Avis et détails du produit ZenQMS

Équipe de réussite client exceptionnelle : Les membres de l'équipe de réussite client et les gestionnaires de compte avec lesquels notre équipe a travaillé sont perspicaces, professionnels, compétents et serviables.

Bon rapport qualité-prix : ZenQMS est un QMS puissant et efficace qui possède le bon nombre de fonctionnalités sans être trop complexe. Les prix sont extrêmement compétitifs et transparents.

Intuitif / Facilité d'utilisation : Comme notre équipe est à l'aise avec le tri et le filtrage des feuilles de calcul, nous avons eu une courbe d'apprentissage plus courte pour devenir des superutilisateurs. Les tableaux de bord de formation avec le graphique circulaire de l'état de la formation sont rationalisés et les utilisateurs peuvent facilement suivre leurs missions de formation. L'interface est efficace et cohérente à travers les modules - des flux de travail en étapes à la table complète filtrable et exportable avec des colonnes personnalisables. Le journal de discussion pour chaque enregistrement est utile, et j'apprécie la possibilité de lier des enregistrements, y compris des enregistrements dans d'autres modules (c'est-à-dire lier un enregistrement de contrôle des modifications à des documents.)

Nouvelles fonctionnalités : La possibilité de mettre à jour un document avec une révision mineure avec un flux de travail séparé est une excellente nouvelle fonctionnalité. Plusieurs de nos utilisateurs étaient très enthousiastes à propos de la fonctionnalité de collaboration en ligne pour collaborer sur des brouillons via Office 365. Il y a de belles touches comme la fenêtre coulissante de l'historique des versions qui me permet de sélectionner 2 versions historiques d'un document et de télécharger une comparaison des deux versions. Une amélioration significative de l'interface utilisateur a été la combinaison de la vue du document avec le panneau de métadonnées qui a le bouton « Terminer la formation » pour les documents qui sont dans une mission de formation. Ce changement a répondu à une préoccupation d'une ancienne critique concernant l'assurance que les utilisateurs ont regardé le document avant d'ajouter la lecture et la reconnaissance de la signature électronique.

Modules de formation et articles : Leur approche de formation juste à temps a été très utile. De nombreux clips vidéo dans les leçons de formation des super utilisateurs durent moins de 5 minutes et sont intégrés dans des articles qui incluent des captures d'écran.

Transparence et engagement envers la conformité et la qualité : ZenQMS semble vraiment engagé à avoir une culture d'amélioration continue. S'ils identifient une zone prioritaire pour l'amélioration, les informations sont disponibles lorsque les tâches clés sont terminées. À tout moment, nous pouvons consulter des documents trimestriels et voir les journaux des sauvegardes quotidiennes et hebdomadaires réussies. Le système comprend un formulaire en ligne pour que les clients soumettent des idées pour suggérer de nouvelles fonctionnalités. Je suis également impressionné de voir que le PDG signe personnellement des documents importants de validation et de conformité du système.

Documentation de publication : Les enregistrements de publication du système incluent les résultats des tests (y compris les captures d'écran et les étapes de test) qui aident les clients à comprendre comment une nouvelle fonctionnalité peut être testée de manière approfondie, si nécessaire. Ils fournissent également des modèles Excel avec des étapes de test et des exigences tracées que les clients peuvent utiliser lors de la création de leurs scripts UAT. Avant chaque version majeure et mineure, ZenQMS met à disposition un résumé des modifications (améliorations et corrections de bugs). Depuis que je me suis abonné à la page des mises à jour de produits, je reçois des e-mails m'informant des prochaines versions. Avis collecté par et hébergé sur G2.com.

Mise en œuvre : Comprendre et utiliser le modèle de migration de données implique une courbe d'apprentissage et un investissement de temps et d'attention (même si les supports de formation étaient excellents et que notre POC / gestionnaire de compte a été incroyable). Une fois que nous avons compris, nous avons apprécié la clarté et la logique derrière le modèle de migration. Si les clients ont du mal à se souvenir comment éviter les erreurs courantes, le processus pourrait prendre plus de temps que prévu.

Calendrier ou portée d'une version majeure : Depuis que nous avons commencé à utiliser ZenQMS en 2020, il y a eu 1 fois où une version majeure aurait pu bénéficier de plus de tests. Heureusement, chaque fois qu'un correctif prioritaire était nécessaire, il était rapidement traité. Les clients ont eu un temps généreux pour tester une seule version de la version dans un environnement de test. Il est possible que cette période de test prolongée ait contribué à un nombre plus élevé de correctifs successifs que d'habitude, mais je me suis également demandé si la date de sortie aurait pu être repoussée ou si certaines des fonctionnalités auraient pu être incluses dans une version ultérieure. Nous avons trouvé un bogue possible après l'un des correctifs, mais il était suffisamment complexe pour que nous devions creuser dans la piste d'audit pour expliquer notre préoccupation dans un ticket de support. Un collègue a pu faire remonter notre question à un gestionnaire de compte plus compétent qui a pu y répondre et la résoudre immédiatement. Bien qu'il y ait eu une amélioration majeure de la piste d'audit (capacité à exporter une piste d'audit filtrée pour montrer l'activité liée à un document), certaines parties de la piste d'audit sont encore complexes et pas aussi faciles à suivre.

Vues dans la table complète : Bien que cela puisse être une fonctionnalité utile pour certains utilisateurs, le système se souvient du dernier filtre que vous avez appliqué à la table complète (par exemple, sélectionner une catégorie de document ou entrer un terme pour filtrer les résultats dans la colonne Nom du document). Rédiger cette critique m'a incité à soumettre une suggestion pour inclure une option Effacer les filtres au-dessus de la table, donc peut-être que cela sera pris en compte dans une future version. Avis collecté par et hébergé sur G2.com.

ZenQMS est un système de gestion de la qualité très convivial. Les modules de gestion des problèmes et de contrôle des changements sont très faciles à configurer et à mettre en œuvre. Avis collecté par et hébergé sur G2.com.

En ce moment, je n'ai aucun problème avec l'installation. Avis collecté par et hébergé sur G2.com.

Nous sommes venus à ZenQMS après avoir utilisé deux systèmes QMS très peu conviviaux et difficiles à utiliser. ZenQMS était facile à apprendre et très intuitif. Nous avons adoré les modules de formation courts et faciles à digérer qu'ils ont fournis. La mise en œuvre dans notre organisation a été beaucoup plus facile que prévu. Le personnel de ZenQMS est engagé, connaît bien le produit et est facile à travailler. Ils répondent généralement rapidement aux demandes. ZenQMS propose différentes options pour permettre aux utilisateurs de documenter la formation en tant qu'événements de groupe, formation personnelle ou formation sur le tas. Nous trouvons utile d'ajouter des quiz pour augmenter la compréhension. Les gestionnaires peuvent facilement suivre et gérer les formations de leurs employés. Le module de contrôle des modifications offre un moyen simple de suivre les modifications avec un flux de travail facilement personnalisable. Dans l'ensemble, la facilité d'utilisation et l'approche infaillible ont bien fonctionné pour notre organisation. Nous utilisons également le module Problème pour suivre nos problèmes. Nous avons apprécié la possibilité de personnaliser le flux de travail. La piste d'audit a été utile lors des audits des sponsors. Dans le module Documents, nous définissons des examens périodiques pour répondre à nos exigences de déclaration de travail. Nous pouvons voir dans le rapport quels documents sont à venir pour examen. De plus, ils ont un processus par lequel les utilisateurs peuvent soumettre des suggestions et ils mettent souvent en œuvre ces suggestions lorsqu'ils envisagent des fonctionnalités pour de nouvelles versions. Avis collecté par et hébergé sur G2.com.

La fonction de recherche dans le module de documents pourrait être améliorée. Dernièrement, la réactivité aux demandes de service client a été un peu plus lente que d'habitude. Avis collecté par et hébergé sur G2.com.

J'aime utiliser ZenQMS car il est convivial. J'aime la façon dont le groupe ZenQMS cherche toujours des moyens d'améliorer un système déjà excellent. Ils prennent en compte les retours et suggestions réels et travaillent à les mettre en œuvre dans le système. Le service d'assistance est rapide et efficace et leur catalogue de formation et d'auto-assistance est vaste. KPA a récemment transféré toute notre formation produit basée sur SCORM d'un système avec lequel les formateurs rencontraient des problèmes constants vers notre système ZenQMS. L'intégration et la mise en œuvre de ce matériel ont été transparentes et n'ont jusqu'à présent reçu que des retours positifs. En tant qu'administrateur système, je suis dans le système tous les jours, mais même pour les personnes qui ne travaillent pas régulièrement dans le système, il semble y avoir peu de problèmes d'utilisation du système. Avis collecté par et hébergé sur G2.com.

Ma seule plainte concernant le système actuellement est que j'aimerais qu'il y ait un moyen d'organiser les tâches dans un ordre spécifique afin que les utilisateurs puissent suivre la liste directement et effectuer les tâches dans l'ordre que nous souhaitons. J'aimerais également que vous puissiez placer les tests et les modules de formation associés ensemble dans le dossier d'un individu afin qu'ils n'aient pas à rechercher les documents associés. Avis collecté par et hébergé sur G2.com.

Intuitif pour les utilisateurs afin de voir sur quoi ils doivent se former. Permet également de récupérer facilement les statuts des documents et les rapports. Avis collecté par et hébergé sur G2.com.

ZenQMS semble plus adapté à avoir une seule unité commerciale sous elle, plutôt que plusieurs - les dossiers de formation sont plus difficiles à séparer entre les unités commerciales et vous ne pouvez pas avoir plusieurs logos dans le système.

Mise à jour du 04 décembre 2024 : Récemment, ZenQMS a apporté des modifications à leur module de documents qui ont altéré les documents eux-mêmes, affectant également les documents archivés. Les documents ne sont plus dans un format présentable et ne peuvent pas être reconfigurés. L'équipe de support a déjà été contactée et rien d'autre ne peut être fait. Avis collecté par et hébergé sur G2.com.

La première chose à mentionner est l'excellent support client, tout au long de la validation et dans l'utilisation courante. L'équipe était *si* réactive aux questions générales et aux problèmes techniques. J'avais vraiment l'impression que mon petit compte d'une demi-douzaine d'utilisateurs comptait pour eux.

De plus, le modèle de tarification était si transparent - avec un accès inclus dès le départ à tous les modules, ce qui incitait à les mettre en œuvre tous. Nous avons rendu notre système de qualité entièrement sans papier en moins d'un an - documents, processus QMS, gestion des fournisseurs, audits, formations, tout!

Le support de validation était également très bon, avec des modèles UAT fournis, un support complet du chef de projet tout au long, avec des prix convenus à l'avance. La migration des documents dans le système était simple, tout comme l'utilisation courante. J'ai utilisé ZenQMS pour créer des certificats de libération de lot QP signés numériquement dans un environnement pharmaceutique EU GMP, l'incorporation d'en-têtes d'entreprise dans les modèles avait l'air très professionnelle.

En tant que consultant, j'ai dû interagir avec de nombreux autres systèmes QMS 'grands noms', mais aucun n'était aussi facile à utiliser et à configurer que ZenQMS.

Il y a des fonctionnalités vraiment utiles - la fonction de recherche de mots en particulier était extrêmement puissante et utile pour filtrer les documents ou les enregistrements avec le terme en question.

Et la flexibilité et la facilité de configuration de vos propres flux de travail dans les modules de déviations / changements étaient excellentes - vous pouvez les utiliser pour à peu près tout, des journaux aux évaluations des risques, et tout autre processus QMS entre les deux. Une fois que vous avez compris l'attribution des 'tâches' à la bonne étape du flux de travail, c'est un jeu d'enfant.

Dernière chose - en tant que SaaS basé sur le cloud, la possibilité de planifier un téléchargement complet au format PDF de chaque enregistrement que vous avez dans le système était un avantage considérable pour la continuité des activités, et toutes les autres préoccupations liées à l'hébergement des enregistrements GMP dans le cloud. Avis collecté par et hébergé sur G2.com.

Honnêtement, il y avait très peu d'inconvénients. ZenQMS est composé de 6 modules principaux, et le seul que je n'aimais pas utiliser était le module d'audit - je pense que celui-ci est le 'plus ancien', et pourrait probablement bénéficier d'une mise à jour. Mais même celui-ci avait de grandes fonctionnalités, par exemple, compiler des rapports d'audit et des pièces jointes en un seul fichier pdf, entièrement paginé. Les parties que je n'aimais pas (gestion des observations / CAPA) j'ai simplement créé mes propres flux de travail pour ceux-ci dans les modules de tâches de déviations / changements, et j'ai simplement utilisé le module d'audits pour planifier et rapporter les audits internes et externes.

Les pistes d'audit pour le module de déviations / tâches / changements étaient super faciles à interpréter, mais pour les modules de documents / formation / audits, elles étaient un peu plus lourdes et il serait bon qu'elles soient toutes portées au même niveau de convivialité, surtout pour les personnes non informatiques comme moi. Avis collecté par et hébergé sur G2.com.

J'ai utilisé ZenQMS dans plusieurs entreprises et la mise en œuvre et l'utilisation se sont toujours déroulées sans problème. Les flux de travail ont tous du sens et je peux dire qu'ils ont été conçus par des personnes qui connaissent le domaine de la qualité. J'ai toutes les informations dont j'ai besoin à portée de main grâce aux tableaux de bord et aux rapports. J'adore la facilité d'utilisation de ce système ! Avis collecté par et hébergé sur G2.com.

J'aimerais pouvoir travailler dans Office (par exemple, Word) dans l'application native lors de la collaboration sur des documents. Avis collecté par et hébergé sur G2.com.

Le module Documents a grandement facilité la récupération des SOP, WI et autres documents importants pour les audits et les mises à jour de révision. L'équipe ZenQMS a fait un excellent travail en intégrant nos documents hérités dans le système. L'émission de copies contrôlées est un processus plus sécurisé. La mise à jour et l'ajout de matrices de formation des employés et de formulaires sont également plus faciles que notre système entièrement basé sur papier. Leur équipe de support client a été incroyablement utile pour résoudre les problèmes et répondre aux commentaires. Avis collecté par et hébergé sur G2.com.

Effectuer des flux de travail pour les contrôles de changement et les problèmes peut être déroutant, principalement en ce qui concerne la mise en page. Il n'y a pas de notification lorsqu'un document est mis à jour et qu'une copie contrôlée a été émise (et doit donc être détruite et réémise). Avis collecté par et hébergé sur G2.com.

Lors de la mise en œuvre, Steve Smith a été absolument incroyable et utile pour répondre à toutes nos questions. La validation a été super facile et les documents fournis étaient faciles à utiliser et répondaient à toutes les exigences. Le système est facile à utiliser et à comprendre une fois que vous savez vous y retrouver. Steve a même pu partager des enregistrements de contrôle des modifications que Zen utilise en interne pour faciliter la configuration. Avis collecté par et hébergé sur G2.com.

OFFICE ONLINE!!!! Office en ligne n'est pas conçu pour l'édition - seulement pour la révision. Cela cause des problèmes majeurs de formatage, de facilité d'utilisation et de frustration. Cela a entraîné un travail supplémentaire pour l'équipe qualité qui doit télécharger chaque document, le modifier dans l'application de bureau, puis le re-télécharger. Steve m'a assuré que c'est quelque chose sur lequel on travaille, mais je voulais m'assurer de l'identifier ici. Je souhaite également qu'il y ait un véritable processus de contrôle des modifications de documents qui régisse l'approbation des documents. Nous avons besoin d'un moyen de lier plusieurs documents à un contrôle de modification de document et lorsque le contrôle de modification est envoyé pour approbation, les documents sont envoyés pour approbation. Sinon, pas de plaintes!! Avis collecté par et hébergé sur G2.com.

Je pense que ma partie préférée de ZenQMS est la flexibilité qu'il permet avec ses modules pour capturer tant de choses différentes. Il est très convivial et permet de nombreuses façons de l'utiliser dans notre boîte à outils qualité. Nous avons intégré de nombreux processus basés sur le papier dans Zen, ce qui a rendu le travail sur plusieurs sites beaucoup plus efficace avec une petite équipe qualité. En tant que personne ayant utilisé plusieurs QMS différents au cours de ma carrière jusqu'à présent, je pense que c'est de loin l'un de mes préférés et le support client incroyable renforce ma confiance dans le système dans son ensemble. Avis collecté par et hébergé sur G2.com.

Pour être tout à fait honnête, il n'y a pas grand-chose qui me vient à l'esprit en termes de ce que je n'aime pas. L'équipe de développement est toujours très ouverte aux nouvelles idées, donc bien que nous puissions rencontrer quelque chose que nous souhaitons configurer différemment ou fonctionner d'une manière différente, nous avons toujours la possibilité de suggérer des modifications ou des mises à jour de la façon dont les choses sont actuellement organisées. Avis collecté par et hébergé sur G2.com.