Cómo realizar un análisis de impacto empresarial en 8 sencillos pasos

Los negocios no operan sin riesgos.

Pero es posible evitar las consecuencias destructivas con una preparación adecuada.

Los interesados deben estar atentos a las interrupciones del negocio. Estas pueden variar desde una pandemia global que cambia el mercado hasta una nueva tecnología que hace que los productos existentes sean inútiles, como el paso de los DVD a los servicios de streaming.

Realizar un análisis de impacto en el negocio (BIA, por sus siglas en inglés), también llamado evaluación de impacto en el negocio, prepara a las organizaciones para los peores escenarios.

Muchas empresas utilizan software de gestión de continuidad del negocio para identificar y abordar posibles interrupciones en las operaciones.

El BIA también aborda el momento de una interrupción. Por ejemplo, si tu sitio web de comercio electrónico es hackeado justo antes del Black Friday, la pérdida será mucho mayor que si ocurre la semana antes de Acción de Gracias.

Por lo tanto, el BIA equipa a las empresas con las herramientas necesarias para sostener posibles interrupciones y les permite asignar recursos en función del impacto potencial.

¿Cuál es el propósito del análisis de impacto en el negocio?

El BIA es un proceso continuo que garantiza la resiliencia operativa y la continuidad durante y después de una interrupción del negocio. Predice cómo ocurrirá un desastre e identifica las posibles consecuencias. El BIA cuantifica el impacto de las interrupciones en forma de elementos de gestión de riesgos como el tiempo máximo de inactividad tolerable (MTD), objetivos de tiempo de recuperación (RTOs), y objetivos de punto de recuperación (RPOs).

El MTD es la duración máxima que tu negocio puede permanecer inactivo sin incurrir en pérdidas irrecuperables. El RTO es cuánto tiempo crees que puedes manejar la interrupción después de considerar todas las funciones e interdependencias. Los RPOs indican la pérdida máxima de datos que tu negocio puede soportar. Cuanto más difícil sea recuperar los datos, más corto debería ser el RPO.

En una palabra, el resultado del BIA se centra en priorizar las funciones del negocio que restaurarán el orden de las operaciones lo más rápido posible. Identificar el MTD, RTO y RPO permite a las empresas asignar recursos exactamente donde se necesitan.

El análisis de impacto en el negocio opera bajo dos suposiciones. Primero, cada componente del negocio depende de la continuidad operativa de otros componentes. Y segundo, algunos componentes son más importantes para la eficiencia organizacional que otros, requiriendo más recursos durante la agitación.

Análisis de impacto en el negocio vs. evaluación de riesgos

Aunque ambos analizan y evalúan el riesgo empresarial, hay una ligera diferencia entre el BIA y la evaluación de riesgos.

La evaluación de riesgos evalúa factores internos y externos para calcular la probabilidad de riesgos potenciales para el negocio. Se centra en desarrollar medidas y estrategias para reducir la ocurrencia de desastres potenciales.

Por otro lado, el análisis de impacto en el negocio se centra en cuándo podría ocurrir un evento disruptivo y cuánto tiempo puede soportar una empresa el impacto. Identifica las dependencias de recursos y proporciona soluciones para la continuidad del negocio asegurando la supervivencia y recuperación de desastres.

Elementos del análisis de impacto en el negocio

Antes de realizar un BIA, debes saber qué se necesita para ejecutar tus esfuerzos con éxito.

Cinco elementos componen un análisis de impacto en el negocio.

• Apoyo de la gestión asegura una comunicación clara de arriba hacia abajo. Poner en marcha todos los departamentos es mucho más fácil con el apoyo de los ejecutivos y líderes senior.
• Procesos y decisiones que causarán un daño inmenso a una empresa si no se realizan deben ser identificados como parte del BIA. Usa plataformas de gestión de decisiones para obtener competencia analítica y entender cómo priorizar mejor las operaciones.
• Herramientas de BIA incluyen cuestionarios, entrevistas, diagramas de flujo de datos, estructuras organizacionales y software de continuidad del negocio.
• Recursos y personal son necesarios para ejecutar cada función crítica del negocio. También es importante verificar las dependencias internas y externas.
• Hallazgos del BIA deben compartirse con los gerentes de departamento para certificar su precisión. Una vez que la alta dirección confirma y aprueba esa información, el liderazgo construye estrategias de recuperación robustas.

¿Cuáles son los pasos del análisis de impacto en el negocio?

El proceso de análisis de impacto en el negocio variará según la empresa, el proceso y el requisito. Sin embargo, aquí hay una guía general para realizar un BIA.

1. Define objetivos, metas y alcance

Las empresas deben ser claras sobre sus razones para realizar un análisis de impacto. Piénsalo como cualquier otro proyecto que requiere planificación y asignación de recursos.

Crear un plan bien definido ayudará a determinar qué interesados son necesarios, así como a determinar el alcance y los objetivos del análisis de riesgos. Este también es un excelente momento para buscar la aprobación de la gestión para mantener las cosas funcionando sin problemas en el futuro.

2. Forma un equipo

Una vez que hayas determinado los objetivos y el alcance del proyecto, es hora de formar el equipo de ensueño. Las personas que trabajen contigo deben tener la experiencia suficiente para asumir las responsabilidades de tu proceso de BIA.

En caso de que tu empresa no tenga las personas adecuadas, considera subcontratar este trabajo para encontrar un equipo con las habilidades adecuadas.

3. Prioriza los procesos del negocio

Con tus objetivos y equipo en su lugar, el siguiente paso es elegir y priorizar los procesos del negocio. Identifica los departamentos que realizan funciones esenciales y de alto riesgo de las que tu negocio no puede prescindir.

4. Recoge datos a través de cuestionarios

Un cuestionario es una herramienta estándar de BIA para recopilar información de los interesados clave. Asegura la consistencia y crea un consenso claro para tus elementos de acción. También puedes recopilar información a través de entrevistas.

5. Revisa los datos recopilados

Una vez que los resultados del cuestionario estén listos, documenta y revisa los datos recopilados antes de analizarlos. Puedes hacerlo manualmente o a través de un sistema automatizado, lo que funcione más eficientemente para tu equipo.

Tu tarea aquí es identificar las respuestas y patrones más comunes para crear una lista priorizada de procesos y, posteriormente, encontrar los recursos para mantener su nivel óptimo. Evalúa las áreas de preocupación reales y establece un marco de tiempo de recuperación.

6. Crea un informe de BIA

Necesitas crear un informe de BIA para comunicar tus hallazgos del cuestionario a la alta dirección. El informe de BIA permite al liderazgo establecer estrategias de recuperación respaldadas por datos.

7. Desarrolla planes de recuperación y continuidad

En esta etapa, has visto la entrada necesaria de todos los departamentos y has analizado los resultados a través del informe de BIA. El siguiente orden del negocio es usar el informe de BIA para desarrollar un proceso de recuperación y un plan de continuidad del negocio.

Tu plan debe incluir puntos clave como delegar responsabilidades durante el proceso de recuperación, determinar los canales de comunicación, asignar recursos y realizar capacitación de empleados y auditorías para medir la efectividad.

8. Modifica según sea necesario

Con el tiempo, a medida que tu empresa introduce nuevos procesos, los resultados de tu BIA cambiarán. Pueden surgir riesgos desconocidos mientras que otros más antiguos se atenúan. Por lo tanto, es fundamental rastrear y revisar tu informe de análisis de impacto en el negocio. Haz modificaciones periódicamente para asegurar que el flujo de trabajo del negocio sea óptimo.

Plantilla de análisis de impacto en el negocio

La plantilla para un análisis de impacto en el negocio depende de las necesidades de tu empresa, pero este resumen detalla los componentes estándar.

Identificación de la criticidad del proceso

Cuando comiences tu análisis de impacto en el negocio, estudia tus procesos y reconoce los sistemas esenciales y críticos.

Detección del impacto de la interrupción

Entiende qué categorías son más propensas al impacto de las interrupciones y averigua cuán severo podría ser el impacto. El costo es un ejemplo común de una categoría de impacto.

Ejemplo de desglose del valor del impacto

• Severo: Daño de hasta $1 millón
• Moderado: Multas, sanciones y responsabilidades de hasta $550,000
• Mínimo: Daño por debajo de $75,000

Estimación del tiempo de inactividad

Las empresas necesitan evaluar el tiempo de inactividad que podría ocurrir debido a un evento turbulento. Esto incluye calcular el MTD, RTO y RPO para los procesos del negocio.

Nota: Usa marcos de tiempo específicos como valores de entrada.

Listado de requisitos de recursos

Enumera los recursos necesarios para ejecutar los procesos identificados anteriormente. Estos recursos incluyen hardware, software y archivos de datos.

Establecimiento de prioridades de recuperación

Esta tabla ordena la recuperación de recursos y predice el tiempo de reposición esperado después de un peor escenario.

Beneficios del análisis de impacto en el negocio

Completar un análisis de impacto en el negocio resulta en evaluar con éxito todas las amenazas potenciales que tu empresa debe estar preparada para superar. El BIA también aporta muchos otros beneficios a tu negocio, tales como:

• Proporcionar claridad sobre la planificación de continuidad del negocio. El BIA sienta las bases de un plan de continuidad asegurando que los recursos estén en su lugar para reducir el impacto de los desastres. Las empresas pueden planificar proactivamente y asignar fondos al identificar las consecuencias operativas y financieras de un desastre.
• Ofrecer resultados predictivos. Las herramientas del BIA ofrecen la visión para hacer predicciones sobre riesgos potenciales y apoyar operaciones fluidas en medio de una crisis.
• Tener un impacto escalable. Las empresas que realizan análisis de impacto periódicamente aprenden de experiencias pasadas. Como resultado, el BIA tiene alta escalabilidad y rentabilidad a largo plazo.
• Detectar áreas problemáticas y fallas. Desde estimar riesgos hasta redactar planes de recuperación, el análisis de impacto puede hacer mucho por un negocio. Al detectar problemas y posibles pérdidas a medida que ocurren o antes de que ocurran, el BIA guía a los interesados en la dirección correcta y limita el daño del desastre.
• Identificar obligaciones. Muchas empresas no logran comprender completamente sus compromisos legales, contractuales y regulatorios. El BIA asegura que reconozcas y cumplas con las obligaciones y te recuperes de desastres de manera ética.

Desafíos del análisis de impacto en el negocio

El impacto de cualquier pérdida potencial debe medirse para determinar el tipo de plan de recuperación ante desastres que necesita, pero no siempre es un proceso sencillo. Algunos desafíos comunes que enfrentan las empresas al realizar un análisis de impacto son:

• Tomar demasiado tiempo. Recopilar datos para el BIA a través de entrevistas y cuestionarios puede llevar mucho tiempo. Para muchas empresas, puede que no se ajuste a sus prioridades. Además, el proceso necesita ser revisado con frecuencia para lograr beneficios duraderos.
• Cambiar la propiedad del proceso. Cualquier cambio en la propiedad del proceso o del negocio crea demoras en el análisis de impacto. Cambia las prioridades del negocio y resulta en una falta de iniciativa para las metodologías existentes.
• Mantenerse actualizado con factores externos. Muchos factores internos y externos causan vulnerabilidades en el negocio. Dado que las empresas no pueden controlar los factores externos, mantenerse al día con esos cambios requiere múltiples enfoques para múltiples sistemas y proyectos.
• Negociar con una gestión desmotivada. La planificación de continuidad del negocio solo puede ocurrir con el apoyo de la alta dirección y el liderazgo. Si están desmotivados o no están involucrados en el proceso, el plan de BIA no tendrá una ejecución sólida.
• Resistir los cambios organizacionales. Si un sistema ha estado en su lugar durante mucho tiempo, es natural que los interesados resistan las modificaciones a pesar de las ineficiencias. No todos abrazarán el aprendizaje de nuevos sistemas y procesos.

Mejores prácticas del análisis de impacto en el negocio

El BIA es una herramienta valiosa para abordar interrupciones y gestionar el tiempo de inactividad a través de estrategias de recuperación ante desastres cuando se ejecuta correctamente. Algunas de las mejores prácticas a tener en cuenta son simples pero efectivas.

• Creer en el proceso. El BIA no puede apresurarse. Tómate el tiempo para entender los diferentes procesos, realizar entrevistas y establecer una fecha de finalización alcanzable.
• Documentar todo. Registra todo para referencia futura, ya sea la recopilación de datos a través de entrevistas o cualquier aporte de los propietarios de procesos. Tu informe de BIA debe incluir cada detalle que encuentres para presentar a los interesados.
• Pensar más allá de las finanzas. Aunque el BIA se centra en el impacto financiero de las interrupciones, también debes considerar otros factores. Perder la satisfacción del cliente, la moral de los empleados y la reputación de la empresa perjudican las operaciones.
• Revisar el informe de BIA. Las empresas operan en un entorno dinámico, lo que significa que la intensidad de la interrupción también cambiará con el tiempo. Como resultado, debes volver a actualizar tu informe de BIA regularmente.
• Confiar en los objetivos sobre las opiniones. Al identificar las funciones o departamentos esenciales de un negocio, debes establecer un criterio a seguir. Simplemente ceder a las opiniones gerenciales puede resultar inadecuado ya que pueden no tener siempre una visión imparcial de las operaciones.

Construye resiliencia; los resultados seguirán.

Si grandes naciones pueden declinar y recuperarse, tu empresa también puede. El análisis de impacto en el negocio empodera a las empresas para planificar posibles desastres y mitigar su daño a las operaciones diarias.

Un BIA exhaustivo aclara a las empresas qué riesgos son más probables de encontrar, resultando en una asignación de recursos y planificación dirigida. Al realizar un BIA en profundidad, las empresas aprenden a practicar la toma de decisiones informada respaldada por datos de expertos en procesos, mejorando sus posibilidades de una recuperación rápida.

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