Software di gestione dei progetti e metodologie sono una forma di automazione utilizzata nel business da quasi 50 anni. Nuove tecnologie come intelligenza artificiale (AI) e Internet delle Cose (IoT) hanno il potenziale per automatizzare la gestione dei progetti—ma, fino a che punto arriveranno?

La tecnologia intelligente renderà obsoleto il software di gestione dei progetti? Se no, quali compiti verranno automatizzati e quali saranno gestiti dalle persone? 

Le risposte a queste domande non sono semplici e richiedono un'analisi approfondita di come le nuove e vecchie tecnologie influenzeranno la gestione dei progetti.  

La gestione dei progetti e le tecnologie intelligenti hanno bisogno l'una dell'altra

I progetti e i processi sono stati definiti per gli esseri umani e adattati per adattarsi al software, non il contrario. Ci aspettiamo che accada lo stesso con l'automazione. È improbabile che i robot e l'AI vengano programmati per adattarsi a noi poiché è molto più facile per noi cambiare il modo in cui lavoriamo. Gli esseri umani possono adattarsi rapidamente e la maggior parte dei dipendenti è più facile da sostituire rispetto ai robot o all'AI. Di conseguenza, è probabile che l'automazione prenderà il sopravvento sulla gestione dei compiti mentre gli esseri umani si concentreranno sulla strategia e ottimizzazione del progetto a livello superiore. 

L'importanza della gestione dei progetti come strategia aziendale aumenterà man mano che le aziende di produzione tradizionale si concentreranno maggiormente sui servizi. Ad esempio, un produttore di apparecchiature di illuminazione industriale potrebbe scegliere di fornire servizi per installare i suoi prodotti in magazzini o negozi al dettaglio. Mentre l'automazione può coprire la produzione di apparecchiature, la loro installazione richiede ancora il coinvolgimento umano. 

AI e automazione dovrebbero aiutare i project manager a concentrarsi maggiormente sul processo decisionale e meno sui compiti ripetitivi per il monitoraggio dei progetti. Questo approccio alla gestione dei progetti è ideale in teoria, ma comporta alcune sfide critiche.

Esaminiamo queste sfide e vediamo come diversi tipi di tecnologia e strategie aziendali potrebbero affrontarle.

Gestione artificiale dei progetti

L'AI può teoricamente fare tutto ciò che fa un project manager; in pratica, l'AI non è eccezionale nel gestire l'imprevedibile. Poiché i cambiamenti inaspettati accadono continuamente nella gestione dei progetti, l'AI ha bisogno dell'intervento umano per adattarsi. 

Ecco uno scenario di un progetto infrastrutturale che ha tre fasi: progettazione, pianificazione ed esecuzione. Supponiamo che i compiti T2.2 e T3.1 richiedano il coinvolgimento di un appaltatore. Se l'appaltatore dichiara bancarotta nella fase 2, potrebbe essere facilmente sostituito con un'altra azienda. Ma cosa succede se ciò accade nella fase 3?

L'AI potrebbe non essere in grado di scegliere tra queste opzioni perché ha bisogno di più informazioni per prendere decisioni. Può raccomandare alcuni appaltatori cercando in un database di migliaia di aziende, raccogliendo dati o attraverso analisi dei dati da più fonti. Per la terza opzione, l'AI avrà bisogno di dati sul cliente e su tipi simili di progetti per fare una raccomandazione. L'AI potrebbe non conoscere la personalità dei manager responsabili della gestione del progetto su entrambi i lati e la loro relazione lavorativa (forse anche personale) può avere un impatto significativo sulla decisione. 

Gli esseri umani hanno conoscenza, esperienza e intuizione, che aiutano nel processo decisionale senza analizzare grandi volumi di dati. Non prendiamo sempre le decisioni migliori, ma a volte è meglio reagire rapidamente piuttosto che aspettare una soluzione ideale.

Il lato positivo è che uno dei benefici essenziali dell'AI nella gestione dei progetti è la sua capacità di sfidare le nostre supposizioni e soggettività. Un esempio affascinante è l'uso del natural language processing (NLP) per analizzare come i dipendenti formulano gli aggiornamenti di stato, che possono fornire informazioni sul loro livello di fiducia riguardo al progresso di un progetto. 

Co-bot-laborazione 

Il termine co-bots si riferisce a robot collaborativi, il che è un po' fuorviante perché non stanno esattamente collaborando con gli esseri umani. Il loro principale vantaggio è che interferiscono meno con il lavoro umano, o: non hanno bisogno di essere messi dietro una gabbia per mantenere gli esseri umani al sicuro sul posto di lavoro. Anche se questo è ottimo, non è collaborazione. 

Collaborazione nei progetti, in una situazione ideale, sarebbe quando robot e umani lavorano insieme, condividendo compiti, sincronizzando il loro lavoro e aiutandosi a vicenda. Quando le persone e i robot collaborano, possono esibirsi a un livello più alto rispetto all'automazione completa. I team di ricerca delle università di Göttingen, Duisburg-Essen e Trier hanno osservato che la cooperazione tra umani e macchine funziona meglio rispetto ai team composti solo da umani o solo da robot. 

Il modo in cui gli esseri umani e la tecnologia intelligente lavorano insieme dipende dal livello di accettazione dell'AI o dei robot. Come mostrato di seguito, l'accettazione varia significativamente in base ai livelli di resistenza alla tecnologia e all'intrusione personale. A questo punto, siamo da qualche parte tra l'accettazione della competenza e l'accettazione della decisione della tecnologia intelligente.

Decisioni in tempo reale e confusione con l'IoT

Internet delle Cose (IoT) ha il potenziale per elaborare ordini da più località e individui istantaneamente. Ad esempio, i decisori di diverse località possono controllare a distanza un impianto di produzione, che è una grande soluzione per ridurre i costi del progetto e migliorare la produzione. La sfida è che le fabbriche completamente automatizzate non sono sempre così brave a gestire istruzioni contrastanti.

Se tutti e tre i manager effettuano un ordine di produzione contemporaneamente attraverso la rete IoT, come verranno prioritizzati? Il primo ricevuto, anche se c'è solo un intervallo di secondi tra gli ordini? Forse quello che ha il valore più alto? 

Mentre tutti questi dettagli vengono solitamente analizzati durante la fase di pianificazione della produzione, possono verificarsi errori, specialmente quando le aziende utilizzano più sistemi ERP per la produzione. Inoltre, le priorità possono cambiare mentre vengono implementati nuovi piani di produzione. 

Quello che di solito accade in questi casi è che tre manager cercano di negoziare o coinvolgono il loro superiore per prendere una decisione. Come farebbe la tecnologia a prendere una decisione? Recenti ricerche del MIT mostrano alcuni risultati preoccupanti riguardo al modo in cui le auto a guida autonoma potrebbero scegliere chi muore in un incidente mortale (vedi sotto).

Se una tecnologia simile viene utilizzata in ambienti industriali, come deciderà l'AI tra una persona e un costoso pezzo di attrezzatura?

La buona notizia è che l'automazione rende più facile per le persone reagire rapidamente a situazioni potenzialmente pericolose. I dati in tempo reale e gli avvisi sono estremamente preziosi in industrie come l'estrazione mineraria, la produzione e il petrolio e gas. L'AI e i dati generati attraverso le reti IoT possono aiutare le aziende a prevedere gli incidenti e lavorare per mitigare proattivamente gli incidenti. Infine, la comunicazione istantanea e il trasferimento di dati consentono ai supervisori di spegnere a distanza un bene fisso.

Come la gestione dei progetti e la tecnologia intelligente si influenzeranno a vicenda

Ci sono molte cose che non sappiamo sull'automazione e il suo impatto sul nostro lavoro. Una cosa che sappiamo è che la gestione dei progetti cambierà drasticamente. Ecco alcune tendenze che ci aspettiamo di vedere nel prossimo futuro: 

• L'automazione eseguirà alcuni compiti ripetitivi, influenzando significativamente tutti i dipendenti che non svolgono un ruolo strategico nella gestione dei progetti. L'automazione sostituirà il software di gestione dei compiti, che sarà utilizzato solo da piccole aziende che non possono permettersi di investire nell'automazione.
• Man mano che l'automazione prende il sopravvento sui progetti semplici, le aziende avranno più risorse per concentrarsi su quelli complessi, così come sui portafogli di progetti. Ci aspettiamo di vedere più team di project management office (PMO) in tutti i settori, richiedendo project manager esperti. Standard, metodologie e gestione del rischio diventeranno anche critici poiché le aziende non possono permettersi di commettere errori.
• Mentre il ruolo dell'automazione diventa più evidente, i dipendenti devono adattarsi. Purtroppo, non sappiamo cosa significhi effettivamente adattamento poiché i lavori creati dall'automazione richiedono esperienze e competenze diverse rispetto ai lavori che l'automazione sostituisce. 
• La tecnologia intelligente impara praticando. Le simulazioni e i calcoli teorici sono strumentali nel definire come funziona la tecnologia, ma solo l'esperienza reale permetterà a questa tecnologia di imparare e adattarsi. 

L'evoluzione della gestione dei progetti influenzerà anche il software di gestione di progetti, portafogli e programmi. Per rimanere aggiornati sugli ultimi sviluppi, assicurati di visitare la nostra pagina dei prodotti.