La gestion des stocks de restaurant peut sembler accablante, mais aucun restaurant à succès ne peut se permettre de l'ignorer.
L'inventaire d'un restaurant comprend chaque article dont le restaurant a besoin pour fonctionner. Une gestion fiable des stocks pour les restaurants décompose les grandes tâches en étapes plus petites afin que l'entreprise reste bien approvisionnée avec le moins de stress possible.
Et grâce aux logiciels de gestion des stocks de restaurant, le processus peut être encore plus facile !
Qu'est-ce que la gestion des stocks de restaurant ?
La gestion des stocks de restaurant est le processus de détailler tous les approvisionnements dont un restaurant a besoin, de déterminer les moyens les plus rentables d'acquérir ces approvisionnements et de surveiller leur utilisation pour réapprovisionner lorsque nécessaire.
Si un restaurant n'organise pas son inventaire de manière réaliste, il perd de l'argent. Savoir comment gérer l'inventaire est l'une des rares choses sur lesquelles un propriétaire de restaurant a le contrôle.
Terminologie de la gestion des stocks de restaurant
Il est utile d'avoir un vocabulaire commun lors de la gestion des stocks. Voici quelques termes standard pour le secteur de la restauration :
- Inventaire en stock : La quantité de nourriture ou de fournitures à utiliser. Cet inventaire peut être exprimé en dollars ou en unités physiques comme des onces ou des livres. L'essentiel est d'utiliser la même unité de mesure partout.
- Variance : La variance est la différence entre la quantité de produit utilisée et vendue. Par exemple, un restaurant utilise 500 livres de pain pendant une semaine, mais les enregistrements indiquent qu'il n'a vendu que des sandwiches utilisant 475 livres. La variance est de 25 livres. Pour exprimer la variance en pourcentage, divisez-la par le produit utilisé. Dans ce scénario, 25/500 = 0,05 ou 5 %.
- Épuisement : Fait référence à la quantité de produit utilisée sur une période prédéterminée, hebdomadaire, bihebdomadaire, mensuelle, etc. Comme pour l'inventaire en stock, cela peut être exprimé en montant en dollars ou en unité physique.
- Utilisation : Indique à un propriétaire ou un gestionnaire de restaurant combien de temps il reste avant qu'un article d'inventaire ne soit épuisé. La formule pour l'utilisation est inventaire en stock/épuisement. Si un restaurant a 300 livres de fromage (inventaire en stock) et que la cuisine utilise 30 livres par jour (taux d'épuisement), l'utilisation est de 10. Si le restaurant ne commande pas plus de fromage, il a 10 jours d'utilisation restants.
Vous voulez en savoir plus sur Logiciel de gestion des stocks de restaurant ? Découvrez les produits Gestion des stocks de restaurant.
Principes de base de la gestion des stocks de restaurant
La gestion des stocks peut varier d'un restaurant à l'autre, mais chaque restaurant adhère à certains principes de base. Peut-être le plus typique et évident est la comptabilité physique des stocks alimentaires et autres fournitures nécessaires. Bien que les logiciels de gestion des stocks de restaurant puissent simplifier de nombreuses tâches, vous avez toujours besoin de personnel pour inventorier manuellement les stocks.
Planifier l'inventaire du restaurant – quand compter, quand commander – est un autre aspect clé de ce système, tout comme le choix des fournisseurs. Une gestion réussie des stocks de restaurant garantit que des membres du personnel responsables aident le propriétaire ou les gestionnaires. Un autre grand coup de pouce vient de l'utilisation du bon logiciel de gestion des stocks de restaurant.
|
Questions pour une gestion réussie des stocks de restaurant :
|
Inventorier les fournitures
La gestion des stocks de restaurant est un processus difficile et en plusieurs étapes. Cependant, sans elle, un restaurant risque de perdre de la nourriture, de l'argent et des clients.
La première étape de ce processus est de lister chaque article que le restaurant achète. Alors que le propriétaire ou le gestionnaire du restaurant collabore avec les gestionnaires de cuisine et de bar pour établir cette liste, le reste du personnel contribue également.
Cette liste comprend le nom de chaque article, la quantité dans une mesure raisonnable, le prix et des cellules vides pour indiquer la date d'achat. Il peut être utile d'avoir les coordonnées du fournisseur sur ce tableau également.
Un tableau de gestion des stocks de restaurant pourrait ressembler à ceci :
| Article | Quantité | Prix par portion | Date du dernier achat | Contact fournisseur |
| Fromage Ricotta | 20 lbs. | 10 $ | 01/05/22 | cheese@vendor.com |
Planification de la gestion des stocks de restaurant
La planification de la gestion des stocks dans les restaurants peut être sans fin, et vous avez besoin de l'implication de tout le personnel pour bien faire les choses. De nombreux restaurants effectuent un contrôle léger des stocks à la fin de chaque journée. Cela se produit généralement dans le cadre des tâches de fermeture. L'un des cuisiniers de fermeture et l'un des barmans de fermeture notent quels articles sont en rupture de stock et partagent cette information avec le gestionnaire ou le propriétaire du restaurant.
La personne en charge des commandes creuse probablement plus profondément dans les besoins du restaurant chaque semaine pour garder des articles facilement oubliés comme le papier toilette ou les ampoules en bon approvisionnement.
Choisir les fournisseurs
Une gestion efficace des stocks de restaurant implique de choisir des fournisseurs qui offrent un bon produit à un prix raisonnable. Il existe de nombreux sites en ligne où les restaurants peuvent rechercher et comparer les meilleurs fournisseurs de restaurant.
Une autre tactique pour choisir les fournisseurs est de parler à des restaurants similaires. Cela aide l'équipe de gestion du restaurant à comprendre comment chaque fournisseur fonctionne et si ce travail est à la hauteur des normes.
Choisir le personnel d'inventaire
Une gestion appropriée des stocks de restaurant nécessite le soutien de chaque membre du personnel. Bien que le propriétaire ou le gestionnaire du restaurant soit probablement celui qui est responsable des commandes, chaque employé doit signaler les besoins et les pénuries d'inventaire à l'équipe de gestion du restaurant. Ce signalement peut être aussi simple que de noter les fournitures en rupture de stock sur une feuille d'inventaire.
Lorsque l'inventaire arrive d'un fournisseur, quelqu'un doit prendre le temps de vérifier les fournitures physiques par rapport au bon de commande pour s'assurer que tout ce qui a été payé est arrivé. Le propriétaire ou le gestionnaire décide quels membres du personnel peuvent effectuer cette étape importante de la gestion des stocks de restaurant. Les membres du personnel doivent également s'assurer que les fournitures sont emmenées à leurs lieux de stockage.
Conseil de pro : Vous essayez de mieux suivre le personnel ? Jetez un œil ici pour le meilleur logiciel de planification de restaurant.
Aide des logiciels de gestion des stocks de restaurant
Gérer les stocks peut être assez simple si vous utilisez le logiciel approprié. Les logiciels de gestion des stocks peuvent aider à catégoriser les fournitures, suivre les déchets physiques ou financiers, commander automatiquement des fournitures, et plus encore. Il aide à automatiser de nombreuses tâches similaires et décourageantes.
Avantages de la gestion des stocks de restaurant
Sans gestion des stocks de restaurant, un restaurant risque de gaspiller de la nourriture et de perdre de l'argent. Il y a aussi un risque plus élevé de manquer d'articles du menu si l'inventaire du restaurant n'est pas géré correctement. Cela affecte négativement la satisfaction et la fidélité des clients.
Du côté des employés, maintenir des rapports d'inventaire appropriés facilite le service aux clients pour le personnel de salle.
Éviter le gaspillage alimentaire
Certains articles nécessaires aux opérations du restaurant comme les serviettes, les sacs poubelles ou les uniformes peuvent être commandés et stockés indéfiniment. Évidemment, ce n'est pas le cas avec les produits alimentaires périssables à risque de détérioration.
4 - 10%
de la nourriture qu'un restaurant achète est gaspillée par non-utilisation en raison des dates d'expiration et de la détérioration.
Source : FoodPrint
Garder le menu à jour
Bien que le gaspillage alimentaire doive se produire le moins possible, un restaurant doit se maintenir suffisamment approvisionné pour préparer chaque article du menu. Chaque restaurant manque de certaines choses de temps en temps, mais la satisfaction des clients en prend un coup si cela se produit trop souvent.
Optimiser les coûts
Si un restaurant gaspille des stocks alimentaires ou perd des clients en raison de pénuries alimentaires, il perd de l'argent. À ce rythme, les restaurants ne pourront pas suivre la concurrence et risquent de fermer boutique.
Un système de gestion des stocks de restaurant efficace maintient les approvisionnements et la rentabilité toujours au point.
Défis de la gestion des stocks de restaurant
Bien que la gestion des stocks de restaurant ait de nombreux avantages, cela ne signifie pas que le comptage des stocks est sans défis. Les besoins d'un restaurant, le gaspillage alimentaire potentiel, le stockage approprié et le personnel inattentif sont tous des défis pour créer un système de gestion des stocks de restaurant bien géré.
Imprévisibilité
La gestion des stocks de restaurant doit faire face à l'instabilité de l'industrie de la restauration. Les logiciels de budgétisation et de prévision peuvent aider à trier les hauts et les bas, mais il y a toujours une marge d'erreur.
La gestion des stocks de restaurant aide à reconnaître ce défi et à faire des ajustements. Les logiciels de gestion des stocks de restaurant liés à un système de point de vente (POS) de restaurant peuvent suivre les variations des ventes et des stocks. Les propriétaires et les gestionnaires peuvent ensuite analyser ces données pour modifier les commandes et maximiser les profits.
Erreur du personnel
Bien que le personnel de gestion des stocks de restaurant soit formé à l'utilisation des logiciels de gestion des stocks de restaurant, une partie du comptage des stocks comprend également des rapports manuels. Les gens font des erreurs. Il peut être bon d'avoir plus d'un membre du personnel pour évaluer l'inventaire du restaurant afin de se prémunir contre ces erreurs.
Le personnel de cuisine peut également adopter des pratiques de gaspillage lors de la préparation des aliments. Il est important de les éduquer sur la prévention du gaspillage et de leur fournir une formation appropriée sur les bonnes pratiques de gestion des déchets. Rappelez-vous toujours que minimiser le gaspillage augmente les profits.
Espace de stockage
Le contrôle des stocks de restaurant comprend la commande en temps opportun et la gestion du budget, mais il doit également s'assurer qu'il y a suffisamment de place pour stocker les produits en toute sécurité. Une fois les commandes arrivées, les employés désignés s'occupent de stocker les articles périssables immédiatement en utilisant la méthode du premier entré, premier sorti (FIFO).
Les non-périssables peuvent attendre si le restaurant est trop occupé pour épargner du personnel de cuisine ou de salle, mais tout doit être rangé le plus tôt possible pour éviter l'encombrement. Ces mêmes employés s'occupent également de l'hygiène des espaces de stockage du restaurant, en restant au courant des réglementations en matière de sécurité alimentaire.
Calcul des coûts d'approvisionnement
Trouver des moyens de réduire les coûts est essentiel pour le résultat net d'un restaurant. Prendre des décisions de gestion des stocks financièrement prudentes signifie planifier les commandes d'inventaire en fonction du budget du restaurant. Cela aide le restaurant à pratiquer le contrôle des coûts pour des objectifs à court et à long terme.
Coût des marchandises vendues
Le coût des marchandises vendues (COGS) d'un restaurant est le montant d'argent utilisé pour acheter des fournitures directement liées aux articles alimentaires vendus.
Coût des marchandises vendues = Niveaux d'inventaire de départ + Achats - Niveaux d'inventaire de fin
Coût de la perte alimentaire
Le coût de la perte alimentaire est le montant d'argent qu'un restaurant perd en raison de la nourriture non utilisée. Avant de calculer le coût de la perte alimentaire, vous devez connaître le coût moyen d'élimination par livre de nourriture et le coût du personnel par jour.
Ensuite, la cuisine pèse la quantité de déchets alimentaires sur une période donnée. Ils comparent ce nombre à la quantité totale de nourriture utilisée pour obtenir le pourcentage de perte alimentaire.
Lorsque toutes les mesures nécessaires sont prises, la formule ci-dessous détermine le coût de la perte alimentaire en dollars.
Coût de la perte alimentaire = (perte alimentaire en livres x coût moyen des aliments frais par livre) + (perte alimentaire en livres x coût moyen d'élimination par livre) + ([perte alimentaire / nourriture totale utilisée] x coûts moyens du personnel)
La formule peut sembler compliquée mais a du sens en pratique. Supposons que le coût moyen des aliments frais soit de 1 $ par livre, l'élimination des aliments soit de 0,30 $ par livre et le coût du personnel par jour soit de 1600 $.
Supposons que le personnel de cuisine surveille les déchets alimentaires pendant trois jours. Ils jettent 75 livres de nourriture tout en utilisant un total de 1500 livres de nourriture. Pendant ces trois jours, le gaspillage alimentaire est de 5 %.
En insérant ces chiffres, cela ressemble à ceci :
Formule du coût de la perte alimentaire :
75 x 1 = 75
+
75 x 0,2 = 15
75 + 15 = 90
75/1500 = 0,05
0,05 x 4800 = 240
240 + 90 = 330
Au cours de trois jours, le coût de la perte alimentaire de ce restaurant est de 330 $.
Pourcentage du coût alimentaire
C'est simplement le montant dépensé en nourriture exprimé en pourcentage des ventes totales.
Coût de la perte de boissons alcoolisées
Le coût de la perte de boissons alcoolisées comprend les déversements, les boissons offertes et la consommation par le personnel, le cas échéant.
Coût de la perte de boissons alcoolisées = quantité de perte de boissons alcoolisées en un jour x coût moyen de toutes les boissons alcoolisées
Coût des boissons alcoolisées
Certains restaurants aiment garder des calculs séparés pour la nourriture et les boissons alcoolisées. La formule du coût des boissons alcoolisées est la même que pour le COGS.
Coût des boissons alcoolisées = inventaire de départ + achats - inventaire de fin
Pourcentage du coût des boissons alcoolisées
Encore une fois, ce chiffre est pour les restaurants qui veulent suivre la nourriture et les boissons alcoolisées séparément. Il suit la même formule que le pourcentage du coût alimentaire.
Pourcentage du coût des boissons alcoolisées = coût des boissons alcoolisées/ventes totales de boissons alcoolisées
Rotation des stocks de restaurant
La rotation des stocks est le temps qu'il faut à un restaurant pour vendre son inventaire alimentaire et de boissons. Voici les étapes pour calculer cette rotation.
Rotation des stocks de restaurant :
inventaire de début + inventaire de fin/2 = X
COGS/X = rotation des stocks de restaurant
Coût principal
Le coût principal est la somme du COGS et du coût de la main-d'œuvre. Les propriétaires de restaurant peuvent déterminer combien facturer leurs clients s'ils connaissent le coût principal.
Coût principal = COGS + coût de la main-d'œuvre
Le coût principal d'un restaurant à succès est d'environ 60 %. Pour calculer le coût principal en pourcentage, suivez cette formule simple :
Coût principal en pourcentage = coût principal/ventes
Conseils pour la gestion des stocks de restaurant
Chaque propriétaire ou gestionnaire de restaurant a besoin d'aide pour la gestion des stocks. Voici quelques conseils pour alléger ce fardeau.
- Faites l'inventaire à la main, mais utilisez un logiciel de gestion des stocks de restaurant pour rationaliser les coûts, les commandes et la planification.
- Maintenez un calendrier d'inventaire manuel cohérent
- Assurez-vous que des membres du personnel responsables font partie de la gestion des stocks
- Entretenez des relations amicales avec les fournisseurs, des vendeurs au personnel de livraison
- Stockez les livraisons dès que possible. Pour les articles périssables, utilisez la méthode FIFO pour vous assurer que les aliments plus anciens ne se gaspillent pas
- Utilisez un logiciel de gestion des stocks de restaurant pour planifier des objectifs financiers à long terme qui réduisent le gaspillage
Conseil de pro : Besoin de plus de conseils ? Consultez ces 6 techniques de gestion des stocks !
Meilleurs logiciels de gestion des stocks de restaurant
Les logiciels de gestion des stocks de restaurant sont un outil inestimable. Les propriétaires ou les gestionnaires l'utilisent pour rationaliser chaque aspect de la gestion des stocks, y compris les commandes, le paiement des fournisseurs, la minimisation du gaspillage alimentaire et la création de menus.
Pour être inclus dans la catégorie des logiciels de gestion des stocks de restaurant, un produit doit :
- Suivre et enregistrer l'inventaire du restaurant
- Comparer les revenus aux coûts d'approvisionnement
- Rendre les informations sur les fournisseurs et l'historique des ventes faciles d'accès
- Surveiller les factures et les reçus au format numérique
*Ci-dessous se trouvent les cinq principales plateformes de gestion des stocks de restaurant selon les données de G2 collectées en mars 2022. Certains avis peuvent être édités pour plus de clarté.
1. Posist Inventory Management
Posist Inventory Management fournit des stratégies de gestion des stocks de restaurant pour plus de 10 000 établissements dans le monde. Avec son suivi des stocks en temps réel, les restaurateurs peuvent rester au top des commandes et réduire le gaspillage.
Ce que les utilisateurs aiment :
« Facile de créer le maître pour le stock, et le système très convivial est facile à utiliser. Facile de gérer le multi-magasin avec un seul emplacement et utile pour suivre l'inventaire du magasin. Le plus utile, les rapports de consommation ou les rapports de variance suivent tout. »
– Posist Inventory Management Review, Ajay S.Ce que les utilisateurs n'aiment pas :
« Incapacité à calculer le coût des repas du personnel dans l'inventaire pour donner une image exacte du coût du restaurant. »
– Posist Inventory Management Review, Ifeoluwa S.
2.Restaurant365
Restaurant365 est une plateforme de comptabilité et d'opérations directement orientée vers les restaurants. Elle collabore avec les POS, les fournisseurs, les banques et la paie pour aider les propriétaires de restaurant à prendre des décisions commerciales rentables.
Ce que les utilisateurs aiment :
« Support et innovation constante. Restaurant365 est toujours en train de mettre à jour pour rendre les processus plus faciles et meilleurs. Leur support est inégalé. »
– Restaurant365 Review, Rob G.Ce que les utilisateurs n'aiment pas :
« Cela semble vieux et a un design fonctionnel mais pas esthétiquement plaisant. Cela ressemble à un programme que j'aurais utilisé au début des années 2000. Il n'a pas été conçu pour être joli, et parfois je me perds dans le flux. »
- Restaurant365 Review, Rosie A.3.Craftable
Des professionnels de l'hôtellerie et des experts en technologie se sont associés pour créer Craftable, un système complet de gestion de restaurant pour les commandes, l'inventaire et le calcul des coûts.
Ce que les utilisateurs aiment :
« Le codage couleur est excellent, et toute l'interface utilisateur est très conviviale. La possibilité d'annuler des actions devient extrêmement utile, et le moteur de recherche facilite grandement le travail ! Les notifications ne vous laissent pas manquer les tâches dues et me gardent hors de problème ! »
– Craftable Review, Luis W.
Ce que les utilisateurs n'aiment pas :
«Le processus d'intégration peut être complexe pour les opérations à structure unique ou celles qui n'ont pas de ressource technologique dédiée employée pour se concentrer sur le lancement.»
– Craftable Review, Tyler S.4. MarketMan
MarketMan est un système de gestion des stocks de restaurant basé sur le cloud. Il aide les propriétaires et les gestionnaires de restaurant à rationaliser les aspects de la gestion des stocks, tels que les commandes, la budgétisation et les achats.
Ce que les utilisateurs aiment :
«Le support complet du processus d'inventaire et du coût des marchandises – gestion des recettes à la réception des factures. C'est vraiment un système tout-en-un qui rend la gestion de nos données simple.»
– MarketMan Review, David R.Ce que les utilisateurs n'aiment pas :
«Piste d'audit limitée pour les modifications apportées dans le système.»
– MarketMan Review, Frank C.5. UrbanPiper
UrbanPiper offre une suite de produits pour aider à gérer la croissance en ligne et la présence des entreprises de restauration.
Ce que les utilisateurs aiment :
« Le produit simplifie considérablement les opérations, et le propriétaire de l'entreprise obtient des données précises. Une fois que vous commencez à utiliser cet outil, vous ne pouvez plus revenir en arrière. L'outil principal est également assez bon et aide à donner à toute l'équipe des opérations une visibilité. Mieux que toutes les autres options sur le marché. »
– UrbanPiper Review, Bert M.Ce que les utilisateurs n'aiment pas :
« UrbanPiper pourrait introduire un POS avec une intégration en ligne pour en faire un package complet. »
– UrbanPiper Review, Karthikeyan S.Une place pour chaque chose, et chaque chose à sa place
Lorsque la gestion des stocks de restaurant fonctionne bien, elle permet aux restaurants de fonctionner sans accroc et à temps. Bien qu'elle nécessite de nombreuses étapes, parfois fastidieuses, les restaurants ne peuvent pas risquer d'avoir un système médiocre en place.
Les restaurants avec un plan de gestion des stocks de restaurant efficace récolteront les bénéfices maintenant et à l'avenir.
L'inventaire n'est que le début. Cliquez ici pour en savoir plus sur le monde entier de la gestion de restaurant !
Aisha West
Aisha West is an actress, writer, and Content Editor at G2. After graduating from the Experimental Theatre at Tisch School of the Arts at New York University, Aisha wrote, directed, and performed plays with Synaesthetic Theatre for ten years. She lives in Brooklyn with three tuxedo cats.
