Qu'est-ce que le suivi du temps ?
Le suivi du temps est un processus par lequel les heures de travail des employés sont enregistrées sur une période de temps fixe ou pour la durée d'un projet. Bien que cela concerne généralement uniquement les heures de travail, les pauses peuvent également être suivies pour s'assurer que les employés prennent leur temps de repos auquel ils ont droit.
Les employés enregistrent généralement leurs propres heures dans des logiciels de suivi du temps dédiés, similaires aux cartes de pointage traditionnelles, mais utilisant désormais des versions numérisées. Cela peut inclure le pointage à l'entrée et à la sortie au début et à la fin de leur quart de travail ou journée de travail, ou l'enregistrement de toute pause déjeuner ou pause prise, ainsi que de tout congé programmé.
Les managers ou les ressources humaines (RH) examinent les enregistrements de suivi du temps des employés tout au long de l'année pour s'assurer que les heures sont exactes et que les employés sont rémunérés pour les heures qu'ils ont travaillées, y compris toute compensation supplémentaire pour les heures supplémentaires. Ils vérifient également les éventuelles divergences dans les enregistrements.
Types de suivi du temps
Le suivi du temps est généralement très simple – les employés pointent lorsqu'ils commencent leur quart de travail, puis pointent à nouveau lorsqu'ils ont terminé. Chaque entreprise exige que ses employés suivent leur temps pour différentes raisons, mais la plupart des scénarios peuvent être classés comme soit suivi du temps personnel soit suivi du temps de projet.
Le suivi du temps personnel est plus courant chez les employés payés à l'heure. Les travailleurs démarrent leur horloge de temps au début de leur journée de travail, puis enregistrent toute pause avant de pointer à la fin de leur journée. De cette façon, les managers peuvent voir combien d'heures chaque employé a travaillé, ainsi que toute heure supplémentaire pour laquelle ils peuvent avoir besoin d'être payés. De nombreux outils de suivi du temps utilisent des fonctionnalités automatisées pour calculer la paie des employés en fonction des heures enregistrées dans leur feuille de temps.
Certaines organisations utilisent le suivi du temps de projet même si elles ont des employés qui sont salariés car elles peuvent encore avoir besoin de suivre leur temps lorsqu'ils travaillent sur des projets clients particuliers. C'est particulièrement le cas si ces heures de travail sont facturables au client.
Les agences de marketing, les équipes juridiques ou les cabinets comptables sont tous des exemples d'entreprises qui pourraient avoir besoin de facturer un client pour des heures supplémentaires passées à travailler sur leurs projets en dehors du cadre de leurs heures contractuelles.
Éléments de base du suivi du temps
Le moyen le plus simple de commencer avec le suivi du temps est de noter une heure de début et de fin sur papier. Mais sans contexte, cette information peut rapidement devenir incompréhensible. C'est pourquoi un suivi du temps efficace doit toujours inclure :
- La quantité de temps passée sur les tâches ou la journée de travail totale. C'est le minimum d'informations qui devrait être enregistré lors du suivi du temps. Tout système peut fonctionner pour cela, comme une entrée manuelle dans un carnet, une feuille de calcul ou un outil de suivi du temps. Pour les travailleurs postés, plus de détails que les heures de début et de fin peuvent ne pas être nécessaires, mais cela est déterminé au cas par cas par l'entreprise.
- Travail accompli. Surtout lors du suivi du temps pour la gestion de projet ou lors du travail avec des clients facturables, il est vital d'enregistrer les détails du travail effectué pendant chaque bloc de temps. Pour les clients facturables, cette information est généralement notée sur les factures afin que les clients aient un aperçu de l'utilisation de leur argent.
- Pauses. Il est bon de documenter quand les pauses ont été prises et pour combien de temps, même si elles sont incluses dans le temps de travail payé. Les managers examinent souvent cette information sur un mois ou une année pour s'assurer qu'aucun employé ne prend plus de temps que ce à quoi il a droit.
- Le temps total passé à travailler. Les totaux sont utiles pour les employés et les managers, en particulier lorsque la paie est automatisée en fonction du nombre d'heures travaillées. Les erreurs doivent être corrigées dès que possible, il est donc toujours bon de revoir le total des heures à la fin de chaque période avant de les soumettre pour examen ou approbation.
Avantages du suivi du temps
Pour de nombreux employés, suivre leur temps peut sembler être une étape supplémentaire inutile dans leur journée de travail. Mais il y a plusieurs avantages notables à garder un œil sur les heures de travail, tels que :
- Rendre les membres de l'équipe plus responsables. Chaque membre de l'équipe devrait savoir où il s'inscrit dans le tableau d'ensemble de l'entreprise. La responsabilité avec le suivi du temps ne consiste pas seulement à s'assurer que les employés se présentent au travail à l'heure et travaillent le nombre d'heures requis. Cela leur permet également de voir où ils ont contribué à des objectifs et projets plus importants. Cette information joue un rôle important dans les évaluations de performance et encourage les employés vers des promotions.
- Améliorer la transparence au travail. Le suivi du temps identifie facilement où les membres de l'équipe peuvent travailler trop ou être en deçà. Cela permet aux managers d'intervenir et de rééquilibrer la charge de travail au sein de l'équipe.
- Comprendre où le budget est gaspillé. Il est facile de laisser le temps s'écouler sans faire beaucoup de progrès. Cela consomme rapidement les budgets de projet et les ressources si cela n'est pas contrôlé. Le suivi du temps signifie que les chefs de projet voient où le budget est dépensé et comment cela contribue au résultat global.
- Améliorer l'efficacité opérationnelle. Pour les entreprises de services, passer trop de temps sur le projet d'un client sans recevoir de compensation supplémentaire conduit à des employés mécontents et surmenés, sans parler des clients avec des attentes irréalistes. Le suivi du temps rend clair où se trouvent ces inefficacités afin que l'équipe puisse les aborder avant qu'elles ne deviennent incontrôlables.
Meilleures pratiques pour le suivi du temps
Chaque employé veut suivre son temps d'une manière différente. Bien que certains éléments puissent être flexibles, comme le niveau de détail inclus dans les enregistrements, garder les systèmes de suivi du temps simples rend le processus beaucoup plus facile à gérer.
- Demandez aux employés de consigner leur temps une fois par jour. Si les employés passent d'un projet à l'autre, cela peut rapidement devenir une corvée pour eux d'enregistrer chaque fois qu'ils terminent une tâche. Au lieu de cela, encouragez les membres de l'équipe à enregistrer leur temps à la fin de la journée de travail en fonction du client, du projet ou de la tâche.
- Fournissez des modèles pour que les membres de l'équipe puissent les suivre. Si les employés n'ont jamais suivi leur temps auparavant, il peut être déroutant de savoir quelles informations doivent être enregistrées. Lors de l'intégration de nouveaux membres de l'équipe ou du déploiement d'un nouveau système de suivi du temps, donnez-leur un modèle de ce qui doit être inclus dans chaque entrée enregistrée qu'ils peuvent suivre jusqu'à ce que la pratique devienne une seconde nature.
- Examinez fréquemment les feuilles de temps. Les managers devraient examiner les feuilles de temps au moins toutes les deux semaines ou avant le traitement de la paie. Cela leur donne le temps de détecter et de corriger toute erreur avant que de plus gros problèmes ne surviennent, comme des employés non payés pour les heures supplémentaires.
Gardez les heures de travail des employés sur la bonne voie et assurez-vous que chaque membre de l'équipe est payé ce qui lui est dû avec un logiciel de gestion de la rémunération dédié.
Holly Landis
Holly Landis is a freelance writer for G2. She also specializes in being a digital marketing consultant, focusing in on-page SEO, copy, and content writing. She works with SMEs and creative businesses that want to be more intentional with their digital strategies and grow organically on channels they own. As a Brit now living in the USA, you'll usually find her drinking copious amounts of tea in her cherished Anne Boleyn mug while watching endless reruns of Parks and Rec.
