Un Intranet è Adatto alla Tua Azienda? Scoprilo

Il business e la tecnologia crescono a ritmi simili.

Questo è principalmente dovuto a quanto bene si completano a vicenda. Man mano che si sviluppano nuove tecnologie, le aziende le incorporano nel loro stack. Allo stesso modo, man mano che le aziende progrediscono, creano la propria tecnologia per soddisfare le loro esigenze uniche.

Con così tante opzioni di strumenti e software da utilizzare, si potrebbe pensare che usare la tecnologia aziendale sia semplice. Purtroppo, non è così.

Nel tempo, l'inventario delle risorse delle aziende diventa incontrollabile, rendendo l'accesso alle informazioni un incubo. Durante la giornata lavorativa, probabilmente ti trovi a farti domande sulle informazioni di cui hai bisogno. Dove trovo queste informazioni? A chi devo chiedere? Dove condivido ciò che ho trovato?

Non sarebbe bello se ci fosse un unico posto che permettesse la comunicazione e conservasse le risorse di cui hai bisogno per svolgere con successo il tuo lavoro? Quel luogo magico esiste, e si chiama intranet.

Non è necessario essere una grande azienda per beneficiare del software intranet per dipendenti. Queste piattaforme possono servire qualsiasi team, in qualsiasi azienda, in qualsiasi settore.

Come funziona un'intranet?

Prima di tutto, un'intranet ha bisogno di un server web sicuro e affidabile per gestire le richieste di dati ospitati sul server. Il server web lavora per trovare i file richiesti e li consegna all'utente che ne ha bisogno. È anche essenziale avere un sistema di gestione dei contenuti configurato per controllare come viene gestito il contenuto sull'intranet.

Quando un dipendente vuole accedere all'intranet della sua azienda, dovrà essere connesso alla rete locale (LAN) dell'azienda e avere una password di rete specifica. Se l'azienda ha dipendenti remoti, questi accedono all'intranet tramite una rete privata virtuale (VPN). Una VPN rende possibile per coloro che non sono connessi alla LAN di accedere all'intranet e alle stesse informazioni e risorse.

Un firewall viene utilizzato anche per mantenere sicura l'intranet di un'organizzazione. Funziona posizionandosi tra l'internet esterno e l'intranet privata per tracciare tutti i dati in entrata e in uscita, confermando che non contengano richieste non autorizzate. I firewall proteggono anche un'intranet assicurandosi che malware o altre minacce dannose non penetrino nella rete.

Infine, un'intranet appare sostanzialmente come una versione privata di internet grazie all'elemento del tunneling, che rende possibile per le aziende inviare messaggi privati attraverso la rete. Per fare ciò, le intranet utilizzano crittografia e decrittografia per proteggere una parte dell'intranet da un'altra.

Qual è lo scopo di un'intranet?

Probabilmente ti stai chiedendo cosa può fare un'intranet per la tua azienda. Ma la domanda migliore è: cosa non può fare un'intranet per la tua azienda?

Un'intranet funge da spina dorsale della comunicazione interna. Il mondo degli affari si muove rapidamente, e stabilire un'intranet come unica fonte di informazioni, comunicazione e collaborazione della tua azienda aumenta la produttività. Una volta che il tuo team padroneggia la produttività, il successo seguirà.

Differenza tra internet, intranet ed extranet

È comune confondere un'intranet con semplicemente internet o un extranet. Le intranet sono diventate popolari negli anni '90, nello stesso periodo di internet, quindi è comprensibile perché le persone possano trovarsi confuse – soprattutto quando si considera che è necessario internet per far funzionare un'intranet.

Questi tre strumenti sono simili, quindi è importante distinguere come differiscono l'uno dall'altro.

Internet è aperto a chiunque possieda un dispositivo che può accedervi, come un computer o un dispositivo mobile con connessione Wi-Fi. Internet è una sorta di "liberi tutti", poiché è una rete pubblica e globalmente connessa.

Un'intranet è una fonte di informazioni online utilizzata dalle aziende. Le intranet sono chiuse e accessibili solo alle persone all'interno di una specifica organizzazione. È una rete privata, locale o ristretta e non disponibile per chiunque cerchi di connettersi online.

Un extranet è simile a un'intranet, ma alcune persone al di fuori dell'organizzazione possono accedervi. È essenzialmente un ramo dell'intranet di un'azienda, dato a terze parti come fornitori, partner, fornitori o clienti.

Caratteristiche e benefici di un'intranet

Se stai pensando di incorporare un'intranet nel piano di comunicazione interna della tua azienda, sei sulla strada della produttività. Prima di implementarla, ci sono alcune caratteristiche che potresti voler assicurarti siano incluse per te e la tua azienda per raccogliere tutti i possibili benefici dell'intranet.

Gestione dei documenti

Gestire e condividere documenti è una delle caratteristiche più importanti di un'intranet. Assicurarsi che tutti i membri del team abbiano la base di conoscenze di cui hanno bisogno per aggiungere valore all'azienda dovrebbe essere una priorità.

Poiché il business non è mai statico, le basi di conoscenza cambiano costantemente. Politiche, procedure, obiettivi e personale aziendale richiedono aggiornamenti regolari, e comunicarli a tutta l'azienda può essere fatto utilizzando un'intranet.

Un software intranet adeguato organizza i documenti aziendali e li rende facilmente accessibili ai membri dell'azienda. Dai thread di email ai documenti in Google Drive, avere un'intranet aziendale permette ai dipendenti di conservare e accedere facilmente a tutti i loro file.

La conoscenza interna è un'informazione preziosa e sensibile. Le intranet possono non solo fungere da deposito centrale per i dati aziendali, ma possono anche mantenerli sicuri da audience esterne.

Strumenti di collaborazione e comunicazione

Il lavoro di squadra è fondamentale sul posto di lavoro. Anche se stai affrontando un progetto da solo, ci saranno momenti in cui avrai bisogno di informazioni, consigli o approvazioni da altri prima di andare avanti.

Utilizzare vari canali di comunicazione interna all'interno di un'unica azienda può creare disordine, causando ai dipendenti di perdere pezzi importanti di informazioni. Un'intranet aziendale elimina questi problemi.

Le intranet includono funzionalità per i membri del team per collaborare facilmente durante l'intera durata di un progetto. Queste funzionalità di collaborazione rendono facile condividere informazioni sull'intranet e sono sempre disponibili per chiunque ne abbia bisogno.

Inoltre, molte intranet offrono profili utente simili a LinkedIn, così i dipendenti possono caricare il proprio profilo e includere il loro titolo di lavoro, descrizione e altro. Questo rende anche possibile scoprire nuovi colleghi e inviare loro un messaggio tramite l'intranet, permettendo una maggiore collaborazione e aiutando a stabilire una rete sul posto di lavoro.

Possibilità di creare gruppi

Molti dipartimenti esistono all'interno di un'azienda: risorse umane, contabilità, marketing e altro. Tutti sono importanti per il successo di un'organizzazione, ma richiedono informazioni diverse per contribuire ad esso.

Un'intranet permette di creare gruppi per organizzare ulteriormente le informazioni in base alla funzione e alle responsabilità del team. Accumulare tutte le informazioni di ogni team in un unico posto può scoraggiare le persone dall'usare l'intranet della tua azienda, ma organizzarle è un ottimo modo per evitare questo. Ma ovviamente, ci saranno spazi con informazioni rilevanti per tutti i membri dell'azienda, indipendentemente dal loro dipartimento.

Creare gruppi sulla tua intranet aziendale è un must per la gestione dei progetti. Uno spazio condiviso dove coloro che lavorano sullo stesso progetto possono comunicare, collaborare sui compiti e rimanere aggiornati sui progressi aiuta a semplificare il processo.

Motore di ricerca e interfaccia utente semplice

Le intranet conservano tutte le informazioni di un'azienda in un unico posto. Sebbene questo sia estremamente conveniente, è anche un sacco di informazioni.

Fortunatamente, le intranet offrono strumenti di ricerca. I dipendenti possono inserire una parola chiave generale e sfogliare i risultati per le informazioni di cui hanno bisogno o anche cercare il nome esatto del file che stanno cercando.

Un'interfaccia utente (UI) semplificata renderà la tua intranet molto più facile da usare. Un'interfaccia chiara e organizzata con voci di menu a discesa rilevanti e pulsanti di azione rendono un'intranet più funzionale e user-friendly per i tuoi dipendenti.

Possibilità di personalizzare

Ogni azienda è diversa, il che significa che la tua intranet dovrebbe essere unica per la tua azienda. Il software intranet che scegli dovrebbe essere flessibile per soddisfare le esigenze della tua azienda. Questo potrebbe significare evidenziare strumenti specifici per rendere il sito più user-friendly o semplicemente aggiungere branding del datore di lavoro per personalizzarlo.

Una delle caratteristiche più interessanti ed eccitanti del software intranet è che se manca una funzionalità di cui hai bisogno, può integrare altri software comunemente usati per essere accessibili tramite la tua intranet aziendale. Alcune intranet moderne possono integrarsi con strumenti esterni come Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Okta e Zendesk.

Svantaggi di un'intranet

Ci sono chiaramente molti benefici per le organizzazioni che scelgono di utilizzare un'intranet. Tuttavia, le aziende dovrebbero essere consapevoli anche delle potenziali sfide.

• Difficile per i lavoratori senza scrivania: Le intranet possono essere estremamente utili per le aziende con un ufficio tradizionale. Tuttavia, i lavoratori senza scrivania potrebbero non avere la possibilità di accedere a un'intranet, come i lavoratori al dettaglio, il personale di magazzino, i camionisti, gli infermieri e persino i lavoratori remoti.
• Il mobile non è sempre supportato: Molte intranet non supportano i dispositivi mobili fin dall'inizio. A volte è comune che le intranet offrano il mobile come un aggiornamento o un pacchetto migliorato che le aziende possono acquistare. Quando cerchi la migliore intranet per la tua organizzazione, assicurati di cercarne una con un'app intranet mobile.
• Gli aggiornamenti possono richiedere tempo: La tecnologia di comunicazione è in costante miglioramento, cambiamento ed evoluzione. Per questo motivo, ci siamo abituati ad aggiornamenti regolari e nuove versioni. Tuttavia, può passare del tempo prima che una versione aggiornata di un'intranet venga rilasciata ai clienti.

Il pacchetto completo

Utilizzare un'intranet aziendale aiuta a ridurre lo stress della comunicazione interna. Quella giusta può fornire una casa per tutte le informazioni, le risorse e gli strumenti di collaborazione di cui i dipendenti hanno bisogno per essere produttivi e contribuire agli obiettivi aziendali. Anche se la tua azienda funziona già come una macchina ben oliata, un'intranet aziendale solida può solo aggiungere più olio.

Man mano che le aziende crescono, incorporano sempre più software nel loro stack tecnologico. Questi strumenti possono accumularsi rapidamente, e gestire il software può diventare un grande problema. Scopri come G2 track può gestire e ottimizzare efficacemente la tua spesa SaaS.