O que é QMS? Um guia sobre o Sistema de Gestão da Qualidade

Desde criar listas de tarefas no início do dia de trabalho até criar um plano de ação para encontrar amigos, um bom planejamento e processos fazem uma grande diferença.

Criar um sistema formalizado de processos empresariais é uma das melhores maneiras de reduzir desperdícios, diminuir custos e melhorar as condições de trabalho para sua equipe.

Ao ter documentação padronizada para uma ampla gama de práticas empresariais, as empresas são capacitadas a identificar tendências na produção. Você também pode comercializar de forma mais eficaz e melhorar o desempenho de seus funcionários.

Como organizar efetivamente toda a documentação importante em um só lugar quando ela pode estar em vários sistemas em toda a sua empresa? A resposta está no software de sistema de gestão da qualidade (QMS).

Implementar um QMS é uma das melhores maneiras de documentar todos os processos, procedimentos e responsabilidades da empresa em um local central. Os usuários devem pensar em um QMS como uma loja única para esses recursos.

O QMS também oferece soluções automatizadas que podem ser acessadas de qualquer lugar, facilitando a colaboração remota. Ele promove a melhoria contínua e permite que a organização tome decisões informadas e aja nas áreas que podem exigir otimização.

Diferença entre QMS e garantia de qualidade

Embora os conceitos possam parecer semelhantes, há uma diferença entre QMS e garantia de qualidade. O QMS é um conceito mais amplo que inclui os quatro componentes da gestão da qualidade - planejamento da qualidade, controle da qualidade, garantia da qualidade e melhoria da qualidade. Em comparação, a garantia da qualidade é uma parte ou um componente desse conceito maior.

Componentes do QMS

Um sistema de gestão da qualidade (QMS) simplifica a cadeia de suprimentos ao manter os quatro principais componentes da gestão da qualidade: planejamento da qualidade, controle da qualidade, garantia da qualidade e melhoria da qualidade. Eles se referem aos planos criados para fornecer produtos e serviços de qualidade aos clientes; os passos tomados para garantir padrões de qualidade.

O QMS abrange os processos acima e cria uma estrutura para uma abordagem estruturada. Ele garante a garantia da qualidade por meio de um procedimento padronizado para controle de qualidade. Também ajuda a melhorar a funcionalidade e garante que os processos funcionem bem juntos.

Planejamento da qualidade

O planejamento da qualidade identifica padrões de qualidade e planeja como satisfazê-los. Por exemplo, uma empresa automotiva fabrica peças de carro. Ao longo desse processo de fabricação, a empresa deve definir padrões para o material e delinear o processo de produção para os trabalhadores. Toda essa documentação pode ser armazenada em um sistema de gestão da qualidade.

Às vezes, um novo plano de qualidade pode surgir em resposta a um pedido do cliente. Como cada cliente é diferente, é importante planejar como satisfazer essas necessidades. Ao planejar etapas concretas, as empresas garantem uma boa experiência do cliente.

Garantia da qualidade e controle da qualidade

A garantia da qualidade e o controle da qualidade são integrais para implementar seu plano. Durante esse processo, as empresas devem considerar ações corretivas e preventivas (CAPAs). As CAPAs ocorrem quando você precisa mudar seu processo de produção em resposta a solicitações. Um QMS ajuda a gerenciar e rastrear CAPAs ao encaminhar automaticamente ações corretivas e preventivas para gerentes de qualidade. Eles podem então identificar rapidamente a causa principal do problema. Com o tempo, os dados coletados podem ser analisados para determinar áreas de melhoria de processo, como mudanças de equipamentos ou materiais, redesenho de processos ou iniciativas de segurança.

Melhoria da qualidade

A melhoria da qualidade envolve analisar os dados coletados do QMS e identificar áreas para melhoria. Isso permite que as empresas identifiquem obstáculos e forneçam soluções. Um sistema de gestão da qualidade gira em torno da melhoria contínua e mudança. Ele estará sempre mudando para refletir novos e melhorados procedimentos.

Tipos de QMS

Existem vários tipos de sistemas de gestão da qualidade para escolher. Cada indústria tem seu próprio conjunto de padrões; dependendo da sua organização, os padrões do QMS variariam. O sistema de gestão da qualidade mais comumente reconhecido e implementado internacionalmente é o ISO 9001. A organização internacional para padronização (ISO) publicou pela primeira vez o ISO 9001 em 1987 e é amplamente utilizado em várias indústrias para melhorar a comunicação em todos os níveis da cadeia de suprimentos, garantindo a satisfação do cliente.

O ISO 9001 serviu como um modelo para outros padrões ISO que atendem a uma indústria específica, incluindo a série ISO, como ISO 13485 para fabricantes de dispositivos médicos, ISO 4000 para sistemas de gestão ambiental, ISO 19011 para sistemas de gestão de auditoria e IATF 16949 para produtos relacionados à indústria automotiva.

Alguns dos outros exemplos comuns de sistemas de gestão da qualidade são:

• FDA 21 CFR Parte 820 (dispositivos médicos)
• ISO 17025
• ICH Q10
• GxP (dispositivos médicos)
• EU MDR & EU IVDR (dispositivos médicos)

Existem certas abordagens não padronizadas para QMS. Elas são:

• Melhoria contínua da qualidade (CQI): Foca na melhoria contínua.
• Gestão da qualidade total (TQM): Foca na gestão da qualidade em toda a organização.
• Seis Sigma: Foca em melhorar a qualidade minimizando defeitos.

Benefícios do sistema de gestão da qualidade

A implementação do QMS afeta todos os aspectos do desempenho de uma organização. Sem rastrear a satisfação do cliente, é difícil saber qual área da cadeia de suprimentos melhorar ou quais áreas requerem simplificação.

Os sistemas de gestão da qualidade têm vários benefícios; eles melhoram o processo geral de documentação, garantem um procedimento unificado e melhoram a qualidade dos produtos e serviços de uma empresa.

Vamos ver alguns benefícios.

• Conformidade com padrões de qualidade
• Qualidade melhorada
• Aumento na satisfação do cliente
• Eficiência melhorada
• Redução de custos
• Colaboração e comunicação melhoradas
• Políticas padronizadas coerentes
• Facilidade no treinamento de futuros funcionários
• Prevenção de riscos
• Documentação melhorada
• Manter relações fortes com clientes
• Gestão de fornecedores

QMS por indústria

A Organização Internacional para Padronização (ISO) define os parâmetros para sistemas de gestão da qualidade em várias indústrias. Esses sistemas de gestão da qualidade mantêm um alto nível de regulamentação e a integridade de bens e serviços. Vamos explorar como as indústrias usam sistemas de gestão da qualidade em suas operações diárias e garantem a gestão de ativos.

Alimentação

Um QMS eficaz para alimentos permite que empresas de alimentos e bebidas comuniquem aos seus clientes que fornecem um produto de alta qualidade e mantêm a conformidade. Uma maneira de fazer isso é através da documentação de requisitos de fornecedores. Dentro de um QMS, os usuários podem manter um documento contendo uma lista completa do que procurar ao avaliar o risco de um novo fornecedor. Um processo passo a passo para auditar um novo fornecedor permite que as empresas evitem perder possíveis problemas.

O QMS também ajuda a indústria alimentícia ao ajudar a inspecionar materiais recebidos. Isso permite que as empresas desenvolvam um sistema de registro de inspeções e acompanhem informações como a data de recebimento e a quantidade de mercadorias. Dentro do QMS, as empresas podem rastrear a qualidade dos bens dos fornecedores. Esses relatórios ajudam as empresas a ver como melhorar a segurança alimentar.

Indústria automotiva

Gestão de garantias e redução de desperdício de material de carro são apenas algumas maneiras pelas quais um QMS pode ajudar a indústria automotiva. Essas demandas estão evoluindo à medida que os fabricantes de automóveis se concentram na responsabilidade social corporativa e em como suas práticas de fabricação afetam o meio ambiente.

Além disso, a segurança do carro é a demanda mais importante dos clientes dos fabricantes automotivos. Um QMS pode ajudar os fabricantes de automóveis a melhorar isso, fornecendo um processo padronizado passo a passo para testes de segurança. Um QMS possui recursos de auditoria integrados que permitem aos usuários agendar auditorias de segurança e alertar os trabalhadores apropriados. Ele então armazena esses formulários de auditoria e cria relatórios para analisar os dados. Isso garante que testes de segurança adequados sejam realizados, com documentação para comprová-lo. Isso gera mais confiança dos clientes e resulta em melhores classificações de segurança e menos acidentes fatais de carro.

Cuidados de saúde

O ISO 13485 é o QMS padronizado para dispositivos médicos. Ele demonstra que todos os dispositivos médicos atendem consistentemente aos requisitos dos clientes e regulatórios. Ser certificado com o ISO 13485 permite que os provedores de saúde melhorem as operações cirúrgicas e comuniquem um nível de compromisso tanto para seus clientes quanto para os reguladores.

Mire nas estrelas (5/5)

Uma melhoria nos processos gerais da cadeia de suprimentos, produtos e serviços, quem não quer isso? Optar pelo software de sistema de gestão da qualidade certo pode reduzir substancialmente os custos, aumentar a eficiência e aumentar a satisfação do cliente. Mirar em obter aquelas avaliações de 5 estrelas é o caminho a seguir.

Você também pode melhorar a eficiência operacional escolhendo o layout de armazém certo que funciona para o seu negócio.

Este artigo foi publicado originalmente em 2019. Foi atualizado com novas informações.