Planejamento de Aquisições

O que é planejamento de compras?

O planejamento de compras refere-se à determinação, avaliação e escolha dos bens que uma empresa precisa adquirir de fornecedores externos. O processo de compras envolve várias tarefas, desde determinar a demanda por um bem ou serviço até sua entrega e pagamento. O planejamento de compras é um componente crucial desse processo.

Muitas organizações usam software de planejamento de demanda para prever demandas futuras e gerenciar o estoque de acordo. Planejar as compras garante que uma empresa tenha os recursos para operar de forma eficaz. As empresas podem criar uma estratégia organizada para adquirir produtos e serviços, reduzindo riscos e despesas.

Software de Planejamento de Aquisições

Software que menciona planejamento de aquisições como recurso ou termo.

SAP Ariba

Smartsheet

Procore

Tipos de planos de compras

As organizações usam vários planos de compras para controlar suas atividades de aquisição. A estratégia de compras específica empregada depende dos objetivos e demandas da empresa. Abaixo estão alguns tipos comuns de planos de compras.

• Planos de compras consolidados detalham os requisitos de compra de uma organização para um determinado período. Ele combina as estratégias de compras de muitos departamentos e unidades de negócios.
• Planos de compras individuais descrevem os requisitos de compra de um departamento ou unidade de negócios específica de uma organização. É um plano detalhado que especifica os bens, serviços e tarefas precisas que a divisão deve obter em um determinado período.
• Planos de compras de projetos contêm informações sobre categorias de compras, procedimentos, cronogramas, orçamentos, listas de fornecedores e riscos.
• Planos de compras de emergência definem os requisitos para compras em caso de crise. Inclui todas as categorias, técnicas, cronogramas e capital para tarefas de compras urgentes.
• Planos de compras estratégicos compreendem os objetivos e táticas de compras de longo prazo de uma empresa. Examina os requisitos de compras, o estado do mercado e as oportunidades e perigos das atividades de compras.
• Planos de compras anuais descrevem os requisitos de compra da organização para um determinado ano fiscal. Inclui categorias, procedimentos, prazos, orçamentos e listas de fornecedores.

Benefícios do planejamento de compras

O planejamento de compras ajuda as organizações a alcançar seus objetivos de compras e melhorar as operações gerais. Alguns dos benefícios que o planejamento de compras oferece são:

• Economia de custos. As organizações economizam dinheiro localizando fornecedores acessíveis e negociando contratos vantajosos.
• Gestão de riscos. As empresas usam o planejamento de compras adequado para gerenciar os perigos associados às compras, como falha de fornecedores, problemas de qualidade e interrupções na cadeia de suprimentos. As organizações podem reduzir riscos potenciais identificando e criando medidas para mitigá-los.
• Melhorias nas relações com fornecedores. As empresas desenvolvem relações mais fortes com fornecedores encontrando vendedores que se alinham com seus requisitos e objetivos. Relações fortes com fornecedores ajudam as empresas a aumentar a eficiência e a confiabilidade de suas cadeias de suprimentos, beneficiando todas as operações.
• Ganho de eficiência. As organizações aumentam a eficiência otimizando os procedimentos de compras e reduzindo os tempos de ciclo e o desperdício.
• Melhor qualidade. As empresas garantem que os bens e serviços que adquirem estejam em conformidade com seus padrões de qualidade. Isso reduz o risco de problemas de qualidade e leva a contratos de longo prazo.
• Tomada de decisão aprimorada. As empresas melhoram seus processos de tomada de decisão pesquisando tendências de mercado e identificando ameaças ou oportunidades potenciais. Isso ajuda a criar estratégias de compras alinhadas com os objetivos da empresa.

Processo de planejamento de compras

Um processo estruturado e completo torna as compras eficientes. Aqui estão algumas etapas padrão no processo.

• Identificar as necessidades de compras da organização. Analisar os procedimentos de compras atuais de uma empresa, encontrar áreas potenciais de melhoria e descobrir os suprimentos, serviços ou projetos precisos ajuda as equipes a realizar o trabalho de base necessário para as compras.
• Criar objetivos de compras. Priorizar as tarefas de compras mais cruciais e alinhá-las com os objetivos da organização.
• Determinar o método de compras. Escolher uma técnica de compras com base nos objetivos da empresa. Isso pode incluir licitação competitiva, solicitação de propostas ou contratos diretos.
• Fazer um cronograma de compras. Incluir avaliação, negociação de contratos e entrega. O cronograma deve estar sincronizado com o calendário da organização.
• Planejar um orçamento para compras. O orçamento de compras deve considerar todas as despesas relacionadas às atividades de compras, como taxas de compras ou encargos de transporte.
• Determinar fornecedores potenciais. Realizar pesquisa de mercado, encontrar possíveis fornecedores e avaliar suas habilidades e credenciais.
• Definir critérios de avaliação. Avaliar fornecedores potenciais com base em suas credenciais e experiência. Os critérios são baseados nos objetivos de compras.
• Conduzir atividades de compras. Anunciar a oportunidade de compras, obter propostas de possíveis fornecedores, avaliar suas propostas, negociar contratos e obter os recursos.
• Monitorar e avaliar atividades de compras. Acompanhar as atividades de compras, avaliar o desempenho dos fornecedores e identificar áreas onde os processos de compras podem melhorar.

Planejamento de compras vs. planejamento de demanda

O planejamento de compras é às vezes confundido com o planejamento de demanda, mas os dois são diferentes.

Planejamento de compras é o processo de escolher o que uma empresa precisa adquirir de fornecedores externos. O plano descreve como escolher um fornecedor, determinar as necessidades de um projeto, concluir um contrato e obter suprimentos.

Planejamento de demanda otimiza a capacidade de uma empresa de satisfazer a demanda do cliente da maneira mais eficaz. Ele analisa vendas, bem como tendências de consumo, vendas históricas e dados de sazonalidade. O planejamento de demanda integra previsão de vendas, cadeia de suprimentos e gestão de estoque para alcançar seu objetivo.

O planejamento de demanda prevê a demanda futura usando informações de fontes internas e externas. Para planejar quanto adquirir ou criar para atender a essa demanda, as empresas podem usar a previsão para orientar a estratégia de vendas e operações.

Saiba mais sobre planejamento de demanda e entenda como atender às necessidades futuras usando dados antigos.