Riconciliazioni

Che cos'è la riconciliazione?

La riconciliazione è un processo contabile per verificare l'accuratezza dei dati riportati e registrati. Garantisce che le informazioni in questi due insiemi corrispondano. La riconciliazione verifica che le cifre siano corrette e che i saldi dei conti siano coerenti, accurati e completi.

La riconciliazione è un passaggio critico in contabilità e finanza. Aiuta a determinare che le transazioni siano inserite correttamente e completamente, utilizzando controlli per verificarne l'accuratezza.

La maggior parte delle aziende utilizza software di contabilità per registrare le transazioni e riconciliare le discrepanze tra un estratto conto bancario e un libro cassa. Tuttavia, la riconciliazione utilizza anche l'impegno umano per registrare transazioni inserite per errore, omesse o a causa di problemi bancari.

Molte aziende utilizzano software o strumenti di riconciliazione per semplificare e automatizzare il processo di riconciliazione dei conti. Queste soluzioni software possono migliorare significativamente l'efficienza automatizzando il confronto dei dati, identificando le discrepanze e generando report dettagliati. Questi strumenti aiutano le aziende a mantenere registri finanziari accurati, ridurre gli errori e garantire la conformità agli standard e alle normative contabili.

Software Riconciliazioni

Software che menzionano riconciliazioni come caratteristica o termine.

BlackLine Financial Close Management

FloQast

Sage Intacct

QuickBooks Online

Adra by Trintech

Xero

Che cos'è la riconciliazione dei conti?

La riconciliazione dei conti è il processo di confronto e allineamento dei registri o degli estratti finanziari per garantire che siano coerenti e accurati. Ciò comporta la verifica delle transazioni, dei saldi e di altri dati finanziari tra fonti, come estratti conto bancari e registri aziendali, per identificare e risolvere le discrepanze.

La riconciliazione dei conti garantisce che tutte le informazioni finanziarie siano accurate, complete e aggiornate, il che aiuta a prevenire errori e frodi e fornisce trasparenza finanziaria. È una pratica vitale per mantenere l'integrità della rendicontazione finanziaria e del processo decisionale.

La riconciliazione dei conti è la forma più basilare di auditing. I contabili la intraprendono per il libro mastro generale o altri conti incoerenti. Esaminano e confrontano le transazioni elencate nel libro mastro generale (GL) di un'azienda con i suoi libri sussidiari.

Sebbene un estratto conto bancario sia spesso utilizzato come documento di supporto per verificare le transazioni del libro mastro generale, le aziende possono utilizzare numerosi altri documenti di supporto per riconciliare un conto. Questi includono rapporti di saldo finale, resi e indennità, giornali di vendita, note di credito, ecc.

Perché la riconciliazione è importante in contabilità?

Le riconciliazioni dei conti garantiscono l'integrità e la correttezza finanziaria di un'azienda. Le aziende devono riconciliare esplicitamente eventuali saldi del libro mastro generale con errori gravi o materiali. Questo consente loro di rilevare rapidamente e presentare le modifiche necessarie al libro mastro generale.

Molte aziende hanno bisogno di più tempo per completare la riconciliazione in contabilità, mettendo a rischio i processi aziendali quotidiani. Le aziende che utilizzano software di contabilità e finanza beneficiano di un rischio ridotto di errore e di un ambiente di controllo preventivo.

Le aziende eseguono comunemente riconciliazioni dei conti su base mensile, anche se hanno la flessibilità di farlo più frequentemente. Una strategia focalizzata sul rischio guida le aziende a dare priorità a una riconciliazione più frequente di conti specifici con un potenziale maggiore di errori.

Esempi di riconciliazione

Gli esempi di riconciliazione includono:

• Confrontare un estratto conto bancario con i registri interni di cassa.
• Allineare un estratto conto dei crediti con le fatture dei clienti.
• Verificare gli estratti conto dei fornitori rispetto alle fatture in sospeso.

Cause delle discrepanze di riconciliazione

La frequenza delle riconciliazioni dipende dalla natura dell'azienda e dal tipo di riconciliazione. Ci sono quattro ragioni principali per cui i saldi dei conti non corrispondono alla documentazione sottostante:

• Frode: Alcuni truffatori sono geni nel cancellare le tracce, ma la maggior parte non lo è. Prestare attenzione ai dettagli e far esaminare le riconciliazioni da qualcuno che non lavora su quel conto può aiutare a scoprire molte frodi.
• Transazioni mancanti: A volte, l'attività di transazione è registrata nel libro mastro generale ma non in altri documenti. Non importa quanto sia attento il team contabile, occasionalmente una transazione può sfuggire. La riconciliazione aiuta a rilevare tali errori.
• Differenze di tempistica: A volte, un deposito o un pagamento effettuato nel software di contabilità potrebbe non apparire negli estratti finanziari mensili. Questo era un problema molto più grande quando gli assegni cartacei erano il metodo di pagamento principale per commercianti e lavoratori. Tuttavia, con dati di transazione finanziaria quasi istantanei, le aziende possono misurare il tempo tra il denaro che lascia un conto e raggiunge un altro in minuti o ore piuttosto che giorni o settimane.
• Errori: Gli errori possono verificarsi in qualsiasi momento durante una transazione. Qualcuno che inserisce la transazione può digitare un numero errato o scambiare le cifre, o un fornitore può effettuare una transazione sul conto sbagliato. A volte una riconciliazione precedente abbina gli elementi sbagliati, causando tempi di inattività significativi fino a quando il problema originale non viene risolto. Qualsiasi o tutti questi errori possono verificarsi in qualsiasi momento nel ciclo di vita di un'azienda. Tuttavia, se un'azienda non riconcilia regolarmente i propri conti, può perdere errori man mano che si verificano.

Tipi di riconciliazione

I diversi tipi di riconciliazione sono:

• Riconciliazione bancaria: La riconciliazione dell'estratto conto bancario convalida il saldo bancario nei libri di un'azienda confrontandolo con l'estratto conto bancario effettivo. La riconciliazione bancaria è un controllo interno che molte aziende impiegano per garantire la coerenza dei dati tra documenti finanziari e registri ufficiali. Ogni transazione sull'estratto conto bancario viene verificata rispetto ai registri interni di un'azienda per abbinare entrambi i registri.
• Riconciliazione dei fornitori: La riconciliazione dei fornitori è il processo di riconciliazione dei conti da pagare di un fornitore con l'estratto conto del fornitore. In questo caso, un'azienda riconcilia il saldo del fornitore nei suoi libri con il saldo del fornitore nei libri del fornitore. Garantisce che non ci siano incongruenze o errori tra l'importo che un fornitore addebita a un'azienda e i prodotti o servizi ricevuti. Gli estratti conto dei fornitori non vengono inviati automaticamente e vengono regolarmente richiesti per riconciliare questi conti.
• Riconciliazione dei clienti: Le aziende che forniscono termini di credito ai loro clienti eseguono la riconciliazione dei clienti o la riconciliazione dei crediti. Per rilevare incongruenze, questo processo confronta il libro mastro dei crediti con il conto di controllo dei crediti nel libro mastro generale. Aiuta anche a rilevare attività fraudolente sui crediti.
• Riconciliazione interaziendale: Con la riconciliazione interaziendale, una holding unifica tutti i libri mastri generali delle sue sussidiarie per rimuovere i flussi interaziendali. Analizza le potenziali discrepanze tra le sussidiarie causate da errori di fatturazione e altre transazioni come prestiti, depositi e interessi. Questo è necessario per normalizzare la crescita di attività, passività, ricavi e costi dovuti a transazioni interaziendali.
• Riconciliazione specifica per l'azienda: Questa è unica e specifica per ogni azienda. Ad esempio, le aziende basate su prodotti eseguono un inventario per garantire che il valore dell'inventario nel bilancio rappresenti adeguatamente il valore delle merci in magazzino. Ciò richiede che una persona conti fisicamente il numero di prodotti conservati.

Vantaggi della riconciliazione

La riconciliazione è essenziale per tutti i tipi di attività. Ecco alcuni dei suoi principali vantaggi:

• La riconciliazione aiuta a rilevare frodi o transazioni sovraccaricate.
• Riduce il rischio di conformità assicurando l'accuratezza in caso di audit.
• Rivela comportamenti finanziari scorretti, come furti o problemi di rendicontazione.

Cosa comporta la riconciliazione di un conto?

La riconciliazione dei conti segue un insieme di procedure di base, sia che venga eseguita manualmente o automaticamente. Ecco il processo passo dopo passo per condurre una riconciliazione dei conti:

• Confronta il registro dei conti aziendali con l'estratto conto bancario. Controlla ogni pagamento e deposito sul registro dei conti interni corrispondente all'estratto conto. Nota eventuali transazioni sull'estratto conto bancario senza documentazione aggiuntiva, come una ricevuta di pagamento o una matrice di assegno.
• Tutti i pagamenti in uscita sono registrati nei registri interni di un'azienda e nel conto bancario. Sottrai eventuali assegni, attività del bancomat (ATM) o altri addebiti dal saldo dell'estratto conto. Identifica eventuali addebiti sull'estratto conto bancario non riflessi nei registri aziendali. Tieni d'occhio gli assegni non incassati, i pagamenti automatici registrati internamente e non incassati, i costi di stampa degli assegni, le commissioni di servizio ATM e altri addebiti bancari come fondi insufficienti, scoperti o commissioni per superamento del limite.
• Assicurati che tutti i pagamenti in entrata siano registrati nei registri interni dell'azienda e nel conto bancario. Identifica eventuali depositi non registrati e crediti di conto e aggiungili al saldo dell'estratto conto. Effettua le registrazioni se la banca indica depositi non inclusi nei registri interni.
• Verifica gli errori bancari. Gli errori bancari sono rari, ma l'importo appropriato deve essere aggiustato o detratto dal saldo del conto quando si verificano. Le aziende devono informare prontamente la banca per segnalare il problema.
• Controlla i saldi per confermare che siano accurati. Il saldo dell'estratto conto bancario dovrebbe ora corrispondere alla somma nei registri aziendali. Le aziende devono preparare un programma di supporto che delinei le disparità tra i libri interni di un'azienda e i conti bancari a seconda del numero di incongruenze.