La tecnologia può migliorare la funzionalità di uno spazio ufficio. Il trucco è trovare un sistema tecnologico unificato che lavori insieme per rendere la vita di tutti più facile.

Le aziende hanno molto da guadagnare dall'implementazione di strumenti che permettono ai dipendenti di concentrarsi sui compiti più importanti. Noi di G2 ci siamo recentemente trasferiti in uno spazio ufficio più grande e migliore. Sebbene lo spazio extra sia utile, la transizione comporta conseguenze minori. Non è raro vedere un collega vagare per l'ufficio cercando di trovare la stanza in cui dovrebbe essere per una riunione. Lo stress non necessario causa inefficienza; ci sono soluzioni per aiutare le aziende a risolvere questo problema. Fortunatamente, anche G2 ha adottato questa idea, il che ha portato a molti meno vagabondi solitari in ufficio.

Come migliorare l'efficienza dell'ufficio

A seconda del tipo di ufficio in cui lavori, alcuni strumenti potrebbero essere più utili di altri. Un'azienda con molti visitatori esterni potrebbe implementare un software di gestione dei visitatori per tenere traccia di chi entra ed esce. Per un'azienda in cui i dipendenti organizzano molte riunioni, un sistema di prenotazione delle sale riunioni ha senso. Questi strumenti sono alcune delle molte soluzioni utili che un ufficio può considerare per creare un ambiente efficiente e confortevole. Successivamente, esamineremo i quattro principali strumenti raccomandati per le aziende che cercano di migliorare il loro ambiente di lavoro.

Prenotazione delle sale riunioni

Questi strumenti sono programmati per riflettere ogni spazio disponibile all'interno di un ufficio, il che rappresenta accuratamente se una stanza è disponibile per l'uso o se è prenotata da qualcun altro. Avere 10 stanze designate per le riunioni non aiuta nessuno se nessuno sa in quale stanza si trova la loro riunione. I sistemi di prenotazione delle sale riunioni (MRBS) aiutano in questo e offrono molti altri vantaggi. Questo software è particolarmente utile per le aziende che tengono frequentemente riunioni consecutive. I sistemi di prenotazione delle sale riunioni non solo aiutano i dipendenti a prenotare stanze per le riunioni, ma aiutano anche a prenotare sale conferenze o altri spazi per riunioni. Inoltre, MRBS incoraggia la trasparenza in ufficio permettendo ai dipendenti di vedere chi sta incontrando chi, prevenendo anche la doppia prenotazione.

Calendari

I calendari sono una necessità di base in ogni ambiente d'ufficio. Il software di calendario lavora insieme a MRBS per garantire che le riunioni siano trasparenti per i dipendenti rilevanti. Gli utenti possono vedere a che ora una stanza è riservata per una riunione e l'elenco dei partecipanti tutto nella stessa visualizzazione del loro calendario personale, rendendo facile programmare le proprie riunioni confrontando la disponibilità dei colleghi con le stanze disponibili. I calendari aggiungono un elemento semplice e visivo ai sistemi di prenotazione delle sale riunioni.

Gestione dei visitatori

Qualsiasi ufficio che ha visitatori, siano essi clienti o dipendenti, ha una ragione per utilizzare un software di gestione dei visitatori. Tracciare le persone che entrano ed escono dall'edificio è un grande vantaggio per la sicurezza e garantisce che i visitatori siano registrati. In generale, il software di gestione dei visitatori rende tutti responsabili della loro visita, aiutando nella trasparenza aziendale.

Segnaletica digitale

Abbiamo discusso della trasparenza con le tre soluzioni precedenti, e il software di segnaletica digitale chiude questo sistema tecnologico integrato. Per creare uno spazio ufficio unificato, la trasparenza è fondamentale. Il software di segnaletica digitale presenta le informazioni fornite da MRBS in un formato digitale, come uno schermo televisivo o un iPad. Installando hardware all'esterno di una sala riunioni e implementando il software di segnaletica digitale, l'hardware mostra se la stanza designata è libera. La segnaletica digitale è pubblica, il che significa che è un modo perfetto per i dipendenti di controllare facilmente se una stanza è libera.

Evviva l'efficienza!

L'unificazione tecnologica è un meraviglioso traguardo che mostra un ROI immediato una volta implementato. Man mano che la tecnologia continua ad avanzare, le aziende potrebbero dimenticare di rifletterlo nel loro spazio ufficio fisico. I dipendenti con computer di alta gamma, ma metodi di prenotazione inefficienti, stanno perdendo in termini di efficienza aumentata. Elevando la tecnologia nello spazio ufficio, tutti hanno il vantaggio di una maggiore trasparenza e produttività lavorativa.

Vuoi portare la tecnologia dell'ufficio al livello successivo? Dai un'occhiata a questo articolo su cosa è l'automazione dell'ufficio e come può cambiare il tuo posto di lavoro.