Qu'est-ce que la gestion des installations ?
La gestion des installations se concentre sur la planification systématique, la conception et l'entretien de toutes les ressources physiques disponibles dans les locaux d'une organisation. Elle coordonne l'environnement de travail existant, y compris les personnes, les processus, les lieux et les technologies. Une équipe de gestion des installations, généralement avec l'aide de logiciels de gestion des installations, assure le bien-être général et le bon fonctionnement de l'installation qui comprend le bâtiment, les systèmes informatiques et de sécurité, l'éclairage, le mobilier et d'autres services.
La gestion des installations est un processus commercial essentiel pour les organisations de toutes tailles. Une installation bien planifiée améliore la productivité d'une organisation en réduisant le risque de pannes de système, en assurant la sécurité des travailleurs et en minimisant les coûts de maintenance des actifs fixes. Elle permet à une organisation de fonctionner tout au long de l'année. Les responsabilités des gestionnaires d'installations sont d'identifier les problèmes liés aux installations à temps et de collaborer avec d'autres départements pour les résoudre.
La gestion des installations s'applique à tous types d'environnements, des multinationales aux PME, des hôtels aux hôpitaux, et des usines de fabrication aux établissements éducatifs comme les écoles, les universités et les laboratoires de recherche. La nature de l'entreprise détermine le rôle de l'équipe de gestion des installations et les processus impliqués.
Types de gestion des installations
Il existe principalement deux types de gestion des installations, la gestion des installations matérielles (Hard FM) et la gestion des installations immatérielles (Soft FM) :
- Gestion des installations matérielles (Hard FM) : La gestion des installations matérielles englobe l'importance des actifs physiques et de l'infrastructure présents dans une installation. Elle inclut la maintenance des bâtiments, la climatisation, l'éclairage, les travaux électriques et mécaniques, la plomberie, le câblage, les systèmes de sécurité incendie, le chauffage et le refroidissement. Ce sont des actifs immobiles sur les lieux et affectent directement la sécurité et le bien-être des employés.
- Gestion des installations immatérielles (Soft FM) : La gestion des installations immatérielles inclut généralement des responsabilités basées sur les services dans une installation qui nécessitent une gestion et une coordination quotidiennes comme les services de nettoyage et de désinfection, la restauration, la sécurité, l'entretien des espaces verts, la lutte contre les nuisibles, la gestion des déchets, le stationnement et la gestion des espaces de travail. Ceux-ci garantissent aux employés un environnement de travail agréable et sécurisé dans l'installation. Elle inclut également des services qui créent un environnement plus sain, plus sûr et esthétiquement agréable.
Avantages de l'utilisation de la gestion des installations
Un système de gestion des installations bien conçu offre de nombreux avantages aux parties prenantes internes et externes de l'organisation. Certains des avantages courants sont listés ci-dessous :
- Assurer des locaux plus sûrs : Les organisations doivent s'assurer que les bâtiments et l'infrastructure restent sûrs pour les personnes qui y travaillent. De nombreux espaces immobiliers ont plusieurs codes et réglementations qui doivent être suivis lors de la construction et de l'exploitation. La gestion des installations apporte une expertise pour mieux gérer ces espaces en plongeant plus profondément dans les données et les informations fournies par chaque surface et système. Les gestionnaires d'installations utilisent ces données pour formuler des stratégies efficaces de gestion des installations afin de maintenir les lieux de travail en fonctionnement.
- Minimiser les coûts opérationnels : Gérer une installation peut parfois être coûteux. Il est essentiel de surveiller le budget et les dépenses pour éviter de dépenser trop pour les installations et les ressources nécessaires. Un programme de gestion des installations bien stratégié minimise le coût de fonctionnement d'un espace et permet d'économiser beaucoup de coûts opérationnels chaque année. Un contrôle des dépenses inutiles et une utilisation efficace des ressources reflètent une bonne santé financière.
- Soutenir la productivité de la main-d'œuvre : La gestion des installations fonctionne généralement en synergie avec la gestion des actifs d'entreprise pour assurer l'utilisation efficace des actifs pour le fonctionnement efficace et durable de toute organisation. Elle prend soin du système et des services sur le terrain pour soutenir la haute productivité des processus commerciaux principaux, des occupants et des utilisateurs finaux. Les gestionnaires d'installations et d'actifs développent ensemble une approche globale pour gérer le cycle de vie complet d'un actif, y compris la conception, la construction, l'exploitation, la maintenance, le remplacement et la mise hors service.
Meilleures pratiques de gestion des installations
Pour que la gestion des installations fonctionne, les entreprises doivent suivre ces meilleures pratiques :
- Intégrer avec d'autres logiciels : Les logiciels de gestion des installations peuvent mieux fonctionner s'ils sont intégrés avec des systèmes de gestion intégrée des lieux de travail (IWMS), des systèmes de gestion de maintenance assistée par ordinateur (CMMS), et des logiciels de gestion des actifs d'entreprise (EAM). Il est essentiel de briser les silos dans un système typique de gestion des installations en ces systèmes séparés pour comprendre comment les différentes parties de leurs installations s'affectent mutuellement.
- Collecter des informations et des données : L'utilisation de l'analytique, de l'IA et du ML, et des logiciels de gestion des installations activés par l'IoT peut aider à collecter des données précieuses, des informations et des données qui aident à une analyse plus approfondie pour trouver des lacunes et les diagnostiquer. Cela aide également à formuler de nouvelles stratégies de gestion des installations et à capitaliser sur les tendances pour rester pertinent.
- Prioriser les dépenses et le budget : Le budget est crucial pour la gestion des installations car il est plus aligné sur la réduction des coûts commerciaux. Une justification correcte des dépenses et du budget alloués est essentielle pour éliminer les coûts superflus liés à l'exploitation, à l'embauche de travailleurs et aux travaux de maintenance nécessaires pour maintenir le lieu de travail sûr. Cela joue un rôle vital dans la santé financière d'une entreprise et améliore la performance des résultats financiers.
Subhransu Sahu
Subhransu is a Senior Research Analyst at G2 concentrating on applications technology. Prior to joining G2, Subhransu has spent 2 years working in various domains of marketing like sales and market research. Having worked as a market research analyst at a renowned data analytics and consulting company based in the UK, he holds expertise in deriving market insights from consumer data, preparing insight reports, and client servicing in the consumer and technology domain. He has a deep inclination towards tech innovation and spends most of his time browsing through tech blogs and articles, wiki pages, and popular tech channels on youtube.
