G2 sta costantemente seguendo l'evoluzione dell'industria tecnologica B2B, specialmente in questo periodo incerto. Come parte di una serie di articoli basati su un recente sondaggio che abbiamo condotto, gli analisti di G2 hanno evidenziato alcune questioni chiave e statistiche su ciò che i dipendenti delle piccole imprese stanno affrontando mentre lavorano da casa, insieme a possibili strumenti e corsi d'azione che tutti possono adottare.

G2 ha condotto un sondaggio sul lavoro da casa tra il 24 e il 27 marzo per ottenere ulteriori informazioni sulle esperienze di lavoro a distanza a causa dell'attuale epidemia di COVID-19. Abbiamo ricevuto risposte da 676 utenti, rappresentanti di tutte le dimensioni aziendali—grandi imprese, medie imprese e piccole imprese—provenienti da oltre 18 settori diversi. Volevamo capire le sfide che queste aziende stanno affrontando mentre si adattano al lavoro a distanza. In particolare, volevamo capire come le aziende stanno aggiornando i loro processi di comunicazione, come le loro spese sono influenzate, le preoccupazioni sulla sicurezza che potrebbero avere e quanto si sentono a loro agio i loro dipendenti a lavorare da casa utilizzando gli strumenti attuali.

Le piccole imprese sono le più lente ad adottare la tecnologia per il lavoro a distanza

Con l'88% dei rispondenti che lavora da casa a causa dell'epidemia di coronavirus, non dovrebbe sorprendere che la maggior parte dei dipendenti stia vedendo la propria azienda aggiornare software e processi relativi alla comunicazione, software di messaggistica istantanea aziendale e software di comunicazione per dipendenti. Queste piattaforme aiutano ad alleviare il peso della comunicazione con tutti i dipendenti che lavorano da casa a tempo pieno.

Anche se le grandi imprese e le medie imprese stanno sperimentando aggiornamenti a un tasso del 60% e del 50%, rispettivamente, le piccole imprese stanno aggiornando i loro strumenti di comunicazione solo a un tasso del 40%. In effetti, le piccole imprese hanno avuto i tassi di aggiornamento più bassi in sette delle otto aree principali.

Ci sono molti fattori possibili che potrebbero spiegare questa statistica. Ad esempio, le aziende potrebbero avere così pochi dipendenti che possono comunicare efficacemente tramite email, messaggistica istantanea o telefono; oppure non hanno il budget per aggiornare o investire in tali strumenti. Il budget potrebbe non essere una barriera però, ci sono dozzine di software di messaggistica istantanea aziendale che offrono versioni di prova gratuite e sono fatti appositamente per le piccole imprese. Indipendentemente dalle dimensioni della tua organizzazione, questo tipo di software facilita la messaggistica diretta uno a uno e la messaggistica all'interno di gruppi e team predefiniti, eliminando le email avanti e indietro.

Secondo il nostro sondaggio, il maggiore aumento della tecnologia o dei processi aziendali delle piccole imprese come risultato dell'epidemia di COVID-19 sono:

• • 54% - software di gestione delle riunioni
  • 40% - comunicazioni
  • 27% - software di gestione dei progetti

Spese tecnologiche delle piccole imprese e uso futuro

Simile agli aggiornamenti tecnologici, circa il 40% dei dipendenti delle piccole imprese si aspetta che le spese software della loro azienda aumentino, il che è di nuovo, meno delle organizzazioni di medie dimensioni (43%) e delle grandi imprese (54%). Perché le piccole imprese spendono meno delle aziende di medie dimensioni e delle grandi imprese? Hanno budget più piccoli o non sono altrettanto preparate finanziariamente per gestire cambiamenti improvvisi e inaspettati nell'economia e nel mercato?

Secondo uno studio preparato da JPMorgan Chase & Co. che ha intervistato 600.000 piccole imprese, la piccola impresa media detiene circa 27 giorni di riserva di cassa in banca, il che significa che la piccola impresa media ha 27 giorni di flussi di cassa in uscita che potrebbe pagare dal suo saldo di cassa se i suoi flussi in entrata si fermassero.

Questa statistica potrebbe spiegare ulteriormente perché le piccole imprese sono riluttanti o meno disposte ad aumentare le loro spese tecnologiche in risposta ai loro dipendenti che lavorano da casa a tempo pieno a causa del coronavirus.

La maggior parte dei dipendenti crede che questo software sia destinato a rimanere

Siamo abbastanza fortunati ad avere la tecnologia che abbiamo, come innumerevoli software, Wi-Fi veloce, smartphone, cloud computing, messaggistica istantanea, e così via. Queste tecnologie ci hanno permesso non solo di lavorare con successo da casa, ma di collaborare e comunicare con colleghi e clienti istantaneamente. Sarebbe logico che le aziende continuassero a utilizzare questi software dopo l'epidemia di COVID-19.

In risposta al nostro sondaggio, quasi il 90% dei dipendenti delle piccole imprese crede che almeno alcuni cambiamenti apportati alla loro tecnologia o ai loro processi rimarranno in vigore permanentemente. E perché non dovrebbero? Ulteriori studi dimostrano che lavorare da casa porta a un aumento della produttività, e secondo un sondaggio di Canada Life, il 77% dei dipendenti che lavorano da casa concorda di essere più produttivo rispetto a quando lavora in ufficio. Questo potrebbe essere dovuto a un ambiente più strutturato e calmo con meno distrazioni. Un sondaggio di Stanford ha rilevato che i dipendenti che lavorano da casa sono il 13% più produttivi rispetto ai loro colleghi in ufficio.

Inoltre, permettere ai dipendenti di lavorare da casa dà loro più autonomia perché alcune persone possono essere molto particolari su quando e come lavorano. Quando le persone sono a casa, hanno più controllo e operano in un modo che meglio si adatta a loro. Lavorare da casa elimina anche il pendolarismo dei dipendenti, il che può ridurre lo stress e i costi di viaggio, risultando in una forza lavoro più felice, più sana e più motivata. Infine, e forse la ragione più importante per cui un'azienda dovrebbe mantenere i propri aggiornamenti software, è essere preparati nel caso in cui un'altra tragedia o epidemia colpisca e costringa i dipendenti a lavorare da casa. Se le aziende hanno già il software e gli strumenti adeguati in atto, i dipendenti possono passare senza problemi dal lavoro in ufficio al lavoro da casa.

Rischi potenziali per la sicurezza: il 23% dei dipendenti remoti delle piccole imprese manca di formazione sulla sicurezza

Indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda, circa un terzo dei rispondenti ha sperimentato problemi con i rischi di sicurezza delle reti domestiche e pubbliche mentre lavorava a distanza a causa del COVID-19. Solo nelle piccole imprese, solo il 23% dei dipendenti ha avuto una formazione obbligatoria sulla sicurezza, rispetto al 32% delle aziende di medie dimensioni e al 31% delle grandi imprese. Il punto qui è che non solo la maggior parte delle piccole imprese manca significativamente di strumenti e formazione sulla sicurezza mentre lavora da casa, ma semplicemente non si concentra sulla sicurezza complessiva tanto quanto potrebbe. Secondo Aaron Walker, esperto di G2 su tecnologie di sicurezza cloud, applicazioni e reti, alcuni rischi di sicurezza della rete che il lavoro a distanza comporta includono:

• Accesso alla rete aziendale
  Le politiche di accesso alla rete dovrebbero limitare l'accesso alla rete aziendale, alle applicazioni e ad altre informazioni che i hacker valutano; queste politiche aiutano a garantire che solo le parti autorizzate con una legittima necessità abbiano accesso per visualizzare, modificare o utilizzare dati sensibili. Utilizzando software di gestione delle identità e degli accessi (IAM), le aziende possono autenticare l'identità dei loro dipendenti prima di fornire l'accesso ai beni aziendali.

• Mancanza di linee guida sulla conformità
  Le linee guida sulla conformità dovrebbero essere sviluppate per prevenire la perdita di informazioni sensibili o personali. Le organizzazioni dovrebbero delineare e crittografare gli archivi di dati sensibili e i dati sensibili in transito utilizzando software di crittografia e software di prevenzione della perdita di dati per aiutare le aziende a prevenire l'estrazione di dati senza autorizzazione.

• Politiche sulle password
  Le aziende dovrebbero richiedere che i dispositivi e le password degli account siano aggiornati regolarmente. Dovrebbero anche imporre linee guida per la protezione delle password forti che seguano le politiche standard del settore come quelle che NIST (National Institute of Standards and Technology) rilascia ogni anno.

• Politiche "BYOD" (porta il tuo dispositivo)
  Queste politiche sono comuni tra le aziende moderne, ma le aziende dovrebbero comunque tenere d'occhio tutti i dispositivi connessi alla loro rete. L'aspetto più difficile della gestione della sicurezza BYOD è garantire che i file e le informazioni sensibili non lascino la rete, quindi le aziende dovrebbero imporre aggiornamenti regolari di antivirus, applicazioni e sistemi.

Anche se una piccola impresa manca delle finanze o delle risorse IT per implementare tutte o alcune delle raccomandazioni sopra mentre i loro dipendenti lavorano da casa, ci sono diverse opzioni di software antivirus facili da usare sul mercato che non sono solo efficaci contro potenziali malware, virus, worm, trojan o adware, ma sono anche facili da configurare. Questo consente a quasi qualsiasi dipendente di installare e gestire uno di questi software a distanza, aggiungendo ulteriore sicurezza e tranquillità per loro e per la loro azienda.

La nuova normalità?

Poiché lavorare da casa o a distanza è diventato la nuova normalità, almeno per il prossimo futuro, le aziende di tutte le dimensioni, specialmente le piccole imprese, devono concentrare più risorse sull'implementazione e l'aggiornamento dei loro strumenti, specialmente per quanto riguarda le riunioni, la comunicazione e la produttività. Sembra esserci una correlazione tra i dipendenti che hanno gli strumenti a casa di cui hanno bisogno per avere successo e sentirsi a proprio agio a lavorare a distanza. Il nostro sondaggio indica che dell'85% dei dipendenti che crede che la loro azienda abbia fornito loro strumenti sufficienti per lavorare da casa, l'86% si sente a proprio agio a lavorare a distanza. D'altra parte, del 15% che non è d'accordo sul fatto di avere gli strumenti di cui ha bisogno, solo il 55% si sente a proprio agio a lavorare da casa.

Questo è il momento in cui le aziende sono costrette ad adottare nuove tecnologie e processi perché i loro dipendenti sono tenuti a usarli per avere successo. I nostri studi mostrano che la maggior parte dei dipendenti crede che questi strumenti diventeranno così radicati nella loro vita quotidiana, che almeno alcuni, se non tutti, di questi prodotti sono destinati a rimanere.

Metodologia del sondaggio: Dati raccolti da 676 rispondenti dal 24 al 27 marzo. Gli individui intervistati sono persone d'affari che attualmente lavorano a distanza a tempo pieno, l'88% lavora da casa direttamente in risposta alla pandemia di COVID-19. I rispondenti risiedono nelle Americhe del Nord, APAC o EMEA, provengono da tutti i settori e ruoli, e comprendono un mix di utenti G2 e rispondenti esterni.