Traccia di controllo

Cos'è una traccia di controllo?

Una traccia di controllo è un registro riga per riga dei dettagli delle transazioni, contabilità e altre informazioni finanziarie che possono essere tracciate fino alla loro fonte specifica. Le tracce di controllo sono spesso utilizzate per verificare e tracciare varie transazioni per le organizzazioni. Queste transazioni potrebbero includere acquisti, vendite, ricavi, utili netti e spese. I documenti all'interno di una traccia di controllo includono fatture aziendali, preventivi scritti, ordini di acquisto e qualsiasi email con dettagli delle transazioni.

Mantenere un rapporto di traccia di controllo finanziaria è spesso un requisito normativo ed è considerato una buona pratica contabile a seconda del dominio finanziario. Le organizzazioni utilizzano tipicamente software di gestione delle verifiche per semplificare i loro processi di verifica e conformarsi alle normative o alle politiche interne. 

Le industrie più comuni che conducono registri di verifica sono:

• Finanziario
• Contabilità
• Organizzazioni sanitarie e mediche
• Industrie IT
• E-commerce 
• Università

Software Traccia di controllo

Software che menzionano traccia di controllo come caratteristica o termine.

Xodo Sign

Stampli

Dropbox Sign (formerly HelloSign)

Sage Intacct

BlackLine Financial Close Management

Fastpath

Esempi di tracce di controllo

Qualsiasi tipo di traccia di controllo che si conduce sarà tipicamente più o meno la stessa, tuttavia, questi esempi comuni possono essere utilizzati per comprendere meglio cos'è una traccia di controllo.

• Quando si tratta di acquirenti di case, un prestatore ipotecario probabilmente condurrà una traccia di controllo per determinare da dove provengono i fondi per l'acconto. Questo tipo di registrazione di verifica includerà estratti conto bancari che mostrano i fondi depositati.
• Quando un'azienda ha bisogno di acquistare un nuovo veicolo per le consegne, l'azienda crea un ordine di acquisto con il tipo di veicolo necessario e la fascia di prezzo. Una volta acquistato il veicolo per le consegne, il concessionario auto fornisce un atto di vendita che dettaglia il tipo di veicolo, i termini e l'importo. 

Vantaggi delle tracce di controllo

Quando eseguite correttamente, le tracce di controllo possono portare a molti vantaggi. Alcuni di questi vantaggi includono:

• Protezione contro le frodi: Lo scopo principale di una traccia di controllo è prevenire le frodi, poiché aiutano le aziende ad avere un migliore controllo su ciò che accade con vari dettagli riguardanti la loro organizzazione. Le tracce di controllo mitigano anche le frodi interne, riducendo al contempo le minacce esterne mantenendo un controllo stretto sulle finanze.

• Verifiche senza stress: Le società quotate in borsa sono obbligate a far condurre una verifica indipendente da una terza parte una volta all'anno. Avere un registro adeguato sotto forma di traccia di controllo rende questo processo più facile e meno stressante. Quando tutti i dettagli finanziari e le transazioni sono conservati all'interno della traccia, il processo di verifica sarà più veloce e si spenderà meno denaro in commissioni. 

• Aumento dell'efficienza: Quando un'azienda ha bisogno di trovare rapidamente informazioni finanziarie, avere una traccia di controllo completa fa risparmiare tempo ed energia a tutti nella ricerca tra i libri contabili. Tutte le informazioni saranno sempre accessibili quando necessario.

• Comprensione dei requisiti di conformità: I standard di conformità variano da settore a settore, ma essere consapevoli dei requisiti e mantenere una traccia di controllo aiuta le aziende a evitare perdite di ricavi e eventuali multe aggiuntive.

• Recupero in caso di disastro: Se si verifica una crisi inaspettata, avere una traccia di controllo completa è come avere un'assicurazione. Anche se potrebbe non essere necessaria per le operazioni quotidiane, l'azienda sarà sempre felice di averne creata una in caso di disastro. Se dovesse verificarsi un grave evento meteorologico, questo registro delle attività aziendali, delle spese, dei redditi e dei costi può aiutare a superare un possibile disastro che potrebbe portare alla chiusura dell'azienda.

• Posizionamento per investimenti e prestiti: Quando un'organizzazione cerca investitori per investire denaro nell'azienda, l'investitore chiederà molto probabilmente di vedere la traccia di controllo dell'organizzazione prima di prendere una decisione. Inoltre, un ufficiale di prestito controllerà sempre se un'azienda è finanziariamente sicura prima di concedere un prestito. Avere dati finanziari accurati è vantaggioso in entrambi i casi.

Elementi di base delle tracce di controllo

Una traccia di controllo standard consiste in dettagli finanziari specifici. Tipicamente, questi requisiti di base per una traccia di controllo includono:

• Il timestamp dell'acquisto
• L'acquirente
• L'orario della vendita
• La posizione della vendita

In termini più semplici, una traccia di controllo è estremamente simile a uno scontrino della spesa. Quando si acquistano una dozzina di uova in un negozio di alimentari, lo scontrino è l'intero registro della transazione. 

Migliori pratiche per le tracce di controllo

Quando si costruisce una traccia di controllo, ci sono pratiche migliori specifiche da seguire per garantire che sia fatta correttamente.

• Tipicamente una traccia di controllo inizia con una ricevuta di acquisto.
• La traccia deve includere un elenco cronologico dei passaggi che hanno avuto luogo affinché la transazione inizi e si completi.
• Se possibile, le tracce di controllo dovrebbero essere mantenute per tutta la vita dei documenti. Queste tracce possono essere altamente utili nei rapporti storici e nella risoluzione di problemi che potrebbero sorgere in futuro.
• Poiché lo spazio di archiviazione potrebbe essere limitato, le aziende dovrebbero raccogliere solo informazioni utili e necessarie nella traccia di controllo.
• Tutte le informazioni della traccia di controllo dovrebbero essere conservate in un luogo sicuro e regolarmente sottoposte a backup per evitare la perdita di documenti.
• I registri di controllo dovrebbero essere esaminati su base programmata per mitigare il rischio il più possibile.
• Coinvolgere l'IT e la leadership nei dipartimenti appropriati dovrebbe essere coinvolto in tutte le attività di verifica per una comunicazione adeguata.