7 Erros Comuns em E-mails Profissionais e Como Evitá-los

Todos os dias, o trabalhador de escritório médio recebe 121 e-mails em sua caixa de entrada.

Isso significa que, quando você envia um e-mail profissional, seu e-mail está competindo com uma média de 120 outros a cada dia pela atenção do seu destinatário. Para ganhar essa atenção e conquistar a confiança em você e no conteúdo da sua mensagem, é imperativo que sua mensagem esteja livre de erros e se destaque como um e-mail profissional bem escrito.

Compilamos uma lista de sete erros comuns em e-mails profissionais (e como evitá-los) para que você possa ganhar a confiança do seu destinatário.

Com tanta comunicação profissional diária ocorrendo por e-mail, é essencial para o seu status profissional garantir que seu e-mail seja claro, conciso e o mais livre de erros possível. Aqui estão alguns erros comuns para ficar atento e evitar em seus e-mails profissionais:

1. Ortografia/gramática imperfeita

Os erros mais importantes a evitar ao enviar um e-mail profissional são também os tipos mais comuns de erros. Erros de ortografia e gramática diminuem imediatamente sua inteligência e profissionalismo em um e-mail e são facilmente corrigidos com uma revisão cuidadosa antes de o e-mail ser enviado. Você também pode reduzir os erros de ortografia e gramática com uma extensão da web ou outro software de assistente de escrita com IA para garantir que seu e-mail esteja em um padrão profissional.

2. E-mails desnecessariamente longos

Os e-mails profissionais devem ser claros e diretos. Pense em cada frase que você escreve como essencial para capturar a atenção do leitor e conseguir o que você deseja do e-mail. Certifique-se de que cada frase seja crítica para a mensagem que você está tentando transmitir em seu e-mail, e você evitará o erro comum de um e-mail longo com frases de preenchimento desnecessárias que desperdiçam o tempo do leitor.

E-mails mais curtos aumentam as chances de manter a atenção do leitor durante todo o e-mail, em vez de se alongar demais em um aspecto particular da mensagem e correr o risco de perdê-los por falta de tempo ou tédio. Aproveite o uso de frases prontas para manter as coisas limpas e concisas.

3. Uso inadequado de "responder a todos"

Todos nós já ouvimos histórias do temido "responder a todos" acidental, quando uma resposta de e-mail destinada a uma pessoa em particular acaba indo para toda uma equipe ou empresa. Para evitar incluir destinatários desnecessários (e potencial constrangimento), certifique-se de verificar os outros que receberam o e-mail e garantir que você está enviando sua resposta para o(s) destinatário(s) correto(s).

4. Enviar para o(s) destinatário(s) errado(s)

Antes de enviar um e-mail profissional, especialmente um com informações confidenciais, certifique-se de que o e-mail está sendo enviado para o destinatário ou destinatários corretos das informações que você está comunicando. Verificar duas vezes os destinatários do seu e-mail é uma tarefa fácil antes de enviar seu e-mail, o que pode ajudá-lo a evitar o erro potencialmente custoso de enviar seu e-mail para o destinatário incorreto.

5. Assuntos ruins

Seu assunto deve ser chamativo. Com o número de e-mails que um trabalhador de escritório típico recebe em sua caixa de entrada todos os dias, seu e-mail estará competindo pela atenção do seu destinatário, e o diferenciador mais visível quando esses e-mails estão empilhados em uma caixa de entrada é o assunto. Tente fazer com que seu assunto seja atraente, tornando-o mais curto do que a média dos assuntos de e-mail, mas ainda assim comunicando o que pode estar no e-mail.

6. Marcar todos os e-mails como "urgente"

As plataformas de e-mail têm um ícone de bandeira útil que pode ser alternado para marcar certos e-mails como "urgentes". Um erro chave que muitos cometem ao enviar e-mails profissionais é marcar e-mails que não são necessariamente urgentes como tal, entupindo a caixa de entrada do destinatário com e-mails que diluem a verdadeira natureza urgente dos e-mails que realmente precisam ser marcados dessa forma.

Querer uma resposta rápida geralmente não é o único motivo necessário para marcar um e-mail como urgente, e um e-mail não urgente marcado como tal pode alienar seu destinatário em vez de motivá-lo a fornecer uma resposta rápida. Antes de marcar um e-mail como urgente, pense na mensagem que você está comunicando no e-mail e quão importante realmente é que ele chegue ao seu destinatário e influencie uma ação.

7. Pedidos vagos

Uma ineficiência comum em e-mails profissionais é quando a mensagem ou pedido principal que está sendo feito não é claro no corpo do e-mail. Ao escrever o corpo do seu e-mail, certifique-se de que o ponto central que você está tentando transmitir seja claro para o destinatário, seja isso uma informação a ser comunicada a uma equipe ou um pedido.

Tente formular cada aspecto da sua mensagem da forma mais clara possível, sem usar jargões desnecessários. Deixe explicitamente claro o que você quer que seu leitor absorva do e-mail, bem como quaisquer próximos passos que ele precisará tomar. O objetivo de um e-mail profissional é comunicar informações ou um pedido o mais rápido possível. Frases ineficientes ou excessivamente didáticas apenas prejudicam a capacidade do seu e-mail de alcançar esse objetivo.

Resumindo

Evitar esses erros comuns em e-mails garantirá que você mantenha uma voz profissional e obtenha os resultados pretendidos de suas mensagens para clientes e colegas.

Ainda interessado em mais dicas sobre e-mails profissionais? Confira este guia passo a passo sobre como escrever um e-mail profissional.