G2 suit constamment l'évolution de l'industrie technologique B2B, surtout en cette période incertaine. Dans le cadre d'une série d'articles basés sur une enquête récente que nous avons menée, les analystes de G2 ont mis en lumière certains problèmes clés et statistiques concernant ce que les employés des petites entreprises rencontrent en travaillant à domicile, ainsi que les outils possibles et les actions à entreprendre que chacun peut en tirer.

G2 a mené une enquête sur le travail à domicile à distance entre le 24 et le 27 mars pour obtenir un aperçu plus approfondi des expériences de travail à distance en raison de l'épidémie actuelle de COVID-19. Nous avons reçu des réponses de 676 utilisateurs, représentant toutes les tailles d'entreprises — grandes, moyennes et petites entreprises — de plus de 18 industries différentes. Nous voulions comprendre les défis auxquels ces entreprises sont confrontées alors qu'elles s'adaptent au travail à distance. Plus précisément, nous voulions comprendre comment les entreprises mettent à jour leurs processus de communication, comment leurs dépenses sont impactées, les préoccupations de sécurité qu'elles pourraient avoir, et à quel point leurs employés se sentent à l'aise de travailler à domicile en utilisant leurs outils actuels.

Les petites entreprises sont les plus lentes à adopter la technologie de travail à distance

Avec 88 % des répondants travaillant à domicile en raison de l'épidémie de coronavirus, il n'est pas surprenant que la plupart des employés voient leur entreprise mettre à jour les logiciels et les processus autour de la communication, des logiciels de messagerie instantanée d'entreprise et des logiciels de communication des employés. Ces plateformes aident à alléger le fardeau de la communication avec tous les employés travaillant à domicile à plein temps.

Bien que les grandes entreprises et les entreprises de taille moyenne connaissent des mises à jour à un taux de 60 % et 50 %, respectivement, les petites entreprises ne mettent à jour leurs outils de communication qu'à un taux de 40 %. En fait, les petites entreprises ont eu les taux de mise à jour les plus bas dans sept des huit principaux domaines.

Il existe de nombreux facteurs possibles qui pourraient expliquer cette statistique. Par exemple, les entreprises pourraient avoir si peu d'employés qu'elles peuvent communiquer efficacement par e-mail, messagerie instantanée ou téléphone ; ou elles n'ont pas le budget pour mettre à jour ou investir dans de tels outils. Le budget peut ne pas être un obstacle cependant, il existe des dizaines de logiciels de messagerie instantanée d'entreprise qui offrent des versions d'essai gratuites et sont spécialement conçus pour les petites entreprises. Quelle que soit la taille de votre organisation, ce type de logiciel facilite la messagerie directe en tête-à-tête et la messagerie au sein de groupes et d'équipes prédéfinis, tout en éliminant les e-mails aller-retour.

Selon notre enquête, les plus grandes augmentations de la technologie ou des processus commerciaux des petites entreprises à la suite de l'épidémie de COVID-19 sont :

• • 54 % - logiciel de gestion de réunions
  • 40 % - communications
  • 27 % - logiciel de gestion de projet

Dépenses technologiques des petites entreprises et utilisation future

Similaire aux mises à jour technologiques, environ 40 % des employés de petites entreprises s'attendent à ce que les dépenses en logiciels de leur entreprise augmentent, ce qui est encore une fois, moins que les organisations de taille moyenne (43 %) et les grandes entreprises (54 %). Pourquoi les petites entreprises dépensent-elles moins que les entreprises de taille moyenne et les grandes entreprises ? Ont-elles des budgets plus petits ou ne sont-elles pas aussi préparées financièrement pour faire face à des changements soudains et inattendus dans l'économie et le marché ?

Selon une étude préparée par JPMorgan Chase & Co. qui a interrogé 600 000 petites entreprises, la petite entreprise moyenne dispose d'environ 27 jours de réserve de trésorerie en banque, ce qui signifie que la petite entreprise moyenne a 27 jours de sorties de trésorerie qu'elle pourrait payer à partir de son solde de trésorerie si ses entrées s'arrêtaient.

Cette statistique pourrait expliquer pourquoi les petites entreprises hésitent ou sont moins disposées à augmenter leurs dépenses technologiques en réponse à leurs employés travaillant à domicile à plein temps en raison du coronavirus.

La plupart des employés croient que ce logiciel est là pour rester

Nous avons la chance d'avoir la technologie que nous avons, comme d'innombrables logiciels, Wi-Fi rapide, smartphones, informatique en nuage, messagerie instantanée, et ainsi de suite. Ces technologies nous ont permis non seulement de travailler avec succès à domicile, mais aussi de collaborer et de communiquer instantanément avec des collègues et des clients. Il serait logique que les entreprises continuent d'utiliser ces logiciels après l'épidémie de COVID-19.

En réponse à notre enquête, près de 90 % des employés de petites entreprises croient qu'au moins quelques changements apportés à leur technologie ou à leurs processus resteront en place de façon permanente. Et pourquoi ne le feraient-ils pas ? D'autres études montrent que le travail à domicile conduit à une productivité accrue, et selon une enquête de Canada Life, 77 % des employés qui travaillent à domicile conviennent qu'ils sont plus productifs que lorsqu'ils travaillent dans un bureau. Cela pourrait être dû à un environnement plus structuré et calme avec moins de distractions. Une enquête de Stanford a révélé que les employés qui travaillent à domicile sont 13 % plus productifs que leurs homologues au bureau.

De plus, permettre aux employés de travailler à domicile leur donne plus d'autonomie car certaines personnes peuvent être très particulières quant au moment et à la manière dont elles travaillent. Lorsque les gens sont à la maison, ils ont plus de contrôle et fonctionnent de manière à leur convenir le mieux. Travailler à domicile élimine également le trajet des employés, ce qui peut réduire le stress et les coûts de déplacement, entraînant une main-d'œuvre plus heureuse, en meilleure santé et plus motivée. Enfin, et peut-être la raison la plus importante pour qu'une entreprise maintienne ses mises à jour logicielles en place, est d'être préparée au cas où une autre tragédie ou épidémie surviendrait et forcerait les employés à travailler à domicile. Si les entreprises ont déjà les logiciels et outils appropriés en place, les employés peuvent passer sans problème du travail au bureau au travail à domicile.

Risques potentiels de sécurité : 23 % des employés à distance des petites entreprises manquent de formation en sécurité

Indépendamment de la taille de l'entreprise, environ un tiers des répondants ont rencontré des problèmes de sécurité des réseaux domestiques et publics lors du travail à distance en raison de COVID-19. Au sein des petites entreprises uniquement, seulement 23 % des employés ont suivi une formation en sécurité requise, contre 32 % dans les entreprises de taille moyenne et 31 % pour les grandes entreprises. Le point ici est que non seulement une majorité de petites entreprises manquent considérablement d'outils et de formation en sécurité lorsqu'elles travaillent à domicile, mais elles ne se concentrent tout simplement pas autant sur la sécurité globale qu'elles le pourraient. Selon Aaron Walker, expert de G2 en technologies de sécurité du cloud, des applications et des réseaux, certains risques de sécurité des réseaux que pose le travail à distance incluent :

• Accès au réseau de l'entreprise
  Les politiques d'accès au réseau devraient limiter l'accès au réseau de l'entreprise, aux applications et à d'autres informations que les pirates apprécient ; ces politiques aident à garantir que seules les parties autorisées ayant un besoin légitime ont accès pour visualiser, éditer ou utiliser des données sensibles. En utilisant des logiciels de gestion des identités et des accès (IAM), les entreprises peuvent authentifier l'identité de leurs employés avant de fournir l'accès aux actifs de l'entreprise.

• Manque de directives de conformité
  Des directives de conformité devraient être développées pour prévenir la perte d'informations sensibles ou personnelles. Les organisations devraient décrire et chiffrer les magasins de données sensibles et les données sensibles en transit en utilisant des logiciels de chiffrement et logiciels de prévention des pertes de données pour aider les entreprises à empêcher l'extraction de données sans autorisation.

• Politiques de mots de passe
  Les entreprises devraient exiger que les appareils et les mots de passe des comptes soient mis à jour régulièrement. Elles devraient également appliquer des directives de protection par mot de passe strictes qui suivent les politiques standard de l'industrie telles que celles que NIST (National Institute of Standards and Technology) publie chaque année.

• Politiques de "BYOD" (apportez votre propre appareil)
  Ces politiques sont courantes parmi les entreprises modernes, mais les entreprises devraient toujours garder un œil attentif sur tous les appareils connectés à leur réseau. L'aspect le plus difficile de la gestion de la sécurité BYOD est de s'assurer que les fichiers et informations sensibles ne quittent pas le réseau, donc les entreprises devraient appliquer des mises à jour régulières de logiciels antivirus, d'applications et de systèmes.

Même si une petite entreprise manque de finances ou de ressources informatiques pour mettre en œuvre toutes ou certaines des recommandations ci-dessus pendant que leurs employés travaillent à domicile, il existe plusieurs options de logiciels antivirus faciles à utiliser sur le marché qui ne sont pas seulement efficaces contre les logiciels malveillants potentiels, les virus, les vers, les chevaux de Troie ou les logiciels publicitaires, mais qui sont également faciles à configurer. Cela permet à presque n'importe quel employé d'installer et de gérer l'un de ces logiciels à distance, ajoutant une sécurité supplémentaire et une tranquillité d'esprit pour eux et leur entreprise.

La nouvelle normalité ?

Alors que le travail à domicile ou à distance est devenu la nouvelle normalité, du moins pour un avenir proche, les entreprises de toutes tailles, en particulier les petites entreprises, doivent concentrer davantage de ressources sur la mise en œuvre et la mise à niveau de leurs outils, en particulier en ce qui concerne les réunions, la communication et la productivité. Il semble y avoir une corrélation entre les employés qui ont les outils à domicile dont ils ont besoin pour réussir, et se sentir à l'aise de travailler à distance. Notre enquête indique que sur les 85 % d'employés qui croient que leur entreprise leur a fourni des outils suffisants pour travailler à domicile, 86 % se sentent à l'aise de travailler à distance. D'autre part, sur les 15 % qui ne sont pas d'accord pour dire qu'ils ont les outils dont ils ont besoin, seulement 55 % se sentent à l'aise de travailler à domicile.

C'est le moment où les entreprises sont forcées d'adopter de nouvelles technologies et processus parce que leurs employés sont tenus de les utiliser pour réussir. Nos études montrent que la plupart des employés croient que ces outils deviendront si ancrés dans leur vie quotidienne, qu'au moins certains, sinon tous, de ces produits sont là pour rester.

Méthodologie de l'enquête : Données collectées auprès de 676 répondants du 24 au 27 mars. Les personnes interrogées sont des professionnels qui travaillent actuellement à distance à plein temps, 88 % travaillent à domicile directement en réponse à la pandémie de COVID-19. Les répondants résident en Amérique du Nord, APAC ou EMEA, proviennent de toutes les industries et rôles, et comprennent un mélange d'utilisateurs de G2 et de répondants externes.