Documentos e dicas de contabilidade para pequenas empresas

Neste guia de contabilidade para pequenas empresas, vamos abordar as três demonstrações financeiras mais importantes, bem como algumas dicas para aqueles que estão começando na contabilidade.

Documentos de contabilidade para pequenas empresas

Para manter as finanças da sua pequena empresa em ordem, há três documentos contábeis que você precisa manter atualizados: demonstração de resultados, balanço patrimonial e demonstração de fluxo de caixa.

Vamos dar uma olhada em como trabalhar com cada um deles e os conceitos que você precisa conhecer antes de começar.

Demonstração de resultados

Pronto, você encerrou seu primeiro período contábil. É hora de abrir os livros, e sua demonstração de resultados é um bom lugar para começar.

O que é uma demonstração de resultados?

Uma demonstração de resultados mostra a receita e as despesas que sua empresa teve durante um determinado período contábil. Essencialmente, ela apresenta quanto dinheiro você ganhou e quanto gastou, mostrando, em última análise, a lucratividade do seu negócio.

Abaixo está um exemplo de como uma demonstração de resultados típica pode parecer:

Como você pode ver, há muitas partes diferentes em uma demonstração de resultados. Vamos definir rapidamente o que cada termo na demonstração de resultados significa para obter uma melhor compreensão.

Quer mais detalhes sobre esses conceitos? Confira nosso recurso sobre termos contábeis para obter uma melhor compreensão de seu impacto em um negócio.

É importante notar que nem todos terão as mesmas despesas listadas em sua demonstração de resultados. Talvez uma determinada pequena empresa não tenha investidores, então não precisa pagar dividendos. Outra pequena empresa pode não ter nenhum empréstimo no momento, então não há necessidade de considerar juros. Contanto que você contabilize todas as despesas que sua empresa teve, sua demonstração de resultados deve estar precisa.

Se você estava acompanhando, pode ter notado que a demonstração de resultados acima subtraiu muitas despesas uma de cada vez. Isso está exatamente certo.

Tenho certeza de que você está se perguntando por que alguém complicaria tanto algo. Muitos proprietários de empresas separam suas despesas em diferentes categorias para que possam identificar áreas específicas onde precisam ser mais cuidadosos ao gastar. Separar despesas não é necessário, mas pode ser útil ao tentar entender melhor seu negócio.

Balanço patrimonial

Agora que você tem a demonstração de resultados sob controle, faça uma pausa, pegue um lanche e talvez uma xícara de café. É hora de enfrentar o balanço patrimonial.

O que é um balanço patrimonial?

Um balanço patrimonial é uma das principais demonstrações financeiras que relata os ativos, passivos e patrimônio líquido de uma empresa. Ele mostra quanto uma empresa possui, quanto deve e o valor que foi investido pelos acionistas.

A palavra balanço não é usada por acaso aqui. O balanço patrimonial é organizado em duas seções: uma com ativos, a outra com passivos e patrimônio líquido dos acionistas. Essas partes são colocadas em uma equação.

Quando calculado corretamente, ambos os lados da equação do balanço patrimonial serão iguais. Daí a palavra balanço.

Abaixo está um exemplo de como organizar as diferentes partes de um balanço patrimonial pode parecer:

Uau. Isso é um monte de termos. Vamos passar por eles e defini-los todos, para que você saiba exatamente o que quantificar ao criar um balanço patrimonial.

Então, tudo o que você precisa fazer é encontrar seus ativos totais, passivos totais e patrimônio líquido dos acionistas, usar a equação acima e garantir que ambos os lados sejam iguais.

Embora seja mais fácil acompanhar empréstimos e quanto dinheiro foi investido em seu negócio, gerenciar ativos é uma história diferente. Considere usar software de gestão de ativos para acompanhar o que sua empresa possui. Isso tornará sua vida muito mais fácil quando se trata de montar um balanço patrimonial.

Dois já foram, falta um. É hora de dar uma olhada na demonstração de fluxo de caixa.

O que é uma demonstração de fluxo de caixa?

Uma demonstração de fluxo de caixa é um documento financeiro que mostra quanto dinheiro está entrando e saindo de um negócio. Ela mostra como um negócio lida com o dinheiro, ou seja, quão bem ele paga suas dívidas e financia suas operações.

Basicamente, preparar uma demonstração de fluxo de caixa é simplesmente fazer a si mesmo duas perguntas sobre dinheiro:

“De onde veio?”

“Para onde foi?”

Há três componentes principais em uma demonstração de fluxo de caixa.

Caixa das atividades operacionais

Caixa das atividades operacionais é qualquer caixa relacionado a atividades empresariais, que é qualquer dinheiro associado à produção e venda de um produto ou serviço de uma empresa. Ao preparar esta demonstração, você contabilizará várias entradas e saídas de caixa das atividades operacionais.

Caixa das atividades de investimento

Caixa das atividades de investimento é qualquer caixa relacionado à compra ou venda de ativos. Isso é diferente das atividades operacionais porque lida mais com investimentos de longo prazo. Aqui estão algumas entradas e saídas de caixa das atividades de investimento.

Caixa das atividades de financiamento

Caixa das atividades de financiamento é qualquer caixa associado ao empréstimo ou reembolso de dinheiro e emissão de ações.

Aqui está uma versão simplificada de como uma demonstração de fluxo de caixa pode parecer.

Esse saldo final de caixa, ou fluxo de caixa líquido, é o aumento ou diminuição de caixa que sua empresa experimentou naquele período contábil. Ter ou não um fluxo de caixa positivo mostrará a entidades externas como seu negócio cresceu financeiramente.

Revisão rápida da demonstração de fluxo de caixa

• Uma demonstração de fluxo de caixa mostra como o dinheiro se move dentro e fora de um negócio.
• Existem três principais atividades de caixa: operacionais, de financiamento e de investimento.
• O resultado final mostra quanto seu negócio cresceu financeiramente.

Dicas de contabilidade para pequenas empresas

Ao montar todas essas demonstrações financeiras, pode ser fácil se perder, ficar frustrado e desanimado. Siga estas dicas para evitar uma queda e manter-se no controle dos livros.

Conheça o jargão

Há muitos termos diferentes usados ao lidar com finanças. Se você não os entende, volte para a Contabilidade 101 e estude esses termos financeiros. Ter uma compreensão clara do que tudo significa ajudará a evitar confusões e erros em suas demonstrações financeiras.

Separe despesas pessoais e empresariais

Não importa qual das formas de propriedade empresarial sua empresa está estruturada. Ao lidar com contabilidade de pequenas empresas, é melhor separar completamente suas finanças pessoais e profissionais. Dessa forma, você pode ter uma imagem clara de como exatamente seu negócio está se saindo financeiramente.

Mantenha tudo atualizado

Não fique para trás na sua contabilidade. As despesas podem se acumular, e pode ser fácil perder o controle das coisas ao longo do tempo. Acompanhe cada despesa e atualize suas demonstrações financeiras o mais rápido possível. Se você está tendo dificuldades para acompanhar suas finanças, mas não quer gastar dinheiro extra com o conselho que os contadores dão, confira alguns serviços de contabilidade.

Escolha um método contábil

O método contábil que você usa afetará como você prepara todas as suas demonstrações financeiras. Você tem duas opções.

Contabilidade de caixa: Você registra sua receita e despesas quando o dinheiro é recebido. Esta é uma boa opção para empresas que desejam ver seu fluxo de caixa em tempo real.

Contabilidade de competência: Você registra sua receita e despesas quando elas são incorridas, independentemente de quando o dinheiro foi trocado. Esta é uma boa opção para empresas com um longo ciclo contábil.

Estude os livros

Muito se envolve na contabilidade de pequenas empresas. Três demonstrações financeiras, um bom tempo e o que parece ser um milhão de termos diferentes que soam todos iguais. É avassalador. No entanto, acertar na contabilidade de pequenas empresas é uma ótima maneira de ser inteligente com o dinheiro, tomar decisões estratégicas e entender seu negócio.

Agora que você tem o básico, confira outros três relatórios de pequenas empresas que você vai querer produzir para ajudá-lo a tomar melhores decisões como proprietário.