Che cos'è un rapporto di spesa?
Un rapporto di spesa è un elenco dettagliato delle spese sostenute a nome di un'organizzazione. In alcuni casi, i dipendenti presentano rapporti di spesa per ricevere il rimborso delle spese pagate con fondi personali.
I rapporti di spesa aiutano i team di contabilità e finanza a comprendere cosa ha acquistato un dipendente, quanto denaro ha speso e quanto l'organizzazione dovrebbe rimborsarlo.
Le aziende utilizzano software di gestione delle spese per semplificare e monitorare le spese avviate dai dipendenti. Questi strumenti semplificano e automatizzano l'inserimento delle spese aziendali, accelerano i tempi di revisione, eliminano la necessità di una documentazione cartacea e riducono lo sforzo amministrativo.
Tipi di spese
I dettagli in un rapporto di spesa variano a seconda del settore e del tipo di attività. Le organizzazioni dovrebbero specificare i tipi di spese che rimborsano e altre informazioni rilevanti come gli importi massimi nelle loro politiche. Di seguito sono riportati alcuni dei tipi di costi più comuni da considerare:
- Viaggio. I dipendenti possono sostenere spese quando viaggiano per attività lavorative. I costi in questa categoria includono voli, upgrade di viaggio aereo, hotel, trasporti, tracciamento del chilometraggio, parcheggi e pasti. Le aziende dovrebbero delineare quali costi legati ai viaggi coprono e specificare i limiti di importo in una politica di viaggio aziendale.
- Pasti e intrattenimento. Alcune aziende forniscono budget per le spese di pasti e intrattenimento. Questa categoria include bevande e pasti per riunioni di lavoro, pasti individuali e intrattenimento di gruppo.
- Spazio di lavoro. Le organizzazioni possono rimborsare i dipendenti per le spese relative allo spazio di lavoro, in particolare per i lavoratori remoti o ibridi. Alcune spese per lo spazio di lavoro includono computer, dispositivi mobili, servizio internet, scrivanie e sedie da ufficio.
- Crescita e sviluppo. Lo sviluppo professionale è essenziale per la crescita dei dipendenti, e alcune aziende pagano parzialmente o completamente i costi di sviluppo. Questo potrebbe includere tasse universitarie, quote di iscrizione a associazioni professionali, registrazioni a conferenze e fiere, tasse di certificazione, corsi online e seminari.
Cosa è incluso in un rapporto di spesa?
A seconda dell'azienda, un rapporto di spesa può comprendere solo informazioni essenziali o informazioni più dettagliate sulle spese. In generale, indipendentemente da quanto semplice o elaborato, un rapporto di spesa include tipicamente:
- Dettagli del dipendente. Un rapporto includerà informazioni sul dipendente che presenta le spese, come nome del dipendente, dipartimento, manager e altri dettagli di contatto.
- Dettagli delle spese. I dipendenti dovrebbero riportare la data di acquisto e gli importi delle singole spese supportati da una ricevuta o prova d'acquisto. Anche il commerciante o fornitore che ha fornito l'articolo o il servizio è incluso. Potrebbero essere necessarie descrizioni aggiuntive su ciascuna spesa.
- Informazioni rilevanti sul cliente o progetto. Un dipendente dovrebbe includere le informazioni rilevanti se una spesa è per un particolare cliente o progetto. Può anche essere utile designare se una spesa è fatturabile a un cliente.
Perché i rapporti di spesa sono importanti?
I rapporti di spesa sono essenziali per vari motivi. Alcuni di questi sono dettagliati di seguito.
- Aiutano le aziende a capire quanto stanno spendendo. Tracciare le spese consente una visione accurata delle spese aziendali. Questo è utile per il budgeting e la previsione, in modo che le aziende abbiano un'idea di quanto reddito devono generare per coprire tutte le spese.
- Sono utili per scopi fiscali. In molti casi, le spese aziendali sono deducibili dalle tasse. I rapporti di spesa giustificano che una spesa è legata all'attività, il che può essere utile se gli auditor conducono un audit dopo che l'azienda ha presentato le tasse.
- Le aziende possono rimborsare rapidamente i dipendenti per le spese anticipate. I rapporti di spesa sono necessari per garantire che i dipendenti ricevano i rimborsi. I dipendenti apprezzano ricevere il rimborso delle spese aziendali tempestivamente, il che può essere complicato senza processi di reporting adeguati.
Migliori pratiche per i rapporti di spesa
Per ottenere i migliori risultati dai rapporti di spesa, alcune pratiche generali dovrebbero essere tenute a mente. Considera quanto segue:
- Crea politiche di spesa chiare. Assicurati che i dipendenti comprendano come funziona il processo di spesa e quali costi sostenuti possono essere rimborsati. Le politiche dovrebbero allinearsi con le esigenze e il piano finanziario di un'azienda. Le politiche di spesa possono anche aiutare l'Internal Revenue Service (IRS) a comprendere quali spese un'azienda sta rimborsando ai dipendenti, confermando che sono spese aziendali ragionevoli.
- Non complicare eccessivamente il processo. Mantieni le approvazioni delle spese e i metodi di tracciamento il più semplici possibile. Aggiungere troppi passaggi al processo può causare confusione e frustrazione, portando a report imprecisi e lavoro non necessario.
- Richiedi le informazioni corrette. Assicurati che le informazioni richieste nei rapporti di spesa siano accurate secondo le esigenze dei team di finanza e contabilità. Ricorda che sono richieste informazioni diverse per diversi tipi di spese. Segui le linee guida appropriate dell'IRS e fiscali in caso di dubbio.
- Forma i manager approvatori. Le aziende spesso assegnano ai manager il compito di approvare i rapporti di spesa dei membri del team. Formare i manager è cruciale per un reporting accurato. Tieni i manager approvatori responsabili del mantenimento delle politiche aziendali e della verifica che i dipendenti riportino correttamente le spese.
Alyssa Towns
Alyssa Towns works in communications and change management and is a freelance writer for G2. She mainly writes SaaS, productivity, and career-adjacent content. In her spare time, Alyssa is either enjoying a new restaurant with her husband, playing with her Bengal cats Yeti and Yowie, adventuring outdoors, or reading a book from her TBR list.
