¿Qué es la gestión de licitaciones?
La gestión de licitaciones es un servicio de soporte de preventa para crear y presentar propuestas en respuesta a cuestionarios de pre-calificación (PQQs), solicitudes de cotización (RFQs), invitaciones a licitar (ITTs), solicitudes de propuestas (RFPs) y solicitudes de información (RFIs). Una gestión de licitaciones efectiva ayuda a las organizaciones a presentar propuestas con éxito y ganar contratos de manera consistente.
Un proceso de licitación bien pensado ayuda a un gestor de licitaciones a entender los requisitos comerciales de un cliente, maximizar las ganancias y minimizar los riesgos comerciales. Los gestores de licitaciones que presentan propuestas para proyectos de construcción utilizan software de gestión de licitaciones para crear estimaciones de licitación profesionales, seguir el progreso del proyecto e integrarse con otros software de gestión de construcción.
Importancia de la gestión de licitaciones en construcción
Las licitaciones involucran a varios interesados, incluidos accionistas, gerentes de proyectos, subcontratistas, proveedores, redactores de licitaciones, empleados y otros colaboradores. La coordinación eficiente de los interesados es esencial para evitar perder tiempo y maximizar la eficiencia. Los sistemas de gestión de licitaciones ayudan a las empresas a navegar estos desafíos con gestión de licitaciones sensible al tiempo, participación de interesados, seguimiento de parámetros de selección de licitaciones y soluciones precisas de creación de licitaciones.
Los contratistas utilizan soluciones de gestión de licitaciones para manejar proyectos en curso que han ganado. El mejor software de gestión de licitaciones ayuda a las empresas a cumplir con plazos ajustados incluso en entornos estresantes.
El seguimiento financiero y el control de costos son igualmente esenciales para la entrega exitosa de proyectos. Muchos equipos integran sus sistemas de licitación con software de contabilidad de construcción para gestionar presupuestos, facturas y gastos de proyectos en tiempo real de manera eficiente.
Tipos de licitaciones de construcción:
- Licitación abierta es un método de licitación competitivo y que consume tiempo. Permite a cualquier contratista presentar licitaciones independientemente de su experiencia. Tanto el gobierno como el sector privado utilizan este proceso de licitación para dar a los contratistas una oportunidad igual.
- Licitación selectiva invita a contratistas selectos a presentar licitaciones. Los contratistas que participan en tales licitaciones aprovechan su experiencia y pericia para aumentar sus posibilidades de ganar.
- Licitación negociada utiliza la negociación como un elemento crítico a lo largo de un proyecto, desde el inicio hasta la resolución de disputas. Tales licitaciones consideran a los contratistas como parte de los proyectos y requieren contratistas especialistas abiertos a la extensión del trabajo.
- Licitación en serie se basa en un presupuesto de cantidades o un cronograma de trabajo para determinar el valor del proyecto. Las empresas con trabajos regulares y repetitivos utilizan este método de licitación de construcción para nombrar contratistas basándose en un plan tarifario.
Tipos de adquisición en construcción
Encontrar a los contratistas de construcción adecuados es crucial para mejorar la calidad del producto y mitigar riesgos. Existen seis tipos de rutas de adquisición en construcción basadas en la complejidad de la gestión de licitaciones.
- Adquisición tradicional utiliza el método de entrega de proyectos de diseño-licitación-construcción. Un propietario de negocio adquiere servicios de construcción y trabajo de diseño por separado en este modelo de licitación. La licitación de construcción comienza después de que finaliza la fase de diseño.
- Adquisición de oferta baja o más baja otorga un contrato al postor más bajo. Tanto los gobiernos como las instituciones públicas utilizan este método de licitación para prevenir la corrupción y demostrar la obtención de servicios al mejor precio posible.
- Adquisición de licitación en dos pasos primero preselecciona y luego mueve las ofertas calificadas de postores técnicamente sólidos a la segunda ronda. La oferta calificada más baja recibe el contrato en este modelo de adquisición. Las directrices de adquisición federal utilizan este método de licitación para otorgar contratos de construcción de entrega indefinida cantidad indefinida (IDIQ).
- Adquisición de selección por mejor valor considera el precio y el rendimiento para otorgar contratos. En este modelo, las empresas especifican y definen criterios que agregan valor a una oferta.
- Adquisición negociada no invita públicamente a propuestas. En su lugar, selecciona contratistas favorables después de negociar sobre requisitos técnicos y precios.
- Adquisición de fuente única o adquisición sin licitación es un método de licitación no competitivo que las empresas utilizan cuando solo un contratista puede cumplir con los requisitos del proyecto.
Estructura del equipo de gestión de licitaciones
Si bien las estructuras de los equipos de gestión de licitaciones varían según la jerarquía y el tamaño organizacional, las grandes organizaciones multinacionales dependen de personas dedicadas con habilidades especializadas. A continuación se presentan los roles típicos del equipo de gestión de licitaciones.
- Jefe de obtención de trabajo: Equilibra la inversión de recursos y genera ventas de clientes nuevos y existentes
- Líder de desarrollo de negocios: Busca nuevos clientes estratégicos y hace crecer el negocio existente
- Director de licitaciones: Trabaja estrechamente con el jefe de desarrollo de negocios para navegar las necesidades de la empresa contratante
- Gerente de licitaciones: Impulsa el proceso de creación de licitaciones y coordina con los equipos para reunir una licitación
- Gerente comercial: Lidera las negociaciones de licitaciones y desarrolla la fijación de precios de las licitaciones
- Coordinador de licitaciones: Asiste al gerente de licitaciones en la redacción, edición y corrección de licitaciones
- Diseñador de marca de licitaciones: Crea una identidad de licitación atractiva y diseña el concepto de la licitación
- Diseñador digital: Digitaliza la versión impresa de la copia de la licitación
- Experto en la materia (SME): Proporciona al licitador orientación técnica y experiencia en la materia
- Redactor de licitaciones: Responde preguntas relacionadas con la licitación y mejora la legibilidad de la licitación
- Corrector de pruebas: Revisa y corrige la copia de la licitación
Proceso de gestión de licitaciones
El proceso de gestión de licitaciones se basa en la colaboración interdisciplinaria para crear guiones gráficos, analizar competidores, crear estrategias de licitación, recopilar contenido, establecer el posicionamiento de la licitación y finalmente presentar las licitaciones. Involucra cinco pasos principales.
- Investigación: Esta es la fase de recopilación de información. En esta etapa, las organizaciones licitantes evalúan los recursos y habilidades necesarios para cumplir con los requisitos de la licitación. La investigación también implica desarrollar un plan maestro estratégico de licitación basado en los objetivos del proyecto.
- Preparación de la licitación: Las empresas licitantes consideran múltiples factores para preparar y afinar las licitaciones. Estos factores son costos de materiales, costos de mano de obra, servicios premium, beneficios y descuentos.
- Presentación de la licitación: Los gerentes de licitaciones revisan la licitación final y la presentan a través de portales en línea u otros métodos de comunicación.
- Evaluación de la licitación: Las agencias contratantes revisan y evalúan las licitaciones participantes basándose en criterios de adjudicación preanunciados junto con verificaciones de cumplimiento y recomendaciones.
- Recomendación de adjudicación de contrato: El comité de evaluación de licitaciones recomienda y adjudica a los licitadores.
Estrategias de gestión de licitaciones
Una estrategia de gestión de licitaciones eficiente es clave para ganar licitaciones. Las empresas utilizan lo siguiente para tener éxito en las licitaciones:
- Literatura corporativa: Muestra la experiencia y pericia organizacional con políticas, estudios de caso, licencias y acreditaciones
- Guías de marca: Aseguran una impresión profesional con logotipos consistentes, colores de marca, fuentes, imágenes, íconos y plantillas
- Análisis de demanda del comprador: Fortalece las presentaciones de licitaciones con información específica del negocio y relevante para la licitación
- Evaluación de capacidad: Identifica experiencia previa adecuada y capacidad financiera para cumplir con los compromisos del contrato
- Análisis de precios: Especifica la capacidad de un licitador para cumplir de manera sostenible con los requisitos de precios, incluidos los costos organizacionales, el impuesto al valor agregado (IVA) y otros gastos
- Corrección de pruebas: Formatea el contenido con verificaciones de consistencia, problemas de apóstrofes, problemas de sintaxis, palabras faltantes y errores gramaticales
- Banco de presentaciones: Rastrea recursos e individuos responsables de la planificación e implementación de tareas
Mejores prácticas de gestión de licitaciones
Los gerentes de licitaciones coordinan con los equipos para crear propuestas competitivas utilizando software de RFP. Seguir las mejores prácticas a continuación es crucial para ganar clientes potenciales.
- Colabora con los interesados para reunir al equipo adecuado, definir la estrategia de licitación y dar lo mejor de sí
- Evalúa el RFP para entender los requisitos del proyecto, los plazos y los posibles obstáculos
- Utiliza bibliotecas de licitaciones para encontrar y reutilizar plantillas de propuestas anteriores
- Personaliza las respuestas de licitación mientras abordas los requisitos de la propuesta
- Delegar tareas y responsabilidades para ahorrar tiempo para cosas más grandes y ayudar a los empleados a crecer
- Enfócate en el desarrollo continuo para perfeccionar las habilidades de gestión de licitaciones y redacción de propuestas
Gestión de licitaciones vs. preventa
Es importante al aprender sobre la gestión de licitaciones saber cómo se diferencia de la preventa.
La gestión de licitaciones incluye la calificación de oportunidades, análisis competitivo, estrategia de solución, costos y entrega. Los gerentes de licitaciones también utilizan pirámides de recursos y ganancias de productividad para negociar la mejor y última oferta (BAFO) en la etapa de decisión.
La preventa involucra la arquitectura de soluciones, el diseño de precios de orden de magnitud aproximado (ROM), la demostración de pruebas de concepto (POC) a los clientes y la resolución de sus preocupaciones. Tiene lugar antes de que los clientes compren productos o servicios.
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Sudipto Paul
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