Qu'est-ce que la gestion des fournisseurs ?
La gestion des fournisseurs est une étape du processus d'approvisionnement qui supervise toutes les relations de la chaîne d'approvisionnement de l'entreprise et trouve des moyens d'améliorer les stratégies des fournisseurs.
Les industries utilisent la gestion des fournisseurs pour s'assurer que tous les membres de la chaîne d'approvisionnement répondent aux attentes, identifier les domaines d'amélioration et accroître l'engagement à garantir que tous les domaines fonctionnent efficacement et de manière cohérente. Le processus de gestion des fournisseurs englobe chaque étape majeure de la découverte, de l'obtention, de la gestion et du maintien des contacts avec les fournisseurs.
Les entreprises utilisent des logiciels de gestion des relations avec les fournisseurs pour améliorer les processus de la chaîne d'approvisionnement et garantir des interactions efficaces et efficientes. Les solutions pour les fournisseurs donnent aux entreprises les outils pour organiser leurs informations sur les fournisseurs, évaluer la performance de la chaîne d'approvisionnement, s'assurer que tout le travail externalisé est conforme et identifier les problèmes potentiels avant qu'ils ne deviennent coûteux.
Types de relations avec les fournisseurs
Il existe cinq types différents de relations avec les fournisseurs que les entreprises mettent en œuvre pour rationaliser la manière dont elles créent des liens avec les membres de la chaîne d'approvisionnement.
- Achat sur le marché : La relation acheteur-vendeur la plus courante. Cela implique généralement un accord contractuel et inclut peu ou pas de communication entre les parties.
- Relation continue : Lorsqu'il y a une préférence pour un fournisseur par rapport à d'autres et qu'une relation continue est créée entre les deux parties.
- Partenariat : Une relation contractuelle à long terme où la confiance est construite par le partage d'informations sensibles.
- Alliance stratégique : Un contrat à long terme où les parties impliquées acceptent de travailler ensemble exclusivement. Cette relation nécessite une collaboration étroite pour réussir.
- Intégration en amont : Une relation où l'entreprise possède le fournisseur dans le cadre de sa propre activité.
Le processus de gestion des fournisseurs
Le processus de gestion des fournisseurs décrit toute la spécification, l'approvisionnement, l'intégration, la collaboration et l'évaluation d'un fournisseur rejoignant la chaîne d'approvisionnement d'une entreprise. Ce processus aide les entreprises à choisir le bon fournisseur et à assurer un succès continu.
- Qualification : Cette étape implique la découverte de fournisseurs potentiels et la recherche nécessaire pour déterminer s'ils ont les qualifications appropriées. Ces exigences doivent être choisies à l'avance et inclure le budget et les normes de performance.
- Classification : À cette étape, l'entreprise a identifié quelques fournisseurs potentiels. Cette étape inclut la comparaison des fournisseurs aux critères précédemment déterminés et la lecture des devis et propositions. À la fin de cette étape, l'entreprise a fait une sélection et a conclu que le fournisseur choisi peut produire les biens et services dont elle a besoin.
- Intégration : À ce stade, les négociations ont cessé et un contrat est rédigé et signé. Cette étape introduit le fournisseur choisi dans la chaîne d'approvisionnement de l'entreprise. Cela inclut la notification des parties prenantes nécessaires et l'ajustement des processus commerciaux actuels pour accueillir les ressources entrantes fournies par le nouveau fournisseur.
- Collaboration : Cette étape est continue où l'entreprise fait de la priorité de combler les lacunes de collaboration et de communication entre les fournisseurs et les vendeurs existants. S'assurer que ces lacunes sont efficacement comblées aidera à augmenter la performance et à réduire les opportunités de confusion ou d'erreurs.
- Évaluation : Une fois que le nouveau fournisseur s'est installé et effectue ses tâches régulières, l'entreprise doit régulièrement évaluer sa performance. L'évaluation doit mesurer l'efficacité, l'abordabilité, le service, la qualité du travail du fournisseur et l'exécution des indicateurs clés de performance (KPI) prédéterminés.
Avantages d'une gestion efficace des fournisseurs
La gestion des fournisseurs apporte beaucoup de valeur aux entreprises qui l'exécutent efficacement. L'ensemble du processus aide les entreprises à identifier où se situent leurs priorités de performance, puis à trouver et gérer des fournisseurs qui les aideront à réussir.
- Contrôle de la qualité : La gestion des fournisseurs permet aux entreprises de sélectionner et de superviser de près chaque étape de la chaîne d'approvisionnement. Cette supervision aidera les entreprises à s'assurer que chaque bien ou service terminé répond ou dépasse les normes actuelles.
- Réduire les coûts : Plus les entreprises surveillent de près leurs processus existants, plus elles seront susceptibles d'identifier des opportunités de réduire les coûts sans sacrifier la qualité.
- Gérer la conformité : Une sélection et une gestion minutieuses dans le processus de gestion des fournisseurs aideront les entreprises à choisir des fournisseurs qui répondent à leurs qualifications légales. Cela inclut la conformité complète avec les processus requis par l'entreprise.
- Évaluer la performance : Peut-être l'avantage le plus évident, l'évaluation de la performance est un must en matière de gestion des fournisseurs. Gérer efficacement aidera les entreprises à s'assurer que les fournisseurs adhèrent à la qualité de travail convenue et à découvrir potentiellement des marges d'amélioration.
- Réduire les risques : Gérer les relations avec les fournisseurs oblige les entreprises à examiner chaque étape de la chaîne d'approvisionnement de manière critique. Ce soin supplémentaire aidera à exposer tout problème ou domaine où la qualité pourrait potentiellement être compromise.
Meilleures pratiques de gestion des fournisseurs
Se relâcher dans la gestion des fournisseurs peut amener les entreprises à choisir un fournisseur qui ne répond pas à leurs besoins, n'est pas rentable ou ne favorisera pas le progrès. Suivre les meilleures pratiques ci-dessous aide les entreprises à se préparer à un processus de gestion des fournisseurs efficace et à maintenir une chaîne d'approvisionnement qui favorise le succès.
- Mesurer la performance à l'aide de KPI. Plus qu'une bonne pratique, c'est simplement une nécessité. Pour déterminer quel fournisseur augmenterait le succès, une entreprise doit définir à quoi ressemble le succès pour elle. Cela inclut de décrire clairement quels critères doivent être remplis pour que la performance soit considérée comme efficace.
- Promouvoir une communication ouverte. La meilleure façon d'aider un nouveau fournisseur à s'intégrer dans la chaîne d'approvisionnement est de mettre la collaboration et la communication au premier plan. Cela inclut de s'assurer que tous les vendeurs et fournisseurs existants sont informés des changements et ajouts à la chaîne d'approvisionnement. Une communication efficace inclut également de faire participer les fournisseurs à la prise de décision importante et d'être vocal sur les problèmes ou préoccupations.
- Suivre strictement le processus. Évitez de dévier du processus de gestion des fournisseurs. Le processus a été créé pour donner aux entreprises un guide clair pour sélectionner, intégrer et évaluer les fournisseurs. Une entreprise qui ne suit pas les étapes de près peut se retrouver avec un fournisseur qui ne répond pas aux attentes ou une chaîne d'approvisionnement qui est confuse et retardée à cause d'un nouveau fournisseur qui ne favorise pas le succès.
- Effectuer des analyses d'évaluation des coûts. Bien que cela puisse être couramment combiné avec des KPI généraux, allouer un budget est extrêmement important et doit être fait avec le plus grand soin et considération. Certaines entreprises effectuent des évaluations complètes de leurs coûts actuels et proposés pour s'assurer que toutes les décisions concernant les fournisseurs sont prises en tenant compte de l'abordabilité.
- Créer des accords juridiques. Lorsqu'on confie à un tiers des informations et des processus sensibles, une entreprise doit s'assurer que les accords juridiques sont complets et pratiques. Ces contrats juridiques doivent inclure tous les protocoles de confidentialité nécessaires, les accords de non-divulgation (NDA) et les obligations de conformité.
Gestion des fournisseurs vs. gestion des vendeurs
La gestion des fournisseurs et la gestion des vendeurs sont souvent confondues car elles partagent un objectif d'offrir les biens et services nécessaires pour réussir. Leurs différences significatives résident dans qui sont les fournisseurs et les vendeurs, à qui ils offrent ces biens et services, et à quel stade de la chaîne d'approvisionnement ils sont le plus demandés.
La gestion des fournisseurs supervise les fournisseurs, qui sont des entreprises externalisées fournissant des matières premières pour que les entreprises fabriquent des produits. Les fournisseurs se situent au tout début de la chaîne d'approvisionnement pour aider à créer des biens dès le premier jour. Les fournisseurs travaillent souvent directement avec d'autres entreprises et interagissent rarement avec l'utilisateur final. La gestion des fournisseurs se concentre davantage sur la promotion d'un partenariat réussi qui impacte l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement.
La gestion des vendeurs supervise les vendeurs ou les entreprises qui achètent des biens à un fabricant et les distribuent à l'utilisateur final. Les vendeurs se situent à la toute fin de la chaîne d'approvisionnement pour allouer les produits finis et s'assurer qu'ils atteignent leur marché cible. Bien que certains vendeurs vendent à d'autres entreprises, ils interagissent principalement directement avec le client.
La gestion des vendeurs assure que les produits sont distribués efficacement et à moindre coût. Certaines entreprises utilisent des logiciels de gestion des vendeurs pour créer un référentiel numérique pour gérer les projets des vendeurs, émettre la paie de la chaîne d'approvisionnement, trouver des vendeurs, superviser la gestion du temps et plus encore.
Alexandra Vazquez
Alexandra Vazquez is a former Senior Content Marketing Specialist at G2. She received her Business Administration degree from Florida International University and is a published playwright. Alexandra's expertise lies in copywriting for the G2 Tea newsletter, interviewing experts in the Industry Insights blog and video series, and leading our internal thought leadership blog series, G2 Voices. In her spare time, she enjoys collecting board games, playing karaoke, and watching trashy reality TV.
