Qu'est-ce que la recherche sur le bureau ?
La recherche sur le bureau permet aux utilisateurs de trouver rapidement des fichiers, des dossiers ou un contenu spécifique en cherchant en un seul endroit. Au lieu de fouiller dans chaque application ou dossier individuellement, la recherche sur le bureau cherche partout pour accélérer le temps nécessaire pour trouver ce qui est nécessaire, même si ce n'est pas enregistré localement.
Les recherches efficaces sur le bureau vont au-delà des fichiers et dossiers locaux, en recherchant :
- Noms et formats d'images et de vidéos.
- Métadonnées de fichiers comme le titre, la date de création, l'auteur et le type de fichier.
- Historique du navigateur web.
- Informations de contact.
- Événements et historique du calendrier.
- Mots-clés dans les documents, feuilles de calcul et notes.
- Bases de données d'entreprise, intranets et serveurs, y compris les fichiers sur les ordinateurs d'autres utilisateurs.
- Applications installées et connectées.
En utilisant des logiciels de recherche sur le bureau, les entreprises rendent les données et les fichiers faciles à trouver sans maintenir une structure ou un système de fichiers compliqué. Les logiciels de recherche sur le bureau améliorent la fonction de recherche existante d'un système d'exploitation et augmentent la productivité de l'équipe.
Pourquoi la recherche sur le bureau a-t-elle été créée ?
Avec l'augmentation du nombre d'applications et de systèmes de stockage en nuage, les outils de recherche existants sur les bureaux n'ont pas évolué pour les accueillir. De nombreuses entreprises ont constaté que ces outils ne pouvaient pas effectuer de recherches complètes, et les employés passaient trop de temps simplement à chercher les bons fichiers et informations.
Les logiciels de recherche sur le bureau ont été créés pour résoudre ce problème, en indexant les informations de chaque fichier, application et base de données connectés.
Caractéristiques de la recherche sur le bureau
Contrairement aux fonctions de recherche natives des systèmes d'exploitation, la recherche sur le bureau offre quelques informations et fonctionnalités supplémentaires.
- Une interface et une expérience de recherche unifiées
- Raccourcis, extraits et mots-clés enregistrés pour des recherches spécifiques
- Résultats connexes basés sur des termes similaires au mot-clé utilisé
- Paramètres de sécurité pour contrôler la visibilité des fichiers si sur un serveur ou une base de données partagée
- Intégrations avec d'autres outils dans différents formats
- Filtrage et tri des résultats en fonction du nom, de la date de création, de la date de mise à jour et du type de fichier
- Analyses de comportement et d'utilisation
Avantages de la recherche sur le bureau
Tout le monde a besoin de trouver un fichier ou une information sur le bureau ou dans une base de données à un moment donné, et les outils de recherche sur le bureau simplifient le processus de nombreuses manières.
- Vitesse et productivité accrues. La recherche sur le bureau réduit le temps nécessaire pour trouver un fichier et élimine le besoin de chercher dans plusieurs endroits un par un.
- Réduction des coûts globaux. Bien que le coût initial d'un outil de recherche sur le bureau puisse être élevé, les gains d'efficacité qu'il crée permettent d'économiser de l'argent à long terme.
- Accès aux données d'utilisation et aux informations. À quelle fréquence les utilisateurs recherchent-ils des requêtes spécifiques ? À quelle vitesse trouvent-ils le bon élément ? Certaines solutions de recherche sur le bureau offrent ces informations.
Considérations pour la recherche sur le bureau
Bien que les avantages de la recherche sur le bureau et des logiciels de recherche sur le bureau soient clairs, il y a des problèmes à considérer avant de choisir un outil.
- Certaines outils ne fonctionnent que pour des systèmes d'exploitation spécifiques. Certains ont été conçus spécifiquement pour Windows OS, tandis que d'autres ne fonctionnent qu'avec macOS ou Linux.
- Il peut être difficile d'amener les employés à adopter la recherche sur le bureau. Si quelqu'un est habitué à faire quelque chose d'une certaine manière, il peut hésiter à changer de technique, même si la nouvelle méthode permet de gagner du temps.
- Aucune recherche sur le bureau ne compensera un mauvais système de nommage et de structure de fichiers. Les fichiers ne sont trouvables que s'ils ont le bon mot-clé.
- Il peut prendre un temps considérable pour être mis en œuvre. Selon la taille de l'entreprise, l'intégration de la recherche sur le bureau dans le flux de travail pourrait prendre des mois.
Recherche sur le bureau vs. recherche d'entreprise vs. recherche locale vs. moteur de recherche
La recherche sur le bureau est une fonctionnalité pour trouver un fichier ou un autre contenu au sein d'un disque dur local, de fichiers et d'applications et bases de données connectées.
La recherche d'entreprise va plus loin en recherchant dans les intranets et les ordinateurs d'autres utilisateurs si connectés via un serveur d'entreprise.
La recherche locale est une fonctionnalité pour trouver un fichier ou un autre contenu au sein d'un disque dur local et de fichiers.
Un moteur de recherche est un outil qui permet aux utilisateurs de rechercher sur Internet les informations dont ils ont besoin avec des mots-clés ou des phrases.
Les plateformes d'intelligence d'affaires (BI) peuvent aider à mieux comprendre comment fonctionne la recherche sur le bureau avec des informations précieuses.
Whitney Rudeseal Peet
Whitney Rudeseal Peet is a former freelance writer for G2 and a story- and customer-centered writer, marketer, and strategist. She fully leans into the gig-based world, also working as a voice over artist and book editor. Before going freelance full-time, Whitney worked in content and email marketing for Calendly, Salesforce, and Litmus, among others. When she's not at her desk, you can find her reading a good book, listening to Elton John and Linkin Park, enjoying some craft beer, or planning her next trip to London.
