Qu'est-ce que la gestion des offres ?
La gestion des offres est un service de support avant-vente pour la création et la soumission de propositions en réponse à des questionnaires de pré-qualification (PQQ), des demandes de devis (RFQ), des invitations à soumissionner (ITT), des demandes de propositions (RFP) et des demandes d'informations (RFI). Une gestion efficace des offres aide les organisations à soumettre des propositions avec succès et à remporter des contrats de manière cohérente.
Un processus de soumission bien pensé aide un gestionnaire d'offres à comprendre les besoins commerciaux d'un client, à maximiser les profits et à minimiser les risques commerciaux. Les gestionnaires d'offres soumettant des propositions de projets de construction utilisent des logiciels de gestion des offres pour créer des estimations professionnelles, suivre l'avancement des projets et s'intégrer à d'autres logiciels de gestion de la construction.
Importance de la gestion des offres de construction
Les offres impliquent plusieurs parties prenantes, y compris les actionnaires, les chefs de projet, les sous-traitants, les fournisseurs, les rédacteurs d'appels d'offres, les employés et d'autres contributeurs. Une coordination efficace des parties prenantes est essentielle pour éviter de perdre du temps et maximiser l'efficacité. Les systèmes de gestion des offres aident les entreprises à naviguer dans ces défis avec une gestion des offres sensible au temps, un engagement des parties prenantes, un suivi des paramètres de sélection des offres et des solutions de création d'offres précises.
Les entrepreneurs utilisent des solutions de gestion des offres pour gérer les projets en cours qu'ils ont remportés. Les meilleurs logiciels de gestion des offres aident les entreprises à respecter des délais serrés même dans des environnements stressants.
Le suivi financier et le contrôle des coûts sont tout aussi essentiels pour la réussite de la livraison des projets. De nombreuses équipes intègrent leurs systèmes d'offres avec des logiciels de comptabilité de construction pour gérer efficacement les budgets, les factures et les dépenses de projet en temps réel.
Types d'offres de construction :
- Appel d'offres ouvert est une méthode de soumission chronophage et compétitive. Elle permet à tout entrepreneur de soumettre des offres indépendamment de son expérience. Tant le secteur public que privé utilisent ce processus d'appel d'offres pour donner aux entrepreneurs une chance égale.
- Appel d'offres sélectif invite des entrepreneurs sélectionnés à soumettre des offres. Les entrepreneurs participant à de tels appels d'offres tirent parti de leur expérience et de leur expertise pour augmenter leurs chances de gagner.
- Appel d'offres négocié utilise la négociation comme élément clé tout au long d'un projet, de son commencement à la résolution des litiges. Ces appels d'offres considèrent les entrepreneurs comme faisant partie des projets et nécessitent des entrepreneurs spécialisés ouverts à l'extension du travail.
- Appel d'offres en série repose sur un bordereau de quantités ou un calendrier de travail pour déterminer la valeur du projet. Les entreprises ayant des travaux réguliers et répétitifs utilisent cette méthode d'appel d'offres de construction pour désigner des entrepreneurs sur la base d'un plan tarifaire.
Types de passation de marchés de construction
Trouver les bons entrepreneurs en construction est crucial pour améliorer la qualité des produits et atténuer les risques. Il existe six types de voies de passation de marchés de construction basées sur la complexité de la gestion des offres.
- Passation de marchés traditionnelle utilise la méthode de livraison de projet conception-soumission-construction. Un propriétaire d'entreprise acquiert séparément les services de construction et de conception dans ce modèle d'appel d'offres. La soumission de construction commence après la fin de la phase de conception.
- Passation de marchés au plus bas prix attribue un contrat à l'offre la plus basse. Tant les gouvernements que les institutions publiques utilisent cette méthode d'appel d'offres pour prévenir la corruption et prouver l'obtention de services au meilleur prix possible.
- Passation de marchés en deux étapes présélectionne d'abord puis passe les offres qualifiées des soumissionnaires techniquement solides à la deuxième étape. L'offre qualifiée la plus basse reçoit le contrat dans ce modèle de passation de marchés. Les directives fédérales d'acquisition utilisent cette méthode d'appel d'offres pour attribuer des contrats de construction à livraison indéfinie et quantité indéfinie (IDIQ).
- Passation de marchés par sélection de la meilleure valeur prend en compte le prix et la performance pour attribuer des contrats. Dans ce modèle, les entreprises spécifient et définissent des critères qui ajoutent de la valeur à une offre.
- Passation de marchés négociée n'invite pas publiquement les propositions. Au lieu de cela, elle sélectionne des entrepreneurs favorables après avoir négocié sur les exigences techniques et les prix.
- Passation de marchés à source unique ou contrat sans appel d'offres est une méthode de soumission non compétitive que les entreprises utilisent lorsqu'un seul entrepreneur peut répondre aux exigences du projet.
Structure de l'équipe de gestion des offres
Bien que les structures d'équipe de gestion des offres varient en fonction de la hiérarchie organisationnelle et de la taille, les grandes organisations multi-territoriales s'appuient sur des personnes dédiées avec des compétences spécialisées. Voici les rôles typiques de l'équipe de gestion des offres.
- Responsable de la conquête de travail : Équilibre l'investissement en ressources et génère des ventes auprès de nouveaux et d'anciens clients
- Responsable du développement commercial : Recherche de nouveaux clients stratégiques et développe les affaires existantes
- Directeur des offres : Travaille en étroite collaboration avec le responsable du développement commercial pour naviguer dans les besoins de l'entreprise contractante
- Gestionnaire d'offres : Conduit le processus de création d'offres et coordonne avec les équipes pour rassembler une offre
- Responsable commercial : Dirige les négociations d'offres et développe la tarification des appels d'offres
- Coordinateur d'offres : Assiste le gestionnaire d'offres dans la rédaction, l'édition et la relecture des offres
- Concepteur de marque d'offres : Crée une identité d'offre convaincante et conçoit le concept de l'offre
- Concepteur numérique : Numérise la version imprimée de la copie de l'offre
- Expert en la matière (SME) : Équipe le soumissionnaire de conseils techniques et d'expertise en la matière
- Rédacteur d'offres : Répond aux questions liées aux offres et améliore la lisibilité des offres
- Relecteur : Examine et relit la copie de l'offre
Processus de gestion des offres
Le processus de gestion des offres repose sur une collaboration interdisciplinaire pour créer des storyboards, analyser les concurrents, créer des stratégies d'offres, rassembler du contenu, établir le positionnement des offres et enfin soumettre les offres. Il implique cinq étapes principales.
- Recherche : C'est la phase de collecte d'informations. À ce stade, les organisations soumissionnaires évaluent les ressources et les compétences nécessaires pour répondre aux exigences des offres. La recherche implique également le développement d'un plan directeur stratégique d'offres basé sur les objectifs du projet.
- Préparation des offres : Les entreprises soumissionnaires prennent en compte plusieurs facteurs pour préparer et affiner les offres. Ces facteurs sont les coûts des matériaux, les coûts de main-d'œuvre, les services premium, les avantages et les remises.
- Soumission des offres : Les gestionnaires d'offres examinent l'offre finale et la soumettent via des portails en ligne ou d'autres méthodes de communication.
- Évaluation des offres : Les agences contractantes examinent et évaluent les offres participantes en fonction des critères d'attribution pré-annoncés ainsi que des vérifications de conformité et des recommandations.
- Recommandation d'attribution de contrat : Le comité d'évaluation des offres recommande et attribue les soumissionnaires.
Stratégies de gestion des offres
Une stratégie de gestion des offres efficace est essentielle pour remporter des appels d'offres. Les entreprises utilisent les éléments suivants pour réussir dans les appels d'offres :
- Littérature d'entreprise : Met en valeur l'expérience et l'expertise organisationnelles avec des politiques, des études de cas, des licences et des accréditations
- Lignes directrices de la marque : Assurent une impression professionnelle avec des logos cohérents, des couleurs de marque, des polices, des images, des icônes et des modèles
- Analyse de la demande de l'acheteur : Renforce les soumissions d'appels d'offres avec des informations spécifiques à l'entreprise et pertinentes pour l'appel d'offres
- Évaluation des capacités : Identifie l'expérience antérieure appropriée et la capacité financière à respecter les engagements contractuels
- Analyse des prix : Spécifie la capacité d'un soumissionnaire à répondre durablement aux exigences de prix, y compris les coûts organisationnels, la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et d'autres dépenses
- Relecture : Formate le contenu avec des vérifications de cohérence, des problèmes d'apostrophe, des problèmes de syntaxe, des mots manquants et des erreurs grammaticales
- Banque de soumission : Suit les ressources et les individus responsables de la planification et de la mise en œuvre des tâches
Meilleures pratiques de gestion des offres
Les gestionnaires d'offres coordonnent avec les équipes pour créer des propositions compétitives en utilisant des logiciels de RFP. Suivre les meilleures pratiques ci-dessous est crucial pour gagner des clients potentiels.
- Collaborer avec les parties prenantes pour assembler la bonne équipe, définir la stratégie de soumission et mettre le meilleur pied en avant
- Évaluer le RFP pour comprendre les exigences du projet, les délais et les obstacles potentiels
- Utiliser des bibliothèques d'offres pour trouver et réutiliser des modèles de propositions précédentes
- Personnaliser les réponses aux offres tout en répondant aux exigences de la proposition
- Déléguer les tâches et les responsabilités pour gagner du temps pour des choses plus importantes et aider les employés à se développer
- Se concentrer sur le développement continu pour perfectionner les compétences en gestion des offres et en rédaction de propositions
Gestion des offres vs. avant-vente
Il est important, lors de l'apprentissage de la gestion des offres, de savoir comment elle diffère de l'avant-vente.
La gestion des offres inclut la qualification des opportunités, l'analyse concurrentielle, la stratégie de solution, le calcul des coûts et la livraison. Les gestionnaires d'offres utilisent également des pyramides de ressources et des gains de productivité pour négocier la meilleure et dernière offre (BAFO) à l'étape de décision.
L'avant-vente implique l'architecture de solutions, la conception de prix d'ordre de grandeur approximatif (ROM), la démonstration de preuves de concepts (POC) aux clients et la résolution de leurs préoccupations. Cela se passe avant que les clients n'achètent des produits ou des services.
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Sudipto Paul
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