Que problemas é BuildOps E como isso está te beneficiando?
A principal vantagem do BuildOps é reunir uma série de soluções de software distintas em um único programa. Estávamos gastando muito tempo fazendo entrada de dados dupla ou tripla. Criávamos uma ordem de serviço no QuickBooks e depois a despachávamos manualmente para um técnico via papel. Se o trabalho precisasse de um orçamento, colocávamos no nosso software de estimativa e depois digitávamos o orçamento no Microsoft Word. Em seguida, íamos para o Outlook e enviávamos o orçamento por e-mail para o cliente. Quando um orçamento era aceito, voltávamos ao QuickBooks e transformávamos o orçamento em uma ordem de serviço que era despachada para um técnico via papel para realizar o trabalho. O técnico anotava todos os materiais, mão de obra e descrição do trabalho em uma fatura de papel. Pegávamos a fatura e a inseríamos manualmente no QuickBooks, depois gerávamos e enviávamos a fatura por correio ou e-mail. Se o cliente quisesse pagar com cartão de crédito, o processo era demorado para a equipe do escritório.
Com o BuildOps, inserimos a ordem de serviço e atribuímos o trabalho digitalmente a um técnico. O técnico pode rastrear tempo, materiais, mão de obra, compras, fotos de antes/depois, documentos relacionados ao trabalho e outros itens importantes através de um aplicativo muito bem projetado. Se for necessário um orçamento, o estimador pode colocar todas as informações necessárias (fotos, lista de materiais, etc.) no aplicativo enquanto está no local ou de volta ao escritório. Em seguida, o orçamento pode ser enviado por e-mail diretamente do BuildOps, que então rastreia o status do e-mail desde a abertura, leitura e resposta. O cliente pode aprovar o orçamento diretamente do e-mail. Uma vez aprovado, o orçamento é transformado em uma ordem de serviço com apenas alguns cliques e agendado digitalmente com um técnico. O técnico rastreia tudo no campo e todas essas informações podem então ser transformadas em uma fatura com apenas mais alguns cliques. A fatura é enviada por e-mail para o cliente diretamente do BuildOps e ele pode pagar online a partir de um link no e-mail (isso requer a configuração do serviço de pagamento através de outro provedor chamado Payabli, que é parceiro do BuildOps). O pagamento online é incrivelmente fácil de usar e nos poupa muito tempo em comparação com aceitar cartões de crédito por telefone.
Há também uma parte fantástica do programa que lida com trabalhos contratados maiores que ocorrem ao longo de meses e anos. Novamente, ele simplifica quase todos os processos que realizamos ao longo de um trabalho como este. Desde o orçamento até a montagem de pacotes de submissão, aplicações de pagamento até o rastreamento de custos do trabalho, o BuildOps torna cada processo e fluxo de trabalho mais rápido, mais consistente e mais organizado.
Todas as suas informações são armazenadas em um formato lógico e fácil de acessar. Se você precisar saber que tipo de luminária instalou para um cliente há quatro anos, é rápido e fácil encontrar no sistema.
Claro que você precisa dedicar tempo e esforço para configurar e personalizar tudo corretamente e seguir adiante em coisas como tirar fotos e salvar documentos no sistema. Todas essas coisas são bem projetadas e fáceis de usar, o que as torna rápidas e naturais após uma prática relativamente mínima.
O programa possui ótimos recursos de relatórios e rastreamento que permitem monitorar qualquer KPI que você possa estar interessado. Ele também libera muito tempo que era gasto lidando com uma infinidade de pequenos itens ao longo do dia. Análise coletada por e hospedada no G2.com.
