Il software di gestione delle collezioni aiuta musei, gallerie d'arte e altre aziende con grandi collezioni di oggetti d'arte o antichità a monitorare e mantenere tali collezioni. Per un museo o una galleria d'arte, è importante avere un registro di ogni pezzo della collezione che contenga la sua posizione e altre informazioni pertinenti, come il modo in cui è stato ottenuto o il suo stato di conservazione o restauro. Il software di gestione delle collezioni consente a queste istituzioni di digitalizzare i registri, rendendo molto più facile cercare rapidamente informazioni su oggetti specifici e aggiornare tali informazioni quando necessario. Il software di gestione delle collezioni può essere utilizzato da curatori, conservatori, archivisti, ricercatori e amministratori per svolgere le loro attività quotidiane che aiutano a mantenere l'intera collezione di un'istituzione.
Il software di gestione delle collezioni è spesso utilizzato in combinazione con software di gestione museale o software di gestione delle gallerie, a seconda dell'istituzione. I musei possono anche utilizzare software per organizzazioni non profit basate su ammissione o software di gestione dei donatori per supportare le operazioni quotidiane. Le gallerie o le case d'asta possono utilizzare software d'asta per aste d'arte o antichità. Il software di gestione delle risorse digitali (DAM) aiuta qualsiasi istituzione a mantenere una collezione puramente digitale di immagini, file video o file audio.
Per qualificarsi per l'inclusione nella categoria di Gestione delle Collezioni, un prodotto deve:
Creare registri per ogni oggetto della collezione
Fornire un mezzo per cercare facilmente e aggiornare i registri
Tracciare gli sforzi di conservazione e restauro
Consentire agli utenti di catalogare gli oggetti come desiderano
