Che cos'è la collaborazione sui documenti?
La collaborazione sui documenti è il processo di utilizzo di software per collaborare su progetti, documenti e compiti in tempo reale. I membri del team possono lavorare insieme dallo stesso ufficio o da qualsiasi parte del mondo, rendendo questi strumenti vitali per il successo dei team distribuiti o remoti.
La collaborazione sui documenti avviene all'interno di un file che più utenti possono modificare simultaneamente. Questo lavoro di squadra porterà a un documento finale invece di molteplici versioni. Il file può essere un documento di testo, un foglio di calcolo, una presentazione, un PDF, un rapporto, un video o un progetto di design grafico. Il software di creazione documenti è spesso utilizzato quando i team e i dipartimenti cercano di personalizzare, modificare e condividere il loro lavoro.
Vantaggi della collaborazione sui documenti
La collaborazione sui documenti semplifica i flussi di lavoro dei progetti. Invece di assemblare diversi elementi alla fine, gli utenti lavorano simultaneamente per raggiungere il prodotto finito senza alcun ritardo. I team possono aspettarsi i seguenti vantaggi:
- Ambiente di lavoro basato sull'attività: Quando gli utenti collaborano, l'attenzione non è più sullo sforzo individuale. Invece, si dà priorità alla proprietà condivisa di un incarico e al lavoro di squadra.
- Aumento del coinvolgimento: Quando i team comunicano costantemente e risolvono problemi insieme, diventano più coinvolti.
- Migliore produttività: Gli strumenti collaborativi semplificano i processi quotidiani. I dipendenti possono comunicare e svolgere il loro lavoro tutto in un unico luogo coeso. Le risorse sono centralizzate, risparmiando tempo e migliorando la produttività.
- Comunicazione istantanea: Metodi di comunicazione immediati e in-documento permettono ai dipendenti di lavorare insieme in modo più efficace. Il brainstorming è più facile e le domande possono essere poste e risposte più velocemente, tutto all'interno del file per migliorare la pianificazione collaborativa dei progetti.
Elementi di base della collaborazione sui documenti
Con così tanti strumenti di collaborazione disponibili, alcune aziende potrebbero avere difficoltà a trovare un software che si adatti efficacemente alle esigenze del loro team. Quando si cerca lo strumento di collaborazione giusto o software di collaborazione per progetti, alcune caratteristiche da cercare sono:
- Salvataggio automatico: Per flussi di lavoro senza interruzioni, i documenti devono salvare i dati automaticamente. Quando ciò avviene, tutti i membri del team lavorano con la versione più aggiornata dell'incarico.
- Commenti in tempo reale: I documenti dovrebbero avere una funzione in cui i collaboratori possono discutere il progetto mentre lavorano. Le funzioni di commento sono particolarmente utili perché permettono agli utenti di individuare aree specifiche del documento che richiedono attenzione con una nota personalizzata.
- Revisione delle versioni: Quando più persone lavorano sullo stesso file, la revisione delle versioni permette agli utenti di tornare indietro e guardare le versioni precedenti. Questo può essere utile se un utente ha cancellato una parte che deve essere reinserita. I membri del team possono rivisitare la versione precedente e copiare la parte cancellata.
- Controlli dei permessi utente: I controlli dei permessi sono importanti misure di sicurezza, specialmente per i team che lavorano con freelance, clienti e fornitori. Questi controlli danno permessi specifici e accesso al loro lavoro.
- Capacità mobili: Le capacità mobili sono essenziali per la collaborazione sui documenti, specialmente per il lavoro remoto. Questo permette agli utenti di accedere e modificare progetti da dispositivi mobili, come telefoni e tablet. L'accesso offline è anche utile per i team che lavorano in movimento, in modo che gli utenti possano aggiornare l'incarico quando sono offline, salvando le loro modifiche al documento originale non appena una connessione internet è disponibile.
- Storico delle modifiche: I team che collaborano potrebbero voler tracciare chi ha modificato quale parte del documento. Lo storico delle modifiche crea una traccia di controllo storica, mostrando chi ha fatto le modifiche e quando.
Migliori pratiche per la collaborazione sui documenti
La collaborazione sui documenti è più efficace quando tutti gli utenti sono sulla stessa lunghezza d'onda. Ecco alcune migliori pratiche che le aziende possono utilizzare per semplificare la collaborazione e proteggere le informazioni sensibili:
- Chiara separazione dei ruoli: Identificare quali utenti saranno responsabili del documento, chi lo modificherà, chi lo visualizzerà e chi commenterà per impostare i permessi di conseguenza. Specifici ruoli utente e gestione degli accessi prevengono modifiche inaspettate da parte di coloro che erano destinati solo a rivedere i compiti.
- Definizione dei tempi: Dovrebbero essere stabilite tempistiche chiare, differenziando tra periodi di stesura e di modifica. Non dovrebbero essere fatte modifiche fino a quando gli utenti non hanno finito di redigere il contenuto.
- Commentare prima di eliminare: Invece di sovrascrivere il contenuto, gli utenti dovrebbero fare commenti e suggerimenti per una collaborazione senza perdita di dati.
- Limitare i documenti sensibili: Alcuni documenti dovrebbero essere limitati per impedire agli utenti di copiarli o salvarli su dispositivi personali.
Martha Kendall Custard
Martha Kendall Custard is a former freelance writer for G2. She creates specialized, industry specific content for SaaS and software companies. When she isn't freelance writing for various organizations, she is working on her middle grade WIP or playing with her two kitties, Verbena and Baby Cat.
