Comunicação Verbal: Você Está Dizendo Mais do Que Pensa

Palavras são difíceis de ignorar.

É difícil manter a boca fechada quando sentimos fortemente sobre um assunto e impossível desligar nossos ouvidos quando ouvimos algo desagradável. Por causa disso, a comunicação verbal tem o poder de nos atrasar e nos impulsionar nos negócios.

Todos os tipos de comunicação envolvem uma mensagem viajando de um remetente para um receptor. O remetente tem a informação e então, usando um canal de comunicação, a entrega ao receptor.

A comunicação verbal pode ser complicada, pois o tempo entre o remetente e o receptor é quase nulo. Formas de comunicação escrita podem ser deixadas sem leitura ou erroneamente ignoradas, mas a comunicação verbal deixa tudo exposto.

Comunicação verbal nos negócios

Não importa o setor em que você trabalha ou o tamanho do seu negócio, a comunicação verbal é uma habilidade necessária. Ela é usada todos os dias com ou sem reflexão e, se uma resposta for necessária, é esperada imediatamente.

A comunicação verbal ocorre em várias situações diferentes no local de trabalho. Qualquer interação que envolva duas ou mais pessoas, falando e ouvindo é considerada comunicação verbal. A forte dependência de reuniões presenciais, chamadas telefônicas e videoconferências nos negócios, portanto, exige seu uso regular.

4 tipos de comunicação verbal

Os diferentes aspectos da comunicação verbal são estáticos, enquanto a forma como são executados é dinâmica. Isso torna as combinações de tipos de mensagens infinitas e a interpretação correta delas ainda mais importante. Entender mal a mensagem de alguém ou as partes da comunicação verbal usadas pode levar a uma resposta tola ou a confiar em informações não confiáveis. Listadas abaixo estão as quatro partes da comunicação verbal e por que elas são importantes para entender ou apresentar completamente uma mensagem.

1. Preparação

Preparação é o ato de se preparar para um determinado evento. Na comunicação verbal, as mensagens compartilhadas podem ser tão ensaiadas quanto um discurso de aceitação escrito no Oscar, ou tão impensadas quanto uma reação vocal ao ser picado por uma abelha.

Nos negócios, a quantidade que você deve se preparar para uma interação verbal depende de algumas coisas. Aqui estão algumas perguntas que você deve se fazer antes de entrar em uma situação onde a comunicação verbal dominará.

Com quem você está se comunicando?

Considere seu público. Se você está passando pela mesa de um colega para esclarecer algo, simplesmente tenha sua pergunta pronta. Se você está se dirigindo a uma equipe inteira, pode querer ter uma lista rápida de tópicos pronta. No entanto, se você está se encontrando com seu chefe e se perguntando como pedir um aumento, você vai querer se preparar, e talvez até ensaiar.

Qual é o tópico da discussão?

Contemple o assunto em questão. Os itens típicos discutidos em uma reunião semanal com seu gerente podem surgir naturalmente e exigir pouca ou nenhuma preparação. Por outro lado, tópicos sensíveis como salário, promoções e controvérsias no local de trabalho podem exigir mais tempo de preparação.

O que precisa ser alcançado até o final da discussão?

Defina uma meta para os tópicos a serem abordados. A comunicação verbal não estruturada pode levar a desvios. Embora conversas não relacionadas possam quebrar tópicos mais sérios e atuar como um refresco agradável, o tempo de todos é valioso e não deve ser desperdiçado. Um conjunto preparado de assuntos ajudará a manter a reunião no caminho certo, e se o tempo permitir uma breve menção à nova máquina de cappuccino na cozinha, então que assim seja.

Embora preparar-se possa ser um incômodo, é uma ótima maneira de ser mais eficiente ao se comunicar verbalmente.

2. Escolha de palavras

Escolha de palavras é exatamente o que parece: a escolha das palavras. Passar um tempo extra considerando o processo de comunicação pode parecer bobo. Na maioria das vezes, quando falamos, não pensamos nas palavras que usamos. Elas simplesmente saem. No entanto, a teoria da comunicação nos mostra que o processo de falar realmente tem muito a ver com isso. Nos negócios, mergulhar um pouco mais fundo no processo de comunicação vale o seu tempo, especialmente com a escolha de palavras.

Primeiro, e mais importante, o público deve ser considerado. Se o seu uso de comunicação verbal é para integrar funcionários de nível inicial, pode ajudar a suavizar os termos complicados do setor ou levar um segundo extra para explicar o que eles significam. Por outro lado, ao falar com veteranos, não há necessidade de perder tempo com definições.

A escolha de palavras também é situacional. Quando um determinado evento exige interação usando comunicação verbal, as palavras escolhidas darão aos receptores da mensagem uma compreensão de como eles devem interpretar a mensagem. Algumas palavras são mais positivas e indulgentes, enquanto outras são negativas e distribuem culpa. Isso é conhecido como a conotação da palavra. Vamos ver um exemplo.

Digamos que você está prestes a confrontar seu chefe sobre a compra de uma nova impressora. Ela continuamente afirma que são caras demais e que a impressora atual funciona perfeitamente bem. Como você discorda, decide insistir um pouco mais nisso desta vez. Considere as seguintes opções.

“Você está sendo mesquinha.”

“Agradeço por você ser econômica.”

As frases acima tecnicamente significam a mesma coisa: seu chefe é econômico e cuidadoso com o dinheiro. No entanto, econômica tem uma conotação muito mais positiva do que mesquinha, mudando completamente a interpretação. Como seu objetivo era agradar seu chefe para conseguir uma nova impressora, a última pode ser sua melhor aposta.

Embora as palavras tendam a sair de nossas bocas sem muito pensamento, há momentos em que vale a pena o esforço extra para escolher as certas ao usar a comunicação verbal.

3. Tom

Na comunicação verbal, o tom é conhecido como a atitude por trás das palavras. Interpretar corretamente o tom de alguém é tão importante quanto entender as palavras que ele diz.

Um dos fatores mais significativos do tom de uma mensagem é a ênfase. O conteúdo de uma frase ou expressão pode permanecer completamente inalterado, mas se a ênfase se mover de uma palavra para outra, algo diferente pode ser implícito. Aqui está um exemplo rápido de como a ênfase pode ajustar o contexto. Considere estas duas frases e coloque ênfase nas palavras em itálico.

“Eu enviei meu relatório de vendas a tempo.”

“Eu enviei meu relatório de vendas a tempo.”

Essas declarações têm exatamente as mesmas palavras. No entanto, quando o “Eu” é enfatizado, sugere que, embora você tenha feito seu relatório de vendas a tempo, talvez outra pessoa não tenha. Quando a ênfase é colocada em “vendas”, implica que, embora o relatório de vendas tenha sido concluído a tempo, talvez um tipo diferente de relatório tenha se atrasado.

Como as outras partes da comunicação verbal, seu público e objetivo determinarão seu tom de voz. Falar com um grupo de amigos sobre seu novo filme favorito terá um tom muito mais relaxado do que apresentar seus números de tráfego do site ao CEO, que será mais profissional. Lembre-se de adotar o tom apropriado em uma conversa.

Não é raro que as pessoas reajam mais ao tom de um orador do que às suas palavras reais. Preste atenção à situação e ajuste seu tom de acordo.

4. Escuta e feedback

Uma das belezas da comunicação verbal é a possibilidade de feedback. O receptor não está lá apenas para absorver a mensagem, mas para enriquecer a conversa com perguntas, frases reformuladas e, às vezes, até críticas.

Para contribuir com feedback relevante, ouvir é necessário. Ou melhor ainda, ouvir ativamente. Quando o receptor leva em consideração o tom, a ênfase e a escolha de palavras para o significado geral da mensagem, ele está ouvindo ativamente.

Não é divertido para ninguém quando uma conversa é completamente unilateral, então ouça e contribua.

Fale!

A comunicação verbal é crucial para o sucesso de um negócio. Não só é uma ferramenta chave na apresentação de informações profissionais, mas a conversa informal no escritório ajuda a criar um ambiente onde as pessoas se sentem confortáveis e felizes para trabalhar. Melhore suas habilidades de comunicação verbal para criar uma equipe produtiva e satisfeita.