Como Conduzir uma Análise de Impacto nos Negócios em 8 Passos Fáceis

Os negócios não operam sem riscos.

Mas é possível evitar as consequências destrutivas com a preparação adequada.

As partes interessadas devem estar vigilantes na verificação de interrupções nos negócios. Estas podem variar desde uma pandemia global que muda o mercado até uma nova tecnologia que torna produtos existentes obsoletos, como a transição de DVDs para serviços de streaming.

A realização de uma análise de impacto nos negócios (BIA), também chamada de avaliação de impacto nos negócios, prepara as organizações para cenários de pior caso.

Muitas empresas usam software de gestão de continuidade de negócios para identificar e abordar potenciais interrupções nas operações.

A BIA também aborda o momento de uma interrupção. Por exemplo, se seu site de e-commerce for hackeado logo antes da Black Friday, a perda será muito maior do que se acontecer na semana anterior ao Dia de Ação de Graças.

Portanto, a BIA equipa as empresas com as ferramentas necessárias para sustentar potenciais interrupções e permite que elas alocem recursos com base no impacto potencial.

Qual é o propósito da análise de impacto nos negócios?

A BIA é um processo contínuo que garante resiliência operacional e continuidade durante e após uma interrupção nos negócios. Ela prevê como um desastre acontecerá e identifica as possíveis consequências. A BIA quantifica o impacto das interrupções na forma de elementos de gestão de riscos como tempo máximo tolerável de inatividade (MTD), objetivos de tempo de recuperação (RTOs), e objetivos de ponto de recuperação (RPOs).

O MTD é a duração máxima que seu negócio pode permanecer inativo sem incorrer em perdas irrecuperáveis. O RTO é quanto tempo você acha que pode lidar com a interrupção após considerar todas as funções e interdependências. Os RPOs indicam a perda máxima de dados que seu negócio pode suportar. Quanto mais difícil for recuperar os dados, mais curto deve ser o RPO.

Em suma, o resultado da BIA está preocupado em priorizar as funções de negócios que restaurarão a ordem das operações o mais rápido possível. Identificar MTD, RTO e RPO permite que as empresas distribuam recursos exatamente onde são necessários.

A análise de impacto nos negócios opera com duas suposições. Primeiro, cada componente de negócios depende da continuidade operacional de outros componentes. E segundo, alguns componentes são mais importantes para a eficiência organizacional do que outros, exigindo mais recursos durante a turbulência.

Análise de impacto nos negócios vs. avaliação de risco

Embora ambas analisem e avaliem o risco nos negócios, há uma ligeira diferença entre BIA e avaliação de risco.

A avaliação de risco avalia fatores internos e externos para calcular a probabilidade de riscos potenciais nos negócios. Ela se concentra no desenvolvimento de medidas e estratégias para reduzir a ocorrência de desastres potenciais.

Por outro lado, a análise de impacto nos negócios foca em quando um evento disruptivo pode ocorrer e quanto tempo um negócio pode suportar o impacto. Ela identifica dependências de recursos e fornece soluções para continuidade de negócios garantindo a sobrevivência e recuperação de desastres.

Elementos da análise de impacto nos negócios

Antes de realizar uma BIA, você precisa saber o que é necessário para executar seus esforços com sucesso.

Cinco elementos compõem uma análise de impacto nos negócios.

• Apoio da gestão garante comunicação clara de cima para baixo. Colocar todos os departamentos em funcionamento novamente é muito mais fácil com o apoio de executivos e líderes seniores.
• Processos e decisões que causarão imenso dano a uma empresa se não forem realizados devem ser identificados como parte da BIA. Use plataformas de gestão de decisões para ganhar proficiência analítica e entender melhor como priorizar operações.
• Ferramentas de BIA incluem questionários, entrevistas, diagramas de fluxo de dados, estruturas organizacionais e software de continuidade de negócios.
• Recursos e pessoal são necessários para executar cada função crítica de negócios. Também é importante verificar dependências internas e externas.
• Descobertas da BIA devem ser compartilhadas com gerentes de departamento para certificar a precisão. Uma vez que a alta administração confirma e aprova essas informações, a liderança constrói estratégias de recuperação robustas.

Quais são as etapas da análise de impacto nos negócios?

O processo de análise de impacto nos negócios variará por empresa, processo e requisito. No entanto, aqui está um guia geral para conduzir a BIA.

1. Defina objetivos, metas e escopo

As empresas devem ser claras sobre seus motivos para conduzir uma análise de impacto. Pense nisso como qualquer outro projeto que requer planejamento e alocação de recursos.

Criar um plano bem definido ajudará a descobrir quais partes interessadas são necessárias, bem como determinar o escopo e os objetivos da análise de risco. Este também é um excelente momento para buscar a aprovação da gestão para manter as coisas funcionando sem problemas no futuro.

2. Monte uma equipe

Depois de determinar os objetivos e o escopo do projeto, é hora de montar a equipe dos sonhos. As pessoas que trabalham com você devem ter experiência suficiente para assumir as responsabilidades do seu processo de BIA.

Caso sua empresa não tenha as pessoas certas, considere terceirizar esse trabalho para encontrar uma equipe com as habilidades adequadas.

3. Priorize processos de negócios

Com seus objetivos e equipe em vigor, o próximo passo é escolher e priorizar processos de negócios. Identifique departamentos que realizam funções essenciais e de alto risco das quais seu negócio não pode sobreviver sem.

4. Colete dados por meio de questionários

Um questionário é uma ferramenta padrão de BIA para coletar informações de partes interessadas chave. Ele garante consistência e cria um consenso claro para seus itens de ação. Você também pode coletar informações por meio de entrevistas.

5. Revise os dados coletados

Uma vez que os resultados do questionário estejam prontos, documente e revise os dados coletados antes de analisá-los. Você pode fazer isso manualmente ou por meio de um sistema automatizado, o que funcionar de forma mais eficiente para sua equipe.

Sua tarefa aqui é identificar as respostas e padrões mais comuns para criar uma lista priorizada de processos e, posteriormente, encontrar os recursos para manter seu nível ideal. Avalie as áreas reais de preocupação e estabeleça um prazo de recuperação.

6. Crie um relatório de BIA

Você precisa criar um relatório de BIA para comunicar suas descobertas do questionário à alta administração. O relatório de BIA permite que a liderança estabeleça estratégias de recuperação baseadas em dados.

7. Desenvolva planos de recuperação e continuidade

Neste estágio, você já viu a contribuição necessária de todos os departamentos e analisou os resultados por meio do relatório de BIA. A próxima ordem de negócios é usar o relatório de BIA para desenvolver um processo de recuperação e plano de continuidade de negócios.

Seu plano deve incluir pontos-chave como delegar responsabilidades durante o processo de recuperação, determinar os canais de comunicação, alocar recursos e conduzir treinamento de funcionários e auditorias para medir a eficácia.

8. Modifique conforme necessário

Com o tempo, à medida que sua empresa introduz novos processos, os resultados da sua BIA estão sujeitos a mudanças. Riscos desconhecidos podem surgir enquanto os mais antigos são subjugados. Portanto, rastrear e revisar seu relatório de análise de impacto nos negócios é fundamental. Faça modificações periodicamente para garantir que o fluxo de trabalho dos negócios seja ideal.

Modelo de análise de impacto nos negócios

O modelo para uma análise de impacto nos negócios depende das necessidades da sua empresa, mas esta visão geral detalha componentes padrão.

Identificando a criticidade do processo

Quando você começa sua análise de impacto nos negócios, estude seus processos e reconheça os sistemas essenciais e críticos.

Detectando impacto de interrupção

Entenda quais categorias são mais propensas ao impacto de interrupções e descubra quão severo o impacto pode ser. Custo é um exemplo comum de uma categoria de impacto.

Exemplo de detalhamento de valor de impacto

• Severo: Danos de até $1 milhão
• Moderado: Multas, penalidades e responsabilidades de até $550.000
• Mínimo: Danos abaixo de $75.000

Estimando o tempo de inatividade

As empresas precisam avaliar o tempo de inatividade que pode ocorrer devido a um evento turbulento. Isso inclui calcular o MTD, RTO e RPO para processos de negócios.

Nota: Use prazos específicos como valores de entrada.

Listando requisitos de recursos

Liste os recursos necessários para executar os processos identificados acima. Esses recursos incluem hardware, software e arquivos de dados.

Definindo prioridades de recuperação

Esta tabela ordena a recuperação de recursos e prevê o tempo de reposição esperado após um cenário de pior caso.

Benefícios da análise de impacto nos negócios

Completar uma análise de impacto nos negócios resulta em avaliar com sucesso todas as ameaças potenciais que sua empresa deve estar preparada para superar. A BIA também traz muitos outros benefícios para o seu negócio, como:

• Proporcionar clareza sobre o planejamento de continuidade de negócios. A BIA estabelece a base de um plano de continuidade garantindo que os recursos estejam em vigor para reduzir o impacto de desastres. As empresas podem estrategizar proativamente e alocar fundos identificando as consequências operacionais e financeiras de um desastre.
• Fornecer resultados preditivos. As ferramentas da BIA oferecem a visão para fazer previsões sobre riscos potenciais e apoiar operações suaves em meio a uma crise.
• Ter um impacto escalável. As empresas que realizam análises de impacto periodicamente aprendem com experiências passadas. Como resultado, a BIA tem alta escalabilidade e lucratividade a longo prazo.
• Detectar áreas problemáticas e falhas. Desde a estimativa de riscos até a elaboração de planos de recuperação, a análise de impacto pode fazer muito por um negócio. Ao detectar problemas e possíveis perdas à medida que ou antes que aconteçam, a BIA guia as partes interessadas na direção certa e limita os danos do desastre.
• Identificar obrigações. Muitas empresas não conseguem compreender totalmente seus compromissos legais, contratuais e regulatórios. A BIA garante que você reconheça e cumpra as obrigações e se recupere de desastres de forma ética.

Desafios da análise de impacto nos negócios

O impacto de qualquer perda potencial deve ser medido para determinar o tipo de plano de recuperação de desastres que ele precisa, mas nem sempre é um processo direto. Alguns desafios comuns que as empresas enfrentam ao conduzir a análise de impacto são:

• Levar muito tempo. Coletar dados para a BIA por meio de entrevistas e questionários pode ser demorado. Para muitas empresas, pode não se encaixar em suas prioridades. Além disso, o processo precisa ser revisitado frequentemente para alcançar benefícios duradouros.
• Mudar a propriedade do processo. Qualquer mudança de propriedade de processo ou negócio cria atrasos na análise de impacto. Isso altera as prioridades de negócios e resulta em falta de iniciativa para metodologias existentes.
• Manter-se atualizado com fatores externos. Muitos fatores internos e externos causam vulnerabilidades nos negócios. Como as empresas não podem controlar fatores externos, acompanhar essas mudanças requer múltiplas abordagens para múltiplos sistemas e projetos.
• Negociar com a gestão desmotivada. O planejamento de continuidade de negócios só pode acontecer com o apoio da alta administração e liderança. Se eles estiverem desmotivados ou não envolvidos no processo, o plano de BIA não terá uma execução sólida.
• Resistir a mudanças organizacionais. Se um sistema está em vigor há muito tempo, é natural que as partes interessadas resistam a modificações, apesar das ineficiências. Nem todos abraçarão o aprendizado de novos sistemas e processos.

Melhores práticas de análise de impacto nos negócios

A BIA é uma ferramenta valiosa para lidar com interrupções e gerenciar o tempo de inatividade por meio de estratégias de recuperação de desastres quando executada corretamente. Algumas das melhores práticas a serem lembradas são simples, mas eficazes.

• Acredite no processo. A BIA não pode ser apressada. Reserve tempo para entender os diferentes processos, conduzir entrevistas e definir uma data de conclusão alcançável.
• Documente tudo. Registre tudo para referência futura, seja a coleta de dados por meio de entrevistas ou qualquer contribuição de proprietários de processos. Seu relatório de BIA deve incluir todos os detalhes que você encontrar para apresentar às partes interessadas.
• Pense além das finanças. Embora a BIA se concentre no impacto financeiro das interrupções, você também deve considerar outros fatores. Perder a satisfação do cliente, a moral dos funcionários e a reputação da empresa prejudicam as operações.
• Revise o relatório de BIA. As empresas operam em um ambiente dinâmico, o que significa que a intensidade da interrupção também mudará ao longo do tempo. Como resultado, você deve voltar para atualizar seu relatório de BIA regularmente.
• Confie nos objetivos em vez de opiniões. Ao identificar as funções ou departamentos essenciais de um negócio, você deve estabelecer um critério a seguir. Simplesmente ceder às opiniões gerenciais pode se mostrar inadequado, pois elas podem não ter sempre uma visão imparcial das operações.

Construa resiliência; os resultados virão.

Se grandes nações podem declinar e se recuperar, sua empresa também pode. A análise de impacto nos negócios capacita as empresas a planejar possíveis desastres e mitigar seus danos às operações diárias.

Uma BIA completa esclarece para as empresas quais riscos elas têm mais probabilidade de enfrentar, resultando em alocação de recursos e planejamento direcionados. Ao conduzir uma BIA aprofundada, as empresas aprendem a praticar a tomada de decisões informada, apoiada por dados de especialistas em processos, melhorando suas chances de uma recuperação rápida.

Crie os planos de recuperação mais eficazes para restaurar seus sistemas e infraestrutura de negócios ao seu estado original com as melhores soluções de software de recuperação de desastres.