Comment créer un e-mail professionnel en moins de 5 minutes

Quel email êtes-vous plus susceptible d'ouvrir et de répondre ? Est-ce celui envoyé par bond007@gmail.com ou bond@jamesbond.com ?

Mon intuition, et probablement la vôtre, est le second.

Les entreprises et les individus avec une adresse email professionnelle ne sont pas seulement perçus comme plus officiels, mais ils bénéficient d'une réputation et d'une valeur de marque élevées.

Toutes les entreprises prospères ont un email professionnel. Les emails professionnels sont le principal moyen de se connecter avec les clients, les fournisseurs et les partenaires externes.

Bien que le processus puisse sembler intimidant et compliqué (comme tout ce qui touche à la technologie), les outils de gestion des emails vous aident à le configurer facilement.

Tout le monde peut créer des adresses email génériques, mais les emails professionnels ne peuvent être utilisés que par les employés et les dirigeants d'une organisation spécifique.

Pourquoi devriez-vous avoir un email professionnel ?

Avoir un email professionnel fait plus que simplement "avoir l'air officiel".

Dans la plupart des cas, une adresse email professionnelle personnalisée est facile à retenir, car elle contient généralement une combinaison du prénom et du nom de l'expéditeur ainsi que le nom de domaine de l'entreprise. Elle diffère d'un email personnel puisqu'elle est attachée à une organisation.

Par exemple, mon email professionnel est – et je vous fais confiance ici – asanghavi@g2.com parce que G2 est l'endroit où je travaille. Lorsqu'une personne reçoit un email de cette adresse professionnelle, cela m'aide à établir une légitimité de l'expéditeur auprès du destinataire.

En incluant un nom de domaine dans leur email, il devient possible pour les expéditeurs de promouvoir et de commercialiser leur entreprise ainsi que leur marque personnelle pour obtenir de l'attention et augmenter les taux de réponse. Souvent, les emails professionnels sont une caractéristique distinctive de l'importance que les clients et autres parties prenantes vous accorderont, ainsi qu'à votre message.

Avantages d'avoir un email professionnel

Nous vivons dans un monde avec des dizaines de services email gratuits. Cependant, les entreprises qui n'investissent pas dans une adresse email personnalisée subissent souvent des revers qui peuvent nuire aux revenus et aux canaux de marketing par email à long terme.

1. Reflète l'importance et la gestion de l'entreprise

Les marques ont rarement une seconde chance de faire une première impression. Se connecter avec de nouveaux contacts et acheteurs potentiels par email est le moyen le plus courant de mener des interactions avec les clients. Mais gérer les relations clients va au-delà du contenu réel de l'email.

Lier un domaine d'entreprise à une adresse email montre le professionnalisme dans la façon dont votre entreprise mène la communication commerciale à travers les canaux.

2. Renforce la confiance et l'autorité

Les emails professionnels renforcent la confiance des clients et affichent la connaissance et l'expertise de l'industrie. Une entreprise avec un nom de domaine professionnel directement attaché à l'adresse email est plus facile à trouver pour les prospects et autres collaborateurs.

De plus, les comptes email professionnels génèrent plus de trafic vers les sites web et sont un outil de marketing efficace.

3. Protège les données de l'entreprise

La sécurité des données est une préoccupation croissante pour les entreprises. Les domaines de services email publics sont plus susceptibles d'être piratés, d'avoir des vulnérabilités cybernétiques accrues et des problèmes de confidentialité des données.

Posséder et travailler au sein d'un domaine hébergé atténue les violations d'informations et assure un stockage approprié des emails et un comportement conforme aux normes.

Quel que soit le type de données email utilisées, les organisations doivent être conscientes des réglementations et lois gouvernementales relatives à leurs domaines email à des fins commerciales.

4. Prévient le ciblage par le spam

Les services email annoncés comme gratuits pour les entreprises sont vulnérables aux spammeurs et au malware. Cela signifie essentiellement que le service email professionnel gratuit a de fortes chances d'être filtré comme spam, ce qui signifie que vos destinataires pourraient ne jamais voir votre message.

Créer une adresse email professionnelle avec un hôte établi réduit les chances d'être ciblé par les filtres anti-spam pour garantir la livrabilité des emails. Cela est particulièrement important pour les emails tels que les emails à froid, les newsletters, les campagnes marketing et les informations centrées sur le client.

5. Meilleures mesures de sauvegarde

Avouons-le, perdre des emails ou des pièces jointes pertinentes est une grande peur dans la communication d'entreprise. Maintenant, imaginez que cela se produise sans aucun avertissement et sans sauvegardes. Je sais, respirez profondément – nous faisons juste semblant.

Les services d'hébergement à distance ferment souvent, se font pirater ou cessent simplement de répondre à vos besoins en matière d'email. Plus souvent qu'autrement, cela laisse les entreprises et les employés à la recherche et à la sécurisation de leurs données.

Les entreprises peuvent éviter cela en utilisant des adresses email professionnelles puisque le domaine et les données seront soit hébergés en interne, soit par un service tiers légalement lié par un accord de niveau de service (SLA). Les entreprises et les fournisseurs auront toujours des sauvegardes, sinon d'autres plans de contingence pour garantir que les données restent accessibles et sécurisées en cas de circonstances imprévues.

Comment créer un compte email professionnel

Levez la main si vous aimez le mot gratuit. Coupable. 🙋🏻‍♀️

Bien que tout le monde aimerait avoir un email professionnel gratuit, essayons de comprendre la différence entre une adresse email professionnelle gratuite et le propre domaine d'une entreprise.

Les noms de domaine gratuits sont peu coûteux mais ne passent pas pour des comptes email professionnels. Ceux-ci incluent des adresses email telles que jbond@freeserviceprovider.com.

Ne vous méprenez pas, les emails professionnels ne sont pas chers et dépassent rarement plus de 20 $ par mois, même avec des plans tarifaires d'entreprise. La principale différence est que vous payez la plateforme d'hébergement web, qui vous permet de personnaliser des domaines comme le nom de votre organisation.

Les domaines personnalisés sont considérés comme plus professionnels et mémorables. Ceux-ci incluent des adresses email telles que jbond@jamesbond.com.

Maintenant que nous avons clarifié cela, créons votre compte email professionnel.

Achetez un nom de domaine pour l'hébergement email

Obtenir un nom de domaine est la première étape. La plupart des entreprises ont déjà un domaine pour leur site web. Si ce n'est pas le cas, envisagez-le certainement à ce moment-là.

Un nom de domaine est généralement ce qui remplacera le "gmail.com" ou "yahoo.com" générique à la fin d'une adresse email.

Le marché des domaines est compétitif, et les entreprises peuvent souvent manquer les noms préférés. Les sites de création de domaines les plus populaires sont Microsoft 365, Google Domains, Bluehost, et Squarespace.

Créez un compte email

Une fois que vous avez un domaine, l'étape suivante consiste à configurer le compte email réel. Deux des fournisseurs d'hébergement email les plus connus pour les adresses email personnalisées sont Microsoft Office 365 et la G Suite de Google.

Configurer un email professionnel avec Microsoft 365

Microsoft Outlook, l'outil email de Microsoft 365, est l'un des meilleurs fournisseurs de services email professionnels sur le marché. Ses plans sont connus pour leur espace de stockage élevé, leurs limites généreuses de pièces jointes et leur intégration facile avec la suite de productivité Microsoft.

Utiliser Outlook pour créer un compte email professionnel est très simple. Voici un processus étape par étape.

Source: Microsoft

Sélectionnez un plan email Microsoft 365

Naviguez soit sur le site web de Microsoft 365, soit cliquez sur le bouton "Acheter maintenant" pour trouver un plan qui fonctionne pour vos besoins commerciaux spécifiques. Configurez votre compte en suivant les invites, telles que le mode de connexion préféré, les détails de l'entreprise et les informations de paiement.

Connectez ou achetez un domaine

Si vous avez déjà acheté un domaine, configurez votre email sur Outlook en sélectionnant "Utiliser un nom de domaine que vous possédez déjà". Vous devez vérifier la propriété de votre domaine – plus à ce sujet dans une minute.

Vous pouvez également acheter un domaine si vous n'en avez pas auprès de Microsoft ou d'autres fournisseurs de services.

Vérifiez le domaine

Pour utiliser un email professionnel Microsoft, vous devez vérifier votre domaine en ajoutant ses paramètres de système de noms de domaine (DNS). Bien que cela semble déroutant, c'est un processus relativement simple.

• Trouvez le nom du registraire que vous avez utilisé lors de l'achat de votre domaine.
• Selon l'endroit où vous avez acheté le domaine, trouvez vos paramètres de sécurité DNS.
• Copiez-collez le texte, communément appelé valeurs TXT, de Microsoft à votre domaine pour faire correspondre les deux.
• Cliquez sur "J'ai ajouté l'enregistrement TXT" après avoir mis à jour les paramètres DNS.
• Attendez jusqu'à 10 minutes pendant que Microsoft met à jour les enregistrements et vérifie les informations fournies.

Configurez votre adresse email professionnelle

Saisissez votre adresse email souhaitée et votre nom de domaine vérifié avec le mot de passe pour commencer à utiliser votre email professionnel Outlook. Assurez-vous de choisir un ID email professionnel.

Cliquez sur le bouton "S'inscrire" une fois que vous avez terminé.

Complétez l'achat

Woohoo, vous y êtes arrivé !

Après la vérification du domaine et la création de l'adresse email, Microsoft vous demandera combien de sièges utilisateur vous souhaitez acheter. Assurez-vous d'avoir vérifié les détails spécifiques à l'utilisateur dans votre plan acheté avant de passer à la section de facturation.

Une fois que vous avez saisi vos informations de paiement, vous êtes prêt à utiliser votre tout nouvel email professionnel avec Outlook.

Configurer un email professionnel avec Google G Suite

Un autre fournisseur de services email de premier plan, Google G Suite, est un logiciel de suites bureautiques faisant partie de Google Workspace. Vous pouvez également créer des emails professionnels avec des comptes Gmail si votre entreprise souhaite accéder et s'intégrer aux applications G Suite pour 6 $ par mois par utilisateur.

Optimisez votre email

Maintenant que vous avez une adresse email professionnelle, il est temps de l'améliorer. Commencez par ajouter une photo de profil, de préférence un portrait professionnel. N'oubliez pas d'ajouter une signature email avec votre nom et votre désignation.

Le cas échéant, configurez le transfert d'email pour certains départements et employés afin de garantir que les clients puissent entrer en contact avec le bon point de contact.

Par exemple, info@acorncrafts.com peut être attribué à un centre d'information, tandis que customerservice@acorncrafts.com peut être l'adresse email pour transférer les demandes au service client.

Développez votre marque en ligne

Un email professionnel améliore la notoriété de la marque en ligne tout en renforçant la confiance et l'authenticité. Les adresses email personnalisées et professionnelles garantissent que tout le monde se souvient de votre marque et prend votre entreprise au sérieux.

Adaptez vos emails au monde des affaires moderne

Les emails sont toujours le principal mode de communication entre les entreprises et les parties prenantes. La façon dont vous vous présentez dans la boîte de réception du destinataire peut souvent en dire plus que vos mots.

Configurer des emails professionnels est un moyen rapide et très efficace de faire de meilleures premières impressions et de maintenir des relations commerciales existantes.

Avez-vous déjà une adresse email professionnelle ? En savoir plus sur le processus global de gestion de la communication client pour développer vos pratiques de messagerie d'entreprise.