une base de données de ressources qui contient des détails sur l'emploi, les compétences et la disponibilité. Cela fournit une meilleure visualisation des membres de l'équipe qui peuvent être déployés pour accomplir certaines tâches. Les utilisateurs peuvent également surveiller la capacité de charge de travail et suivre les charges de travail des ressources afin de dédier les heures de travail de votre main-d'œuvre de manière plus efficace. La gestion des ressources inclut également une fonctionnalité de suivi du temps où les utilisateurs peuvent associer l'effort aux tâches, y compris le temps planifié par rapport au temps réel alloué, et déterminer les taux horaires globaux ou spécifiques pour le travail sous contrat ou la valeur des heures de travail internes.
Accès mobile — L'accès mobile offre une application mobile ou un site web optimisé pour mobile pour gérer les projets et les tâches en déplacement. Cela aide les employés à suivre leurs tâches, même lorsqu'ils voyagent sans ordinateur ou se rendent au bureau. Pouvoir voir vos tâches en déplacement est un excellent moyen d'être conscient de la quantité de travail que vous devez accomplir dans un projet.
Tendances liées au logiciel de gestion des tâches
Gestion des tâches agile — Ces dernières années, de nombreuses entreprises ont opté pour la définition d'une série d'objectifs à court terme plutôt que quelques grands objectifs à long terme. Les gestionnaires de tâches assigneront une variété de tâches à accomplir sur des périodes de deux semaines, qui sont étiquetées comme des sprints. Cette méthode de gestion des tâches est appelée gestion des tâches agile, et elle permet un retour rapide pour les projets. L'objectif final de la gestion des tâches agile est d'augmenter la production car les travailleurs sont plus susceptibles de rester concentrés sur certaines tâches pendant une période de deux semaines plutôt que pendant des mois.
IA et gestion des tâches — Une tendance majeure dans la gestion des tâches est l'intégration de l'intelligence artificielle. L'intelligence artificielle peut calculer des délais en fonction de la tâche que vous entrez. Elle peut également aider à déterminer les efficacités et les déficiences de certains travailleurs sur certaines tâches, ce qui peut aider à évaluer quels travailleurs sont à la traîne.
Problèmes potentiels avec le logiciel de gestion des tâches
Microgestion — Les gestionnaires de tâches peuvent assigner des objectifs qui amènent les travailleurs à se concentrer de manière excessive sur certains domaines. Cela peut amener les équipes à oublier d'autres objectifs et à ne pas pouvoir changer de priorités au milieu d'une tâche.
Ne pas fixer des objectifs efficaces — La fonction principale d'un gestionnaire de tâches est d'assigner des tâches. Cela dit, ils peuvent ressentir la pression d'assigner des tâches juste pour le plaisir. Cela peut amener les gestionnaires de tâches à ne pas fixer des objectifs qui contribuent directement aux indicateurs clés de performance et au succès global de l'entreprise. La meilleure façon d'atténuer ce problème est que les gestionnaires de tâches se réunissent régulièrement avec les postes de direction qui comprennent quelles tâches sont les plus importantes à accomplir.
Logiciels et services liés au logiciel de gestion des tâches
Logiciel de gestion de projet — Le logiciel de gestion de projet aide les employés, les administrateurs et les équipes à gérer les objectifs d'équipe et les projets à long terme. Le logiciel de gestion des tâches est lié au logiciel de gestion de projet, en ce sens qu'il décrit simplement les efforts individuels, décompose les composants d'un projet, détermine les dates d'échéance et permet l'auto-gestion. Combiner ces deux solutions logicielles ensemble rend l'espace de travail plus efficace pour toutes les équipes d'une entreprise.
Logiciel de suivi du temps — Le logiciel de suivi du temps (logiciel de gestion du temps) permet aux travailleurs de suivre passivement ou manuellement le temps passé sur les projets, les tâches et autres livrables. Le logiciel de suivi du temps augmente la productivité des employés, car il permet la responsabilité, aide à découvrir quelles activités ou événements gaspillent du temps, et garde toutes les données de temps en un seul endroit. Il est logique d'intégrer le logiciel de suivi du temps dans le logiciel de gestion des tâches afin que les employés puissent visualiser toutes les données relatives à leur tâche en un seul endroit central.
Logiciel de gestion des processus métier — Le logiciel de gestion des processus métier (BPM) aide à définir, automatiser et rendre compte des processus qui sont destinés à aider à optimiser la capacité d'une entreprise à atteindre les objectifs de l'entreprise. Cela complète le logiciel de gestion des tâches en définissant clairement les processus qui couvrent les objectifs globaux d'une entreprise. Cela aide les entreprises à gérer les flux de travail et à rendre les processus métier plus efficaces.
