Um Guia Completo de RFQs para Compradores e Vendedores

Se você conseguiu mover um prospecto pelo seu funil de vendas até o ponto em que ele quer começar a falar sobre preço, isso é um bom sinal.

Isso significa que todas as suas conversas anteriores sobre os benefícios que sua solução pode proporcionar os intrigaram o suficiente para considerar comprá-la. No mercado competitivo de hoje, os produtos estão sendo configurados, precificados e cotados para produzir a combinação ideal de recursos para cada cliente. E com produtos personalizados vêm preços personalizados.

Seu site pode dar aos clientes potenciais uma estimativa de quanto sua solução pode custar, mas se eles estiverem realmente interessados em comprar, eles enviarão um RFQ para obter uma imagem mais exata.

O processo de solicitação de cotação é necessário para empresas que compram e vendem produtos altamente especializados. Um tamanho único para todos não é mais uma realidade nas vendas B2B SaaS. Como uma entidade empresarial, você usará o chapéu de comprador e vendedor em algum momento – sua empresa também precisa comprar soluções.

Isso significa que você experimentará enviar e receber RFQs. A lição mais importante para ambos os lados do RFQ e do processo geral de aquisição é ser o mais específico possível.

Do lado do comprador, garantir que o fornecedor saiba exatamente o que você deseja é a melhor maneira de obter uma cotação de preço precisa. Quando se trata de vender, ser específico é crucial porque, uma vez aceitas, essas cotações de preço podem ser usadas como documentação legalmente vinculativa para a transação.

RFI vs. RFQ vs. RFP

RFQs raramente estão sozinhos no processo de compra de um cliente. Junto com uma solicitação de cotação, muitas vezes vem uma solicitação de informações (RFI) e uma solicitação de proposta (RFP). Todos esses três itens podem ser usados independentemente ou em conjunto.

Embora sejam formulários de solicitação diferentes, RFIs, RFQs e RFPs servem ao mesmo propósito geral: garantir que ambas as partes tenham todas as informações relevantes necessárias para avançar com o negócio. Para os compradores, é o custo e as capacidades da solução. Para os vendedores, são as expectativas do comprador.

A melhor maneira de explicar RFQs é analisando mais profundamente cada uma dessas solicitações para entender melhor por que as empresas as utilizam, o que elas geralmente incluem e a ordem que seguem.

Solicitação de informações (RFI)

Um RFI é uma solicitação de informações. É o método formal para potenciais compradores pedirem aos fornecedores mais informações sobre sua solução. Entre RFIs, RFQs e RFPs, os RFIs são enviados mais cedo, pois atuam como uma fonte de informações preliminares importantes para os clientes.

RFIs farão perguntas abertas aos fornecedores para ter uma boa ideia dos benefícios, recursos e capacidades que sua solução pode oferecer. A vantagem de enviar um RFI é que todos os detalhes que você está procurando estarão gravados na mente do representante de vendas, o que significa que você obterá suas respostas mais rapidamente do que outros tipos de solicitações.

A solicitação de um RFI não promete que uma compra será feita, mas simplesmente exibe o interesse do comprador no que ele já sabe e uma curiosidade para aprender mais. Os fornecedores só postarão tanto em seu site, então os compradores que estão se tornando cada vez mais interessados na solução usarão um RFI como parte de seu processo de tomada de decisão.

Embora receber um RFI de um cliente seja um bom sinal de que ele está pelo menos um pouco interessado em seu produto, é provável que ele esteja coletando RFIs de vários fornecedores. Mas você não pode culpá-los. Para tomar uma decisão de compra informada, eles precisam examinar todas as suas opções.

Como comprador, seu RFI deve, em última análise, dar a você uma boa ideia do nível de especialização do fornecedor. Dê a eles algumas informações de fundo sobre sua empresa e deixe-os saber o que você está tentando alcançar com o produto deles.

Como vendedor, elabore sua resposta com base em todas as informações contidas no RFI, juntamente com algumas outras pesquisas que você fez sobre o prospecto. A solicitação deles deve dar a você uma boa ideia do ponto de dor deles, então certifique-se de abordar isso em sua resposta.

Solicitação de cotação (RFQ)

Após obter um RFI e receber uma resposta, o cliente considerará as informações e determinará se o fornecedor pode fornecer uma solução valiosa que sua empresa precisa. Se este for o caso, a próxima área de preocupação é o preço. Os clientes obterão essas informações enviando uma solicitação de cotação, ou um RFQ.

Um RFQ é uma solicitação de cotação referente a uma solução altamente específica que um comprador enviará a um potencial fornecedor. Essas solicitações incluirão uma lista de requisitos que o cliente está procurando em um produto.

Nesta fase do processo de compra, o cliente sabe exatamente o que quer e onde pode obtê-lo. O objetivo de um RFQ é garantir que a solução possa ser comprada dentro do orçamento deles.

Clientes potenciais também estarão enviando múltiplos RFQs para vários fornecedores. No entanto, se você receber um, isso mostra que o nível de interesse do comprador aumentou desde que ele recebeu sua resposta ao RFI deles.

Como comprador, certifique-se de que seu RFQ inclua uma lista detalhada de todos os recursos, capacidades e funcionalidades que você está buscando. Dê ao fornecedor uma ideia da duração esperada do uso de sua solução, a data em que você gostaria de começar a usá-la e quaisquer termos de pagamento relevantes para sua empresa. Todos esses detalhes são incrivelmente importantes para receber uma resposta tão detalhada quanto possível.

Como vendedor, quando você responder com uma cotação de preço, certifique-se de que todos os detalhes de precificação estejam exatamente da maneira que você deseja. Se um cliente assinar a cotação de preço que você responder, ela poderá se tornar um documento legalmente vinculativo no processo de vendas. Portanto, certifique-se de que, com o que você responder, você esteja confortável em manter.

Solicitação de proposta (RFP)

Uma solicitação de proposta é um método que os clientes usarão para obter informações específicas dos fornecedores, incluindo o preço de uma solução. Prospectos que buscam um novo produto enviarão RFPs para oferecer mais detalhes sobre o problema que estão enfrentando na esperança de que o fornecedor responda com algumas resoluções sugeridas.

Um objetivo chave de enviar um RFP é obter insights sobre soluções específicas para o seu problema que talvez você não tenha pensado durante sua pesquisa. As pessoas dentro da empresa têm mais experiência com seu produto e devem ser usadas como um recurso para configurar a melhor solução e plano de ação possível.

Ao enviar um RFP, você precisa ser o mais específico possível. Dê ao fornecedor detalhes sobre seus processos, necessidades e objetivos finais para o investimento. Neste ponto, você deve estar pronto para fazer uma compra. Esta não é tanto uma fase de exploração, mas mais uma fase de "vamos construir um plano de ação concreto para o meu negócio".

Os RFPs também incluirão perguntas sobre o fluxo de trabalho da colaboração, caso uma compra seja feita. Por exemplo, o comprador perguntará sobre processos de implementação, métodos para manter o custo sob controle e quaisquer preocupações previsíveis que o fornecedor possa ter em relação ao cronograma.

Os clientes podem pedir estudos de caso, referências ou avaliações de clientes. Se for esse o caso, reivindique seu perfil na G2 e deixe seus antigos clientes falarem por você.

Aqui está um resumo rápido:

O processo de RFQ

Sua empresa enviará e receberá muitos RFQs durante sua vida útil, e o resultado final do documento quase nunca será o mesmo. No entanto, o processo empresarial geralmente seguirá os mesmos seis passos.

Vamos explicar isso da perspectiva do comprador, já que ele passa por todas as fases do processo. Quanto aos vendedores, ainda há muito a aprender desse lado das coisas.

1. Preparando o documento

Durante a fase de conscientização da jornada do comprador, o cliente começará a identificar e definir o ponto de dor que sua empresa está experimentando e buscando resolver. Essa fase de exploração interna pode ser extremamente útil ao começar a construir um RFQ, pois você pode facilmente destacar as necessidades que deseja atender.

Ao preparar um RFQ, comece com uma breve introdução sobre sua empresa e o problema que você espera que o fornecedor possa resolver. Isso dará início ao processo para o vendedor, ajudando-o a começar a pensar sobre o que sua empresa precisa.

Além das suas informações de fundo, aqui está uma lista de coisas que você deve incluir no seu RFQ:

• Produto ou serviço de seu interesse
• Métodos de entrega
• Quantidade da solução
• Termos de pagamento
• Método de avaliação
• Cronograma para revisão e tomada de decisão
• Termos e condições do contrato
• Requisitos para envio da cotação de preço

Pode parecer algo como este modelo:

Quer baixar este modelo? Clique aqui.

2. Defina a lista de fornecedores

Em seguida, o comprador elaborará uma lista de potenciais prestadores de serviços. O mercado está sempre evoluindo, e novas empresas estão entrando com inovações nunca antes vistas. Sua solicitação de cotação deve estar aberta a mais de um licitante. É possível que alguém esteja oferecendo uma solução especialmente configurada que você desconhece.

Embora seu RFQ mostre interesse no negócio de alguém, não é um contrato vinculativo. Essa é a beleza disso – você pode obter uma descrição detalhada de mais de uma solução potencial e considerar todas as suas opções antes de fazer uma compra.

3. Envie o RFQ

Envie um RFQ para cada fornecedor potencial em sua lista. Antes de fazer isso, no entanto, certifique-se de ter incluído todos os detalhes necessários sobre sua empresa. Para encontrar a melhor solução para sua empresa, o vendedor deve entender os detalhes, processos, estratégias e, talvez mais importante, objetivos.

Também tenha em mente os cronogramas e datas que você mencionou para envio. Antes de lhe enviar uma cotação de preço real, o fornecedor pode entrar em contato com você com algumas perguntas de esclarecimento, então tenha isso em mente.

4. Analise as respostas

Então é hora de analisar as respostas que você recebeu. Mantenha sua data de vencimento em mente nesta fase. Se você definiu um prazo para as propostas, espere até atingir essa data e depois analise todas elas.

Preste atenção a recursos importantes do produto, preço, duração e quaisquer outros detalhes que possam ajudar ou prejudicar seu relacionamento com o fornecedor ou a resolução do ponto de dor.

5. Tome uma decisão

A maneira mais óbvia de tomar sua decisão é selecionando o fornecedor que está oferecendo a solução mais valiosa pelo menor preço. Embora essa seja uma estratégia sólida para escolher comprar de alguém, há outras coisas a considerar também.

Como foram suas conversas com o representante de vendas antes de enviar o RFQ? Eles realmente tinham seu melhor interesse em mente? Eles são confiáveis? Eles são alguém que busca estar em um relacionamento comercial mutuamente benéfico e respeitoso? As respostas a essas perguntas também devem influenciar sua tomada de decisão.

Depois de escolher um fornecedor, informe-o sobre a boa notícia.

6. Avise os outros

Outros vendedores estarão esperando uma resposta à sua cotação de preço, e é rude deixá-los no vácuo. Não se esqueça de notificar as outras empresas que receberam seu RFQ de que você decidiu seguir em frente com outra empresa. É uma questão de cortesia comum, e você não quer queimar pontes.

Siga o processo

O processo de compra é chamado de processo por uma razão. Suas ações, linguagem e solicitações como comprador emitem sinais importantes que informam os vendedores sobre sua prontidão para comprar.

Enviar um RFQ e obter uma cotação de preço pode ser uma das últimas coisas que você faz antes de fazer uma venda ou decidir sobre uma compra. Seja claro, conciso e não tenha medo de dizer exatamente o que você quer.

Depois de tomar sua decisão de compra ou venda, certifique-se de manter o negócio atualizado no software de gestão de contratos da sua empresa.