Gosto de como o software é muito baseado em digital. Não só os seus gerentes de propriedade podem aprovar as faturas diretamente no site, mas também a fatura pode até ser paga, ali mesmo, usando o CondoWorks! Não há mais necessidade de imprimir cheques no seu escritório ou esperar que seus oficiais de assinatura os assinem. Tudo feito digitalmente e impresso remotamente. Ou, se o seu banco permitir EFT também, o CondoWorks faz isso também. Além disso, a forma como as faturas são organizadas no site atende às nossas necessidades.
Não só isso, para provar que a tecnologia do CondoWorks atendeu às nossas necessidades, você, ou até mesmo seus fornecedores, poderiam simplesmente fazer o upload das faturas para que o parser de IA detecte todas as informações, como a data, o número da fatura e o valor devido! Isso economiza muito tempo para todos.
A página principal onde você vê faturas, fornecedores e pagamentos é fácil de entender e navegar; embora simples, esta é uma excelente maneira para um software como este começar. O site ainda oferece um recurso de Download em Massa, que nos permite baixar todas as faturas que estão presentes com nossos filtros de pesquisa, então as temos todas em formato .pdf para arquivamento. Eu uso isso para filtrar por mês para nosso relatório de faturas pagas no final do mês. Há também um sistema de "Comentários" onde qualquer usuário pode comentar em uma fatura e @Marcar outros para que eles recebam uma notificação por e-mail sobre o que precisam fazer com a fatura/pagamento. Isso é ótimo, pois substitui colocar notas adesivas em faturas de papel.
O software é muito amigável, pois é fácil não só para nós, clientes do CondoWorks, usarmos, mas também para nossos fornecedores, que acabaram de ouvir falar dele agora por nós! Eles recebem um e-mail que lhes diz os passos sobre como usar o software para que possam fazer o upload das faturas por conta própria para que possamos vê-las de lá. É até possível inscrever um membro do conselho/estratégia de terceiros no CondoWorks para que possam usar o software para aprovar faturas, se necessário. O site realmente é feito para todos!
O atendimento ao cliente deste sistema é muito útil e realmente atende às nossas necessidades quando as solicitamos. Braedon Hebert e Ethan Siu são excelentes CSRs, e não importa o que precisemos que eles nos ajudem, eles nos ajudam e estão sempre felizes em fazê-lo.
Nossa empresa, Assertive Northwest Property Management, viu esta oportunidade como sendo a mesma que contratar outro funcionário, e com o que o CondoWorks ofereceu em comparação,
Na nossa era digital que define nosso século atual, software como o CondoWorks que substitui nosso antigo padrão da indústria de contabilidade: Esperar que as faturas sejam enviadas por e-mail/correio para nós, aprovar faturas pessoalmente, inserir os dados em nosso software de contabilidade manualmente, imprimir cheques, manter cópias em papel das faturas, é algo que precisamos começar a usar. Sem isso, é como se ainda estivéssemos na idade da madeira. Antes tarde do que nunca. Análise coletada por e hospedada no G2.com.
Até agora, como o sistema ainda é tão novo, ainda precisa de novos recursos. O sistema é capaz de gerenciar apenas duas contas bancárias—fundos Operacionais e de Reserva. Aqui na Colúmbia Britânica, as stratas exigem contas bancárias separadas para Contribuições Especiais. No entanto, isso não é um problema que o CondoWorks ainda não suporte; contornamos isso configurando "Pular Pagamento" na fatura no CW e, em seguida, imprimindo o cheque do nosso software de contabilidade a partir da conta bancária correta de Contribuição.
Outro problema é que, se você ficar inativo no site por cerca de 15 minutos, a sessão expira e você sempre tem que fazer login novamente. Isso pode ser irritante e esperamos que eles adicionem uma opção para estender o tempo para isso. 60 minutos é um tempo mais razoável, pois, embora lidemos com clientes caros e seus ativos monetários, não é um grande risco que algum usuário indesejado faça algo errado—pelo menos em nosso escritório.
Mais um problema é que o recurso "Descrição Automática da Fatura" só adiciona o mês da fatura no formato numérico. O que esperamos no futuro é que as descrições sejam um modelo no qual escrevemos o modelo de texto nas Opções do Fornecedor, e tudo o que o analisador faz é corresponder o mês no formato de palavra. Por exemplo: "Manutenção Mensal da Paisagem Maio/2021", onde nas Opções, escreveríamos "Manutenção Mensal da Paisagem MMMM/AAAA".
Por último, não importa o que aconteça, se você inscrever um de seus fornecedores no CondoWorks, eles receberão uma notificação por e-mail sobre isso. Muitas vezes, em nosso mundo de e-mails de spam e promoções indesejadas, não é fácil para nossos fornecedores saber se isso é legítimo ou não, então eles vêm até nós para reclamar. No entanto, nosso remédio para isso é informá-los sobre o serviço com antecedência. Isso, na verdade, ainda é uma coisa boa, pois queremos que nossos fornecedores o usem porque, no futuro, todos vão saber o que é o CondoWorks e estarão usando! Análise coletada por e hospedada no G2.com.
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