Saiba Mais Sobre Soluções ERP para Educação
O que são Suítes ERP para Educação?
Sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP) foram originalmente desenvolvidos para ajudar grandes empresas de manufatura a gerenciar seus negócios. Nos últimos anos, a indústria da educação tem se voltado cada vez mais para sua própria versão de software ERP, fornecendo às instituições de ensino a tecnologia para ajudá-las a maximizar a eficiência à medida que suas demandas diárias se tornam mais complexas.
As suítes ERP para educação são sistemas integrados com módulos que gerenciam as funções "back office" de uma escola, faculdade ou universidade. Como as suítes ERP geralmente se preocupam com o gerenciamento de recursos, isso significa que a maioria dos sistemas inclui módulos principais para automatizar tarefas diárias nos departamentos de finanças e recursos humanos da instituição. Mas esses sistemas frequentemente incluem funcionalidades para gerenciar uma variedade de outros processos tratados por administradores educacionais, incluindo admissões, pagamentos de taxas estudantis, transporte, agendamento e planejamento curricular. Os sistemas ERP para educação podem ajudar os administradores a organizar os volumes de dados que esses sistemas coletam sobre as operações de sua instituição e usar ferramentas de análise para entender como tornar seus processos mais eficientes e eficazes.
Principais Benefícios das Suítes ERP para Educação
- Melhorar a precisão e acessibilidade dos dados
- Automatizar tarefas empresariais complexas e demoradas
- Racionalizar a comunicação interdepartamental e o compartilhamento de dados
- Usar análises de dados avançadas para otimizar operações
- Aumentar a matrícula e retenção com experiências estudantis mais personalizadas
Por que Usar Suítes ERP para Educação?
As suítes ERP para educação podem ser ferramentas transformadoras para qualquer escola, distrito ou universidade que busque melhorar a gestão das práticas empresariais da organização.
Racionalizar o compartilhamento de dados entre departamentos — As suítes ERP projetadas para educação podem ajudar as instituições a reduzir sua dependência de processos manuais para registrar e compartilhar dados importantes sobre seus processos empresariais diários. Depender de registros em papel para gerenciar documentos financeiros e de RH significa que os dados são menos acessíveis a outros departamentos, então diferentes partes da organização podem estar trabalhando com conjuntos de dados incompletos ou inconsistentes. Mesmo que a escola tenha digitalizado seus registros, se esses dados estiverem localizados em diferentes sistemas que não "conversam" entre si, o isolamento desses dados pode causar problemas. As suítes ERP para educação são projetadas com a integração em mente, para que os administradores possam ter confiança de que estão olhando para os dados mais atualizados, independentemente do departamento. Facilitar o compartilhamento de dados também pode incentivar uma maior colaboração entre departamentos em projetos e iniciativas, especialmente em grandes faculdades e universidades com milhares de funcionários e estudantes.
Identificar áreas para melhorar o desempenho — As instituições podem reunir montanhas de dados sobre suas operações, mas essa informação é inútil a menos que os líderes escolares tenham uma maneira de compilá-la e transformá-la em insights acionáveis. A natureza interconectada das suítes ERP significa que os dados da instituição sobre finanças, funcionários e estudantes estão alojados em um único sistema, fornecendo uma grande nuvem de dados que pode ser explorada para obter insights. Os desenvolvedores de suítes ERP para educação estão cada vez mais incorporando funções de análise em seus produtos para que os administradores possam entender melhor como sua instituição está se saindo. Esses dados podem frequentemente ser personalizados dependendo do papel da pessoa que está visualizando os dados. Por exemplo, um líder de uma escola K–12 poderia criar painéis financeiros compilados a partir dos dados de vários departamentos, potencialmente identificando áreas que poderiam ser alvo de economias de custo. Um administrador de uma universidade pode analisar tendências em admissões e matrículas de estudantes para informar melhor sua estratégia de recrutamento para o próximo ciclo de admissões. Com análises especificamente projetadas para as necessidades das instituições educacionais, os dados coletados pelas suítes ERP para educação podem se tornar mais valiosos.
Automatizar tarefas empresariais — Os recursos em muitas instituições educacionais são escassos, então melhorar a eficiência é um ponto de venda importante para as suítes ERP para educação. Produtos ERP integrados para educação têm ferramentas de automação embutidas que permitem que os administradores realizem tarefas rotineiras mais rapidamente. Essas tarefas automatizadas variam, dependendo de qual departamento está usando o software. Um administrador de RH pode automatizar tarefas típicas como processar a folha de pagamento ou atualizar registros de funcionários. Conselheiros acadêmicos poderiam executar uma auditoria de progresso de grau para determinar rapidamente quais aulas um estudante já fez e quais ainda precisa. Contas de estudantes poderiam ser enviadas automaticamente em intervalos personalizados e pagamentos aceitos através de um portal de autoatendimento online.
Quem Usa Suítes ERP para Educação?
As suítes ERP para educação são frequentemente sistemas expansivos e interconectados que podem tocar quase todos os aspectos de uma instituição, então podem ser usadas por uma variedade de pessoal escolar. Mais frequentemente, no entanto, são usadas por administradores que lidam com as funções de back office que mantêm as operações diárias da instituição em ordem.
Profissionais de recursos humanos — Administradores de RH usam os módulos de RH das suítes ERP para gerenciar informações de funcionários, armazenar registros, rastrear ausências, processar a folha de pagamento e gerenciar avaliações de funcionários.
Profissionais de finanças — Contadores e outros funcionários do departamento financeiro usam os módulos financeiros das suítes ERP para acompanhar despesas e receitas. Ferramentas de orçamento também permitem que os funcionários de finanças desenvolvam projeções orçamentárias com base em dados de vários departamentos.
Liderança institucional — Administradores de alto nível usam as suítes ERP para obter uma visão global das operações de sua instituição. Ferramentas de análise permitem que eles obtenham insights sobre como a instituição está se saindo em diferentes áreas e tomem decisões estratégicas com base nesses dados.
Tipos de Suítes ERP para Educação
K–12 vs. ensino superior — Algumas suítes ERP para educação são mais voltadas para o mercado de educação K–12, oferecendo recursos que podem ser usados com mais frequência em uma escola primária ou secundária, como um portal online para os pais verificarem as notas de um estudante. Outros produtos de suíte ERP atendem a instituições de ensino superior, oferecendo funcionalidades que são mais relevantes para essas instituições (gerenciamento de ajuda financeira ou aconselhamento acadêmico, planejamento de grau para estudantes, etc.).
Produtos tudo-em-um vs. sistemas modulares — Os fornecedores de suítes ERP para educação às vezes vendem seus produtos de forma modular, para que um cliente possa comprar a suíte inteira ou apenas um componente dela. Por exemplo, uma instituição que já possui um sistema de RH que deseja continuar usando poderia comprar apenas o módulo de finanças e contabilidade de um fornecedor de software ERP. Em outros casos, as suítes ERP para educação são vendidas como um pacote único, então quando você compra a suíte, você obtém todos os módulos incluídos nela.
Recursos das Suítes ERP para Educação
Finanças e contabilidade — As suítes ERP para educação contêm módulos ou produtos para gerenciar as finanças de uma instituição. Essas ferramentas geralmente incluem a capacidade de gerenciar o livro razão geral, contas a pagar, contas a receber, compras, orçamento e outras funções do departamento financeiro.
Módulo de recursos humanos — Uma porcentagem significativa do orçamento de uma organização é dedicada ao seu capital humano, então as suítes ERP geralmente ajudam as organizações a gerenciar seus funcionários. Tarefas comuns de RH, como manter registros de funcionários, registrar ausências de funcionários e solicitações de folga, rastrear atribuições de trabalho e processar a folha de pagamento, são tipicamente incluídas. Esses produtos também podem ter mais recursos de RH específicos para educação, como conduzir avaliações de professores ou professores e manter registros das credenciais acadêmicas e profissionais de um funcionário.
Contas de usuário — Nem todo funcionário necessariamente precisa de acesso a todas as partes de uma suíte ERP. Algumas suítes permitem que os administradores controlem quais módulos de uma suíte um determinado usuário tem acesso, para que um conselheiro acadêmico possa ser negado permissão para consultar registros de RH.
Análises — Ferramentas de análise embutidas dão aos administradores a capacidade de usar os dados coletados pelo sistema ERP para identificar tendências emergentes, analisar mudanças demográficas ou prever resultados futuros. Painéis de análise exibem os dados compilados em formatos gráficos que podem ilustrar melhor o desempenho da instituição em uma determinada área. Os administradores podem usar esses insights para orientar decisões estratégicas ou definir prioridades.
Relatórios — As instituições educacionais são frequentemente sujeitas à supervisão por agências reguladoras e devem periodicamente relatar sobre tópicos como currículo, ajuda financeira e resultados estudantis. As funções de relatório nas suítes ERP para educação podem compilar relatórios pré-configurados que estão prontos para serem entregues às agências apropriadas, reduzindo o tempo e o esforço necessários para compilar os dados manualmente. Ferramentas de relatório também podem ser usadas para gerar relatórios sobre admissões, captação de recursos, marketing ou outros tópicos para discussão interna e tomada de decisões.
Integrações — A maioria das suítes ERP para educação possui um sistema de informações estudantis embutido ou se integra a um SIS para que informações como matrículas de estudantes possam ser vinculadas ao desempenho empresarial da instituição. Outros produtos com os quais os ERPs para educação geralmente se integram incluem software de aconselhamento, software de gerenciamento de ajuda financeira e software de admissões e matrículas.
Faturamento e pagamentos de taxas — Faturas podem ser geradas automaticamente e enviadas para estudantes ou pais, que podem ter a opção de pagar usando um portal de pagamento online.
Compatibilidade com dispositivos móveis — Sistemas ERP para educação podem oferecer aplicativos móveis que podem expandir o acesso aos dados do sistema. Por exemplo, um funcionário pode usar o aplicativo para verificar seu contracheque ou status de benefícios. Estudantes e pais podem ter sua própria versão do aplicativo para fazer pagamentos ou revisar as finanças de um estudante.
Login único — Sistemas que oferecem funcionalidade de SSO permitem que os usuários façam login com um único clique, mesmo que estejam acessando vários sistemas.
Tendências Relacionadas às Suítes ERP para Educação
Aumento das análises, IA e modelagem preditiva — À medida que a matrícula em faculdades e universidades diminuiu em todo o país, a pressão sobre os administradores de ensino superior para atrair e reter estudantes qualificados se tornou ainda mais intensa. As ferramentas de análise avançadas que acompanham um número crescente de suítes ERP para educação oferecem uma solução potencial, dando aos líderes educacionais novos insights sobre os dados que coletam sobre as operações de sua instituição. Ferramentas de análise poderiam desenvolver um relatório sobre as campanhas de recrutamento mais recentes da escola e quão eficaz foi o marketing em engajar estudantes potenciais e aumentar as receitas de matrícula, por exemplo. Análises financeiras poderiam ajudar os administradores a analisar o desempenho da instituição e determinar onde investimentos ou cortes poderiam ser úteis. Ferramentas mais avançadas estão incorporando inteligência artificial e modelagem preditiva para determinar quais estudantes podem estar em risco de reprovação, permitindo que conselheiros acadêmicos entrem em contato proativamente e ofereçam suporte.
Mudança para a nuvem — Enquanto muitas empresas mudaram para a computação em nuvem, muitas instituições educacionais têm sido lentas em adotar esse modelo. Muitos sistemas legados em instituições educacionais são instalados localmente, possivelmente em servidores gerenciados pelos administradores de TI da universidade. Mover dados para suítes ERP baseadas em nuvem dá aos administradores maior flexibilidade para aumentar a capacidade de seus sistemas para gerenciar a demanda, como durante os períodos de registro, quando muitos estudantes estão tentando se inscrever em aulas ao mesmo tempo. Sistemas baseados em nuvem também tornam os dados da instituição mais acessíveis entre departamentos, pois esses dados podem ser acessados de qualquer lugar. Essa flexibilidade e agilidade aumentadas permitem que grandes instituições se adaptem às necessidades dos estudantes em mudança. Também há benefícios potenciais de segurança ao ter os dados da instituição gerenciados 24/7 em servidores que são frequentemente atualizados, em vez de depender dos funcionários de TI internos da instituição, que provavelmente têm muitas outras responsabilidades relacionadas à tecnologia no campus.
Software e Serviços Relacionados às Suítes ERP para Educação
Sistemas de informações estudantis — Algumas suítes ERP para educação têm um SIS embutido para gerenciar dados de estudantes, notas, currículo e matrículas. Em alguns casos, a suíte ERP foca exclusivamente em funções empresariais e uma instituição precisará usar um SIS externo que se integre aos módulos empresariais.
Software de finanças e contabilidade para educação — Esses produtos gerenciam e automatizam processos financeiros essenciais para uma instituição educacional, incluindo livro razão geral, contas a pagar, contas a receber, compras e orçamento. As suítes ERP para educação tipicamente incluem um componente financeiro, mas algumas organizações podem optar por usar um produto de finanças ou contabilidade diferente em conjunto com uma suíte ERP.
Software de RH para educação — As suítes ERP para educação podem incluir um módulo de RH para gerenciar a folha de pagamento, ausências de funcionários, registros de pessoal, avaliações e outras necessidades de capital humano. Algumas organizações podem usar software de RH de propósito geral que se integra à sua suíte ERP.
