G2 verfolgt ständig die sich entwickelnde B2B-Technologiebranche, insbesondere in dieser unsicheren Zeit. Im Rahmen einer Artikelserie, die auf einer kürzlich durchgeführten Umfrage basiert, haben G2-Analysten einige wichtige Probleme und Statistiken hervorgehoben, mit denen Mitarbeiter kleiner Unternehmen konfrontiert sind, während sie von zu Hause aus arbeiten, sowie mögliche Werkzeuge und Maßnahmen, die jeder ergreifen kann.

G2 führte zwischen dem 24. und 27. März eine Umfrage zur Fernarbeit von zu Hause aus durch, um weitere Einblicke in die Erfahrungen mit der Fernarbeit aufgrund des aktuellen COVID-19-Ausbruchs zu gewinnen. Wir erhielten Antworten von 676 Nutzern, die alle Unternehmensgrößen repräsentieren – Großunternehmen, mittelständische und kleine Unternehmen – aus über 18 verschiedenen Branchen. Wir wollten die Herausforderungen verstehen, denen diese Unternehmen gegenüberstehen, während sie sich an die Fernarbeit anpassen. Insbesondere wollten wir verstehen, wie Unternehmen ihre Kommunikationsprozesse aktualisieren, wie ihre Ausgaben beeinflusst werden, welche Sicherheitsbedenken sie haben könnten und wie wohl sich ihre Mitarbeiter fühlen, von zu Hause aus mit ihren aktuellen Werkzeugen zu arbeiten.

Kleine Unternehmen sind am langsamsten bei der Einführung von Fernarbeitstechnologie

Da 88 % der Befragten aufgrund der Coronavirus-Epidemie von zu Hause aus arbeiten, sollte es nicht überraschen, dass die meisten Mitarbeiter sehen, wie ihr Unternehmen Software und Prozesse rund um Kommunikation, Business Instant Messaging Software und Mitarbeiterkommunikationssoftware aktualisiert. Diese Plattformen helfen, die Last der Kommunikation mit allen Mitarbeitern, die Vollzeit von zu Hause aus arbeiten, zu erleichtern.

Obwohl Großunternehmen und mittelständische Unternehmen Aktualisierungen mit einer Rate von 60 % bzw. 50 % erfahren, aktualisieren kleine Unternehmen ihre Kommunikationstools nur mit einer Rate von 40 %. Tatsächlich haben kleine Unternehmen in sieben der acht wichtigsten Bereiche die niedrigsten Aktualisierungsraten.

Es gibt viele mögliche Faktoren, die diese Statistik erklären könnten. Zum Beispiel könnten Unternehmen so wenige Mitarbeiter haben, dass sie effektiv per E-Mail, Instant Messaging oder Telefon kommunizieren können; oder sie haben nicht das Budget, um solche Tools zu aktualisieren oder zu investieren. Budget könnte jedoch kein Hindernis sein, da es Dutzende von Business Instant Messaging Software gibt, die kostenlose Testversionen anbieten und speziell für kleine Unternehmen entwickelt wurden. Unabhängig von der Größe Ihrer Organisation erleichtert diese Art von Software Einzelgespräche, direkte Nachrichten und Nachrichten innerhalb vordefinierter Gruppen und Teams, während sie den E-Mail-Verkehr reduziert.

Laut unserer Umfrage sind die größten Zuwächse bei der Technologie oder den Geschäftsprozessen kleiner Unternehmen infolge des COVID-19-Ausbruchs:

• • 54 % - Meeting-Management-Software
  • 40 % - Kommunikation
  • 27 % - Projektmanagement-Software

Technologieausgaben und zukünftige Nutzung kleiner Unternehmen

Ähnlich wie bei Technologieaktualisierungen erwarten etwa 40 % der Mitarbeiter kleiner Unternehmen, dass die Softwareausgaben ihres Unternehmens steigen werden, was wiederum weniger ist als bei mittelständischen (43 %) und großen (54 %) Organisationen. Warum geben kleine Unternehmen weniger aus als mittelständische und große Unternehmen? Haben sie kleinere Budgets oder sind sie finanziell nicht so gut vorbereitet, um plötzliche und unerwartete Veränderungen in der Wirtschaft und auf dem Markt zu bewältigen?

Laut einer Studie von JPMorgan Chase & Co., die 600.000 kleine Unternehmen befragte, hält das durchschnittliche kleine Unternehmen etwa 27 Tage an Cash-Reserven auf der Bank, was bedeutet, dass das durchschnittliche kleine Unternehmen 27 Tage an Cash-Abflüssen aus seinem Cash-Bestand zahlen könnte, wenn seine Zuflüsse stoppen.

Diese Statistik könnte weiter erklären, warum kleine Unternehmen zögerlich oder weniger bereit sind, ihre Technologieausgaben zu erhöhen, als Reaktion darauf, dass ihre Mitarbeiter aufgrund des Coronavirus Vollzeit von zu Hause aus arbeiten.

Die meisten Mitarbeiter glauben, dass diese Software bleiben wird

Wir haben das Glück, die Technologie zu haben, die wir haben, wie unzählige Software, schnelles WLAN, Smartphones, Cloud-Computing, Instant Messaging und so weiter. Diese Technologien haben es uns ermöglicht, nicht nur erfolgreich von zu Hause aus zu arbeiten, sondern auch mit Kollegen und Kunden sofort zu kollaborieren und zu kommunizieren. Es wäre sinnvoll, dass Unternehmen diese Software nach der COVID-19-Epidemie weiterhin nutzen würden.

Als Reaktion auf unsere Umfrage glauben fast 90 % der Mitarbeiter kleiner Unternehmen, dass mindestens einige der Änderungen, die an ihrer Technologie oder ihren Prozessen vorgenommen wurden, dauerhaft bestehen bleiben werden. Und warum sollten sie nicht? Weitere Studien zeigen, dass das Arbeiten von zu Hause aus zu einer höheren Produktivität führt, und laut einer Canada Life-Umfrage stimmen 77 % der Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, zu, dass sie produktiver sind als im Büro. Dies könnte auf eine strukturiertere und ruhigere Umgebung mit weniger Ablenkungen zurückzuführen sein. Eine Stanford-Umfrage ergab, dass Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, 13 % produktiver sind als ihre Kollegen im Büro.

Darüber hinaus gibt das Arbeiten von zu Hause aus den Mitarbeitern mehr Autonomie, da einige Menschen sehr genau darauf achten, wann und wie sie arbeiten. Wenn Menschen zu Hause sind, haben sie mehr Kontrolle und arbeiten auf eine Weise, die ihnen am besten passt. Das Arbeiten von zu Hause aus eliminiert auch den Arbeitsweg der Mitarbeiter, was Stress und Reisekosten reduzieren kann, was zu einer glücklicheren, gesünderen und motivierteren Belegschaft führt. Schließlich, und vielleicht der wichtigste Grund für ein Unternehmen, seine Software-Upgrades beizubehalten, ist die Vorbereitung für den Fall, dass eine weitere Tragödie oder Epidemie eintritt und die Mitarbeiter gezwungen sind, von zu Hause aus zu arbeiten. Wenn Unternehmen bereits die richtige Software und die richtigen Werkzeuge haben, können Mitarbeiter nahtlos vom Büro ins Homeoffice wechseln.

Potenzielle Sicherheitsrisiken: 23 % der Remote-Mitarbeiter kleiner Unternehmen haben keine Sicherheitsschulung

Unabhängig von der Unternehmensgröße haben etwa ein Drittel der Befragten Probleme mit Sicherheitsrisiken im Heim- und öffentlichen Netzwerk erlebt, während sie aufgrund von COVID-19 remote arbeiten. Innerhalb kleiner Unternehmen haben nur 23 % der Mitarbeiter eine erforderliche Sicherheitsschulung erhalten, verglichen mit 32 % bei mittelständischen Unternehmen und 31 % bei Großunternehmen. Die Quintessenz hier ist, dass nicht nur eine Mehrheit der kleinen Unternehmen erheblich an Sicherheitstools und Schulungen fehlt, während sie von zu Hause aus arbeiten, sondern sie sich einfach nicht so sehr auf die allgemeine Sicherheit konzentrieren, wie sie könnten. Laut Aaron Walker, G2s Experte für Cloud-, Anwendungs- und Netzwerksicherheitstechnologien, umfassen einige Netzwerksicherheitsrisiken, die das Arbeiten aus der Ferne mit sich bringt:

• Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk
  Netzwerkzugriffsrichtlinien sollten den Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk, Anwendungen und andere Informationen, die Hacker schätzen, einschränken; diese Richtlinien helfen sicherzustellen, dass nur autorisierte Parteien mit einem legitimen Bedarf Zugriff haben, um sensible Daten anzuzeigen, zu bearbeiten oder zu verwenden. Mit Identity and Access Management (IAM) Software können Unternehmen die Identität ihrer Mitarbeiter authentifizieren, bevor sie Zugriff auf Unternehmensressourcen gewähren.

• Fehlende Compliance-Richtlinien
  Compliance-Richtlinien sollten entwickelt werden, um den Verlust sensibler oder persönlicher Informationen zu verhindern. Organisationen sollten sensible Datenspeicher und sensible Daten während der Übertragung mit Verschlüsselungssoftware und Data Loss Prevention Software umreißen und verschlüsseln, um Unternehmen zu helfen, zu verhindern, dass Daten ohne Genehmigung extrahiert werden.

• Passwortrichtlinien
  Unternehmen sollten verlangen, dass Geräte- und Kontopasswörter regelmäßig aktualisiert werden. Sie sollten auch starke Passwortschutzrichtlinien durchsetzen, die den branchenüblichen Richtlinien entsprechen, wie sie NIST (National Institute of Standards and Technology) jedes Jahr veröffentlicht.

• Bring-your-own-device „BYOD“-Richtlinien
  Diese Richtlinien sind bei modernen Unternehmen weit verbreitet, aber Unternehmen sollten dennoch alle Geräte, die mit ihrem Netzwerk verbunden sind, genau im Auge behalten. Der schwierigste Aspekt des BYOD-Sicherheitsmanagements besteht darin, sicherzustellen, dass sensible Dateien und Informationen das Netzwerk nicht verlassen, daher sollten Unternehmen regelmäßige Anti-Malware-, Anwendungs- und Systemaktualisierungen durchsetzen.

Selbst wenn einem kleinen Unternehmen die Finanzen oder IT-Ressourcen fehlen, um alle oder einige der oben genannten Empfehlungen umzusetzen, während ihre Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, gibt es mehrere einfach zu bedienende Antivirus-Software Optionen auf dem Markt, die nicht nur effektiv gegen potenzielle Malware, Viren, Würmer, Trojaner oder Adware sind, sondern auch einfach einzurichten sind. Dies ermöglicht es fast jedem Mitarbeiter, eine dieser Software remote zu installieren und zu verwalten, was zusätzliche Sicherheit und Seelenfrieden für sie und ihr Unternehmen bietet.

Die neue Normalität?

Da das Arbeiten von zu Hause aus oder remote zur neuen Normalität geworden ist, zumindest für die nahe Zukunft, müssen Unternehmen aller Größen, insbesondere kleine Unternehmen, mehr Ressourcen darauf konzentrieren, ihre Werkzeuge zu implementieren und zu aktualisieren, insbesondere in Bezug auf Meetings, Kommunikation und Produktivität. Es scheint eine Korrelation zwischen Mitarbeitern zu geben, die die Werkzeuge zu Hause haben, die sie zum Erfolg benötigen, und dem Gefühl, sich beim Remote-Arbeiten wohlzufühlen. Unsere Umfrage zeigt, dass von den 85 % der Mitarbeiter, die glauben, dass ihr Unternehmen ihnen ausreichende Werkzeuge zur Verfügung gestellt hat, um von zu Hause aus zu arbeiten, 86 % sich beim Remote-Arbeiten wohlfühlen. Andererseits fühlen sich von den 15 %, die nicht zustimmen, dass sie die Werkzeuge haben, die sie benötigen, nur 55 % beim Arbeiten von zu Hause aus wohl.

Dies ist die Zeit, in der Unternehmen gezwungen sind, neue Technologien und Prozesse zu übernehmen, weil ihre Mitarbeiter sie nutzen müssen, um erfolgreich zu sein. Unsere Studien zeigen, dass die meisten Mitarbeiter glauben, dass diese Werkzeuge so in ihren Alltag integriert werden, dass zumindest einige, wenn nicht alle, dieser Produkte bleiben werden.

Umfragemethodik: Daten gesammelt von 676 Befragten vom 24. bis 27. März. Befragte sind Geschäftsleute, die derzeit Vollzeit remote arbeiten, 88 % arbeiten direkt als Reaktion auf die COVID-19-Pandemie von zu Hause aus. Die Befragten stammen aus Nordamerika, APAC oder EMEA, kommen aus allen Branchen und Rollen und umfassen eine Mischung aus G2-Nutzern und externen Befragten.