Bestellung

Was ist eine Bestellung?

Eine Bestellung (PO) ist ein offizielles Dokument, das Käufer erstellen und an Verkäufer ausstellen, um sich zu verpflichten, die Verkäufer für den Verkauf bestimmter Waren oder Dienstleistungen zu bezahlen, die in der Zukunft geliefert werden. Dieses PO-Dokument wird mit der Absicht gesendet, den Einkaufsprozess zu verfolgen und zu kontrollieren.

Bestellungen enthalten eine Nummer zu Verfolgungszwecken sowie die Art des Artikels, die Menge und den vereinbarten Preis. Zusätzliche Informationen können ebenfalls in der Bestellung enthalten sein. Je mehr Informationen der Käufer einfügt, desto effektiver wird die Bestellung.

Sobald der Verkäufer die Bestellung akzeptiert, wird sie zu einem rechtsverbindlichen Vertrag. Das Bestelldokument wird typischerweise mit Einkaufssoftware erstellt.

Im Allgemeinen enthält eine Bestellung keine Vertragssprache. Jedoch wird sie durch den Uniform Commercial Code oder andere verwandte Gesetze von Natur aus als Vertrag angesehen. Dennoch ist es gängige Praxis, die Genehmigung einer Bestellung mit den Verkaufsbedingungen oder einem ähnlichen rechtlichen Dokument zu begleiten.

Eine Bestellung kann sowohl den Verkäufer als auch den Käufer schützen. Wenn ein Käufer sich weigert, die Zahlung zu leisten, bleibt der Verkäufer aufgrund der rechtsverbindlichen Natur des Dokuments geschützt. Damit der Käufer einen ähnlichen Schutz hat, ist es wichtig, eine Bestellbestätigung zu haben.

Bestellung Software

Software, die bestellung als Funktion oder Begriff erwähnt.

Restroworks Inventory Management

Tradeshift

Automation Anywhere

SAP Ariba

NetSuite

Sage Intacct

Arten von Bestellungen

Eine Bestellung ist ein entscheidendes Dokument bei großen Einkäufen und Transaktionen zwischen Käufer und Verkäufer, und da es verschiedene Arten gibt, ist es wichtig, die richtige Art von Bestellung auszustellen.

Die folgenden sind die vier Arten von Bestellungen:

• Standardbestellungen (SPO): Die häufigste Art von Bestellung und am einfachsten zu verstehen. Sie wird für einmalige, unregelmäßige oder seltene Anfragen nach Waren und Dienstleistungen verwendet. Sie enthält die Liste der Artikel und deren Menge, Lieferdatum, Lieferort und Zahlungsbedingungen.
• Geplante Bestellungen (PPO): Ähnlich wie SPO, außer dass sie verwendet werden, wenn das Lieferdatum unbekannt ist oder wenn die Waren oder Dienstleistungen in der Zukunft innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens erwartet werden. Zahlungs- und Lieferdaten sind in einer PPO lose definiert, aber sie gelten als vorläufig.
• Rahmenbestellungen (BPO): Ähnlich wie PPO, aber die Artikelmenge und manchmal der Artikelpreis werden weggelassen. Diese Art von Bestellung wird für den wiederholten Einkauf eines bestimmten Satzes von Artikeln verwendet. Sie hilft, bessere Preise zu sichern im Austausch für die Zusicherung wiederkehrender Einkäufe.
• Vertragsbestellungen (CPO): Ähnlich wie PPO und BPO, außer dass die Liste der zu kaufenden Artikel weggelassen wird. CPO ist die komplexeste Art von Bestellung und hilft, eine formelle, langfristige Vereinbarung zwischen Käufer und Verkäufer zu schaffen.

Vorteile von Bestellungen

Bestellungen ermöglichen es Unternehmen, sich weniger auf mündliche Vereinbarungen und mehr auf kommerzielle Rechtsdokumente zu verlassen. Obwohl Bestellungen wie ein zusätzliches Stück Buchhaltungsunterlagen erscheinen mögen, haben sie mehrere geschäftliche Vorteile.

Neben dem rechtlichen Schutz bietet eine Bestellung:

• Erleichtert die Nachverfolgung von Bestellungen
• Hilft, Prüfungsprobleme zu vermeiden
• Reduziert die Zeit, die für den Einkaufsprozess aufgewendet wird
• Hilft, Ausgaben zu kontrollieren und zu verfolgen
• Verbessert die Kontrolle über den Beschaffungsprozess
• Hilft, für spezifische Projekte zu budgetieren
• Ermöglicht es Unternehmen, unerwartete Ausgaben zu bewältigen
• Erleichtert es, doppelte Bestellungen zu vermeiden
• Reduziert das Risiko interner Betrugsfälle
• Verbessert die Lieferzeit
• Ermöglicht Käufern, leistungsstarke Lieferanten zu identifizieren

Der Bestellprozess

Ein gut definierter Bestellprozess von Anfang an kann den Beschaffungsprozess glätten und seine Effizienz erhöhen. Er ist sowohl für Käufer als auch für Lieferanten nützlich und reduziert die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen. 

Hier sind die Schritte, die im Bestellprozess involviert sind:

• Ein Käufer entscheidet sich, ein Produkt oder eine Dienstleistung zu beschaffen.
• Sie stellen eine elektronische Bestellung über Einkaufssoftware an den Anbieter aus.
• Der Anbieter erhält die Bestellung und bestätigt, ob er die Bestellung erfüllen kann.
• Wenn nicht möglich, informiert der Anbieter den Käufer und die Bestellung wird storniert.
• Wenn möglich, beginnt der Anbieter mit der Vorbereitung der Bestellung, indem er das richtige Inventar sammelt oder das benötigte Personal einplant.
• Die Bestellung wird versandt oder die Dienstleistungen werden erbracht. Der Anbieter kann Bestellmanagement-Software verwenden, um den Bestellabwicklungsprozess zu automatisieren.
• Die Bestellnummer ist im Lieferschein enthalten, damit der Käufer weiß, welche Bestellung eingetroffen ist.
• Der Anbieter sendet eine Rechnung, die die Bestellnummer enthält, was es einfacher macht, sie mit den Lieferinformationen abzugleichen.
• Je nach Zahlungsbedingungen bezahlt der Käufer die Rechnung.

Best Practices für Bestellungen

Beschaffung ist ein kostspieliger Geschäftsprozess. Ihre Effektivität kann von der Bestellung abhängen und den Geschäftserfolg beeinflussen. Hier sind einige Best Practices, um Bestellungen effizient zu versenden:

• Haben Sie klar definierte Richtlinien darüber, wer für die Bearbeitung der Bestellungen des Unternehmens verantwortlich ist. Andernfalls besteht die Gefahr doppelter Bestellungen.
• Nutzen Sie ein elektronisches System wie Einkaufssoftware, um Bestellungen zu verwalten. Dies wird unnötigen Papierkram eliminieren und es einfacher machen, Bestellungen zu verfolgen.
• Fügen Sie die Verkaufsbedingungen in die Bestellung ein und spezifizieren Sie die Verantwortlichkeiten jeder Partei.
• Erstellen und speichern Sie Kopien der Bestellungen.
• Richten Sie einen Genehmigungsprozess für Bestellungen ein, um Kosten zu kontrollieren.

Bestellung vs. Rechnung

Eine Rechnung ist eine offizielle Zahlungsanforderung oder Erinnerung, die vom Verkäufer an den Käufer gesendet wird, sobald die Bestellung erfüllt ist. Sie definiert die Bestätigung des Verkaufs und listet die gelieferten Produkte oder Dienstleistungen sowie den geschuldeten Betrag auf. 

Eine Rechnung besteht in der Regel aus der Rechnungsnummer, Verkäuferinformationen, Zahlungsdatum und dem fälligen Gesamtbetrag. Rechnungen sind hilfreich, um Überzahlungen und doppelte Bestellungen zu verhindern. Sowohl eine Rechnung als auch eine Bestellung sind rechtsverbindliche Einkaufsdokumente und spielen eine entscheidende Rolle in der kommerziellen Kommunikation über Einkäufe.

Bestellung vs. Auftragsbestätigung

Eine Auftragsbestätigung (SO) wird vom Verkäufer erstellt, um zu bestätigen, dass er die vom Käufer angeforderten Produkte oder Dienstleistungen bereitstellen kann. Auftragsbestätigungen bestätigen auch, dass der Verkäufer die Bedingungen und Konditionen sowie andere Details der Bestellung, einschließlich Mengen, Preise und Zahlungsbedingungen, überprüft und akzeptiert hat.

Während eine Rechnung das Datum zeigt, an dem die Kosten für Produkte oder Dienstleistungen dem Käufer in Rechnung gestellt werden, zeigt eine Auftragsbestätigung das Datum an, an dem die Bearbeitung einer Bestellung begonnen hat. Außerdem wird eine Auftragsbestätigung an den Käufer gesendet, sobald die Bestellung bearbeitet wird.