Cómo usar la comunicación asincrónica en el lugar de trabajo

Encontrar formas efectivas de comunicarse puede ser un verdadero desafío.

Con el auge de los equipos remotos y las organizaciones globales, los métodos tradicionales de comunicación están evolucionando. Aunque la necesidad de llamadas telefónicas y reuniones sigue siendo constante, hay una creciente preferencia por los métodos de comunicación asincrónica. 

Estos estilos de comunicación, que no exigen respuestas inmediatas, están convirtiéndose silenciosamente en la norma para muchos de nosotros, lo reconozcamos o no.

El lapso de tiempo entre el envío de la comunicación inicial y la recepción de una respuesta podría ser de segundos a varios días o meses después.

Incluso si las personas están en el mismo edificio, la comunicación asincrónica puede ayudar a los equipos a mantenerse más enfocados y eliminar distracciones a lo largo del día. Es comúnmente adoptada por equipos híbridos o remotos que operan en diversas ubicaciones y zonas horarias.

El correo electrónico, una forma de comunicación asincrónica, es popular en casi todas las industrias. Sin embargo, otros pueden usar tecnología más sofisticada como software de cola de mensajes (MQ) para priorizar y almacenar mensajes después de que se envían las respuestas.

Comunicación sincrónica vs. asincrónica

Donde la comunicación asincrónica no depende de una respuesta inmediata en tiempo real, la comunicación sincrónica hace lo contrario. Aquí es donde se necesitan respuestas instantáneas y, en muchos casos, se requieren interacciones cara a cara. 

La comunicación sincrónica generalmente se lleva a cabo a través de llamadas telefónicas y reuniones presenciales o virtuales, donde se espera que todos los participantes respondan en tiempo real. Alternativamente, los ejemplos de comunicación asincrónica incluyen correo electrónico, mensajes de texto o video grabado.

Tipos de comunicación asincrónica 

Hoy en día, hay muchas opciones diferentes para las empresas que buscan utilizar la comunicación asincrónica en su organización. Algunos de los más comúnmente utilizados son:

• Correo electrónico
• Slack u otras herramientas de mensajería instantánea
• Comentarios en software de gestión de proyectos
• Video grabado
• Documentos marcados en software basado en la nube 
• Mensajes de texto
• Notas de voz

Aunque algunos de estos métodos también podrían considerarse comunicación sincrónica debido a las respuestas rápidas, aún permiten retrasos en el tiempo de respuesta.

Beneficios de la comunicación asincrónica 

La comunicación asincrónica se ha vuelto cada vez más común tanto en entornos profesionales como personales. Los avances tecnológicos han permitido un cambio de los métodos tradicionales de comunicación, transformando la forma en que interactuamos y colaboramos.

Mejora de la productividad 

Las interrupciones en el trabajo pueden ser increíblemente distractoras. Ya sea el timbre de una llamada entrante, el zumbido de una notificación o un colega que se acerca para una charla rápida, interrumpe la concentración y descarrila el flujo de trabajo. 

La comunicación asincrónica significa que las personas pueden estar más enfocadas en su trabajo y responder a las comunicaciones en un momento que les convenga. No solo les permite concentrarse en sus tareas de manera más productiva, sino que también permite horarios de trabajo flexibles. 

Mejor comunicación para equipos remotos

En un entorno remoto, incluso cuando los miembros del equipo están en la misma zona horaria, coordinar reuniones puede ser un desafío debido a horarios conflictivos y compromisos personales. Los métodos asincrónicos cierran la brecha al permitir que los equipos distribuidos colaboren de manera efectiva independientemente de la ubicación.

Comunicación documentada

Cuando los equipos trabajan exclusivamente a través de llamadas telefónicas o reuniones presenciales, cualquier resultado importante depende de las habilidades de toma de notas de los involucrados. Sin una documentación exhaustiva, la información importante puede pasarse por alto o ser olvidada.

Con la comunicación asincrónica, todo el ida y vuelta y los detalles esenciales se registran en el software que se utiliza. Los correos electrónicos pueden guardarse, los comentarios pueden mantenerse en el software de gestión de proyectos y, en muchos casos, la información puede buscarse dentro de estas herramientas, lo que facilita la revisión de detalles más adelante.

Mayor reflexión y claridad

No todos pueden conjurar respuestas en el momento. La comunicación asincrónica permite el tiempo para la investigación para que los conocimientos valiosos puedan impulsar los proyectos hacia adelante. 

En lugar de depender de reacciones instintivas o impulsivas, las personas pueden sopesar los pros y los contras, evaluar diferentes opciones y articular sus pensamientos con mayor claridad. El resultado asegura una colaboración en equipo más productiva. 

Mejores prácticas para usar la comunicación asincrónica 

Una orientación adecuada sobre cómo utilizar los métodos asincrónicos de manera efectiva puede cultivar una mejor toma de decisiones y compromiso con los objetivos del equipo.

Crea un plan de comunicación claro

Cualquier método de comunicación que se espere utilizar debe documentarse en el plan de comunicación de una empresa. Este plan debe delinear cuándo emplear métodos asincrónicos en lugar de sincrónicos, cómo debe priorizarse la comunicación y cualquier información sobre los tiempos de respuesta esperados.

Incorpora la comunicación sincrónica 

Incluso con las mejores herramientas asincrónicas en su lugar, a veces, la mejor manera de comunicarse es levantando el teléfono y hablando directamente con alguien. Esto es particularmente cierto en situaciones urgentes que requieren una respuesta inmediata. 

Las políticas de comunicación deben indicar cuándo se espera la comunicación sincrónica y proporcionar límites sugeridos que mantengan a los equipos productivos. Por ejemplo, sugerencias como mantener las llamadas o reuniones por debajo de 30 minutos pueden ayudar a evitar reuniones innecesariamente largas que quitan tiempo valioso de trabajo.

Comunica claramente los tiempos de trabajo

Para los equipos que trabajan en diferentes zonas horarias, es esencial comunicar cuándo estarás en línea y disponible para revisar mensajes. 

Muchas herramientas asincrónicas ahora se conectan a plataformas de calendario, permitiendo que tu estado se actualice y sincronice automáticamente. Así que, si estás en una reunión o fuera de la oficina, los miembros del equipo pueden anticipar respuestas retrasadas en consecuencia.

Programa tiempo de enfoque

Reservar tiempo para el trabajo enfocado puede ayudar a gestionar las distracciones y fomentar la creatividad. Agregar bloques de tiempo a tu calendario señalará la no disponibilidad durante ese período específico, especialmente si tus herramientas están sincronizadas.

Algunas herramientas asincrónicas como bandejas de entrada de correo electrónico o plataformas de mensajería instantánea también tienen funciones de silencio, lo que significa que puedes seguir conectado pero no recibir notificaciones durante un período de tiempo establecido. Esto limita las distracciones mientras completas trabajo profundo.

Construye espacios de trabajo compartidos

La mejor manera de ser transparente con la comunicación asincrónica es usar espacios de trabajo compartidos. Estos hacen que cualquier trabajo completado sea más visible en todo el equipo y mantienen toda la comunicación en el mismo lugar. Es esencial para respuestas asincrónicas fáciles y documentar todas las conversaciones en torno a los proyectos de trabajo.

Mejor software de cola de mensajes para comunicación asincrónica

Con el software de cola de mensajes, la comunicación entre diferentes sistemas de TI puede ser más fluida, permitiendo a los equipos responder a los mensajes donde y cuando elijan. Estos sistemas son típicamente utilizados por profesionales de TI como administradores de sistemas y desarrolladores de software para automatizar sus tareas de comunicación. Además, priorizan los mensajes enviados dentro de diferentes sistemas de TI.

Para ser incluidos en la categoría de software de cola de mensajes, las plataformas deben:

• Facilitar la mensajería asincrónica 
• Almacenar, entregar y eliminar mensajes 
• Documentar información de comunicación 
• Permitir control administrativo sobre los permisos de mensajería

* A continuación se presentan las cinco principales soluciones de software de cola de mensajes (MQ) líderes del Informe de Primavera 2024 de G2. Algunas reseñas pueden estar editadas para mayor claridad.

1. IBM MQ

IBM MQ conecta aplicaciones a través de entornos multi-nube e híbridos para permitir que empresas de todos los tamaños se comuniquen de manera más eficiente. Los mensajes entre aplicaciones se entregan una vez, asegurando que las respuestas se completen puntualmente por las personas que requieren urgentemente esta información.

Lo que más les gusta a los usuarios:

“Con su alto rendimiento, escalabilidad y características de seguridad, IBM MQ simplifica el proceso de integración, facilitando el intercambio eficiente de datos a través de diversos entornos. Su interfaz intuitiva y herramientas de gestión completas hacen que sea fácil configurar, monitorear y solucionar flujos de trabajo de mensajería.”

- Reseña de IBM MQ, Sanket J.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Necesita más opciones de codificación y trazado de aplicaciones y ejemplos: Springboot, Python, etc. Necesito trazar a nivel de API por objeto MQ para una depuración enfocada. A nivel de red, me gustaría que el software de IBM incorporara traceroute TCP.”

- Reseña de IBM MQ, Frank B.

2. MuleSoft Anypoint

Al igual que un sistema de gestión de proyectos, MuleSoft Anypoint conecta múltiples plataformas de mensajería asincrónica en una sola aplicación para permitir una vista única en cientos de sistemas o aplicaciones. Con opciones sin código y pro-código, los equipos pueden construir automatizaciones que hacen que la mensajería sea más eficiente.

Lo que más les gusta a los usuarios:

“La plataforma MuleSoft Anypoint es una plataforma de integración fácil de aprender donde se puede gestionar todo el ciclo de vida de la API desde una sola plataforma. Puedes diseñar tus APIs usando RAML, que es muy fácil de entender, y luego puedes desarrollar APIs usando Anypoint Studio y realizar pruebas. Aplicar políticas a múltiples APIs también es muy fácil de aprender.”

- Reseña de MuleSoft Anypoint, Yash G.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“La plataforma MuleSoft Anypoint necesita mejorar su estrategia de despliegue. Actualmente, no ofrece el retroceso de despliegue a la versión anterior. La gestión de acceso debería simplificarse.”

- Reseña de MuleSoft Anypoint, Kavyasree S.

3. RabbitMQ

RabbitMQ es una aplicación de intermediación de mensajes de código abierto, con un sistema ligero y fácil de implementar que funciona tanto en la nube como en múltiples sistemas operativos principales. El software admite la mayoría de las plataformas de desarrolladores, haciendo que el trabajo y la mensajería asincrónica sean rápidos y simples.

Lo que más les gusta a los usuarios:

“Me gusta lo fácil que fue para mí implementar RabbitMQ. Fue súper fácil de configurar, se ejecuta en docker, tiene un panel de administración y tiene tantas bibliotecas de clientes.”

- Reseña de RabbitMQ, Tomasz J.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Algunos clientes podrían encontrar que el procedimiento de configuración y configuración de RabbitMQ es inicialmente complejo, especialmente para aquellos que son nuevos en las estructuras de cola de mensajes. Además, la resolución de problemas asociados con la red o el clustering puede ser difícil para los clientes que no están bien versados en estas áreas.”

- Reseña de RabbitMQ, Akash M.

4. Apache Kafka

Apache Kafka es una plataforma de procesamiento de flujos de código abierto escrita tanto en Scala como en Java. El software se utiliza principalmente en las industrias de manufactura, banca, seguros y telecomunicaciones. Recoge y comparte análisis de flujos de manera asincrónica y ejecuta canalizaciones de datos de alto rendimiento e integraciones para aplicaciones críticas para la misión.

Lo que más les gusta a los usuarios:

“Es de código abierto, a prueba de fallos y fácil de usar. También ofrecen capacitación para aprender Kafka. Puedes integrarlo fácilmente con tu entorno de producción.”

- Reseña de Apache Kafka, Sanchit J.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Integrar Kafka en las aplicaciones existentes es una tarea un poco compleja, ya que requiere la necesidad de un equipo de expertos en tecnología para realmente configurar la infraestructura de Kafka, lo que eventualmente agrega costo y esfuerzo.”

- Reseña de Apache Kafka, Mahesh P.

5. Google Cloud Pub/Sub

Google Cloud Pub/Sub es un servicio de mensajería asincrónica, típicamente utilizado para análisis de flujos e integración de datos. Se pueden crear productores y consumidores de eventos dentro del sistema para comunicarse de manera asincrónica durante eventos de transmisión, mientras se proporciona distribución en tiempo real y análisis de datos.

Lo que más les gusta a los usuarios:

“Es muy fácil integrar todas las herramientas de Google Cloud y cada herramienta puede conectarse fácilmente entre sí y cada herramienta puede ser gestionada simplemente mediante autenticación.”

- Reseña de Google Cloud Pub/Sub, Pardeep D.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“El precio es un poco alto por byte enviado, lo que nos obliga a hacer sacrificios en términos de cuántas aplicaciones diferentes podemos enviar los datos y cuánto podemos enviar.”

- Reseña de Google Cloud Pub/Sub, Matthew W.

Comunica a tu propio ritmo

Ya sea que te apegues a métodos asincrónicos tradicionales como el correo electrónico o incorpores nueva tecnología como la mensajería instantánea, la capacidad de los equipos para responder a su propio ritmo puede traer beneficios significativos a tu organización. Aunque nunca son soluciones de talla única, las herramientas asincrónicas pueden ser una forma útil de aumentar la productividad y la colaboración en tu equipo.

¿Buscas herramientas asincrónicas para apoyar a tus empleados? Encuentra plataformas de gestión de proyectos que organicen a tu equipo y faciliten la comunicación asincrónica.