Características de M-Files

Administración de archivos (17)

Sincronización de dispositivos: Proporciona funcionalidad que administra la sincronización de archivos entre PC y dispositivos móviles para garantizar que los archivos estén actualizados sin importar en quién o en qué dispositivo estén actualizados.
Interfaz web: Posibilidad de acceder a documentos a través de una interfaz web sin que se instale un cliente en un dispositivo
Compatibilidad con tipos de archivo: Admite todos los tipos de archivos requeridos, incluidos, entre otros: Google Docs, MS Office, imágenes, videos, etc.
Buscar: Puede encontrar fácilmente archivos a través de una búsqueda simple y / o avanzada
Aplicaciones móviles: Las aplicaciones de iOS, Android y Windows Phone proporcionan funcionalidad que permite al usuario realizar las mismas funciones que en un PC
Compatibilidad con tipos de archivo: Admite todos los tipos de archivos requeridos, incluidos, entre otros: Google Docs, MS Office, imágenes, videos, etc.
Metadatos: Agrega automáticamente metadatos descriptivos como el tamaño del archivo y la fecha de carga, tiene campos de metadatos estándar como palabras clave y permite la definición de campos y vocabulario personalizados.
Escaneo OCR: Puede estructurar datos no estructurados a través del reconocimiento óptico de caracteres u otros procesos automatizados de archivo/etiquetado para documentos escaneados.
Versiones: Realice un seguimiento de las versiones que cambian gradualmente del mismo archivo.
Colaboración: Varios usuarios pueden colaborar en la creación, anotación y revisión de documentos.
Ensamblado de documentos: Generar automáticamente documentos basados en plantillas y envío de formularios.
Creación de formularios: Capaz de crear y administrar formularios de usuario enviables.
Portales y Sitios: Capaz de crear portales y sitios de usuario.
Disposición: Archive, elimine o revoque automáticamente el acceso a los archivos que han llegado al final de su ciclo de vida.
Buscar: Puede encontrar fácilmente archivos a través de una búsqueda simple y / o avanzada.
Interfaz web: Posibilidad de acceder a documentos a través de una interfaz web sin necesidad de instalar un cliente en un dispositivo.
Aplicaciones móviles: Las aplicaciones para teléfonos iOS, Android y Windows proporcionan una funcionalidad que permite a los usuarios realizar las mismas funciones que en un equipo.

Colaboración (8)

Seguimiento de archivo: Permite a los usuarios recibir actualizaciones cuando los archivos se han actualizado, agregado, eliminado o movido.
Uso compartido de archivos: Permite a los usuarios compartir archivos/carpetas individuales con personas externas o internas a la organización. Posibilidad de asignar privilegios de edición o solo visualización.
Edición simultánea: Los usuarios pueden trabajar simultáneamente en archivos.
Seguimiento de cambios / Registros de auditoría: Proporciona un registro de auditoría de los cambios y permite a los usuarios volver a una versión específica
Seguimiento de cambios: Proporciona un registro de auditoría de los cambios y permite a los usuarios volver a una versión específica
Acceso simultáneo: Permite a los usuarios trabajar simultáneamente en archivos.
Uso compartido de archivos: Permite a los usuarios compartir archivos/carpetas individuales con personas externas o internas a la organización de forma segura
Comentarios sobre documentos: Permite agregar comentarios digitalmente al documento y facilita el mantenimiento de una pista de auditoría de comentarios en el sistema

Administración (6)

Administración de usuarios y roles: Permite al administrador proporcionar acceso segmentado a la herramienta en función del rol. Fácil de crear nuevos usuarios y eliminar usuarios.
Políticas y controles: Capacidad para controlar por usuario / grupo acceso a archivos / carpetas, permisos de uso compartido externo, políticas de edición, restricciones de ubicación del dispositivo, uso compartido por dispositivo, etc.
Administración de dispositivos: Los administradores pueden restringir el acceso a los archivos por dispositivo en caso de pérdida / robo de dispositivos, así como a los usuarios que ya no trabajan para la organización. También puede proporcionar la capacidad de borrar archivos de dispositivos de forma remota.
Límites de almacenamiento: Administrar los límites de almacenamiento por usuario o grupo
Zonas de almacenamiento: Elija el centro de datos en el que deben almacenarse sus archivos
Seguridad: Almacena y transfiere archivos en un entorno seguro

Plataforma (9)

Rendimiento y fiabilidad: El software está constantemente disponible (tiempo de actividad) y permite a los usuarios completar tareas rápidamente porque no están esperando que el software responda a una acción que realizaron.
Informes y auditoría: Acceda a informes predefinidos y personalizados para supervisar la actividad y el almacenamiento de los usuarios
Sistema de integración de registros: Se integra a otros sistemas de registro como CRM, ERP, Outlook, Sharepoint
Apis: Permite la integración personalizada con sistemas externos
Internacionalización: Permite a las organizaciones multinacionales utilizar la herramienta de manera efectiva en múltiples idiomas y monedas.
Rendimiento y fiabilidad: El software está constantemente disponible (tiempo de actividad) y permite a los usuarios completar tareas rápidamente porque no están esperando que el software responda a una acción que realizaron.
Informes y auditoría: Acceda a informes predefinidos y personalizados para supervisar la actividad y el almacenamiento de los usuarios.
Sistema de integración de registros: Se integra con otros sistemas de registro como CRM, ERP, Outlook, Sharepoint.
Apis: Permite la integración personalizada con sistemas externos.

Flujo (5)

Automatización de procesos: Especificar una serie de condiciones y acciones puede automatizar los procesos internos, es personalizable a las complejidades de las necesidades de la organización y fácil de configurar y ejecutar.
Condiciones: El motor de flujo de trabajo proporciona condiciones relevantes y personalizables en las que ejecutar reglas.
Actividades: Cualquier acción que un usuario pueda realizar en el sistema se puede especificar como una acción automatizada.
Administración de registros: El sistema proporciona las herramientas necesarias y la funcionalidad para mantener evidencia de actividades comerciales y cumplir con los requisitos gubernamentales o los estándares de la industria.
Gestión de casos: El sistema proporciona funcionalidad especializada para agrupar contenido estructurado y no estructurado, automatizar procesos adaptables de varias personas y establecer plazos para casos abiertos. Además, los casos se pueden completar y cerrar con la información asociada almacenada y auditable.

Arreglo (4)

Actividades: Proporcionar actividades y tareas estándar que los usuarios puedan personalizar
Flujos: Los usuarios pueden crear flujos fácilmente utilizando funciones de arrastrar y soltar
Dependencias: Definir y administrar dependencias entre tareas y flujos de trabajo
Notificaciones: Incluir modificaciones que se pueden usar con flujos de trabajo

Gestión (3)

Gestión de datos (3)

Identificación del documento: Permite una fácil identificación de documentos utilizando un número de documento único, referencia de versión u otras características.
Flujos: Incluye flujos de trabajo y define los roles de los usuarios que necesitan crear, revisar y aprobar cada tipo de documentos.
Control de versiones: Realiza un seguimiento de las versiones y los cambios en un proyecto, los almacena y supervisa en línea.

Paneles (4)

Informes basados en recursos: Genera informes basados en recursos sobre el tiempo planificado y real dedicado a los documentos para resaltar las inconsistencias.
Visualización y análisis de datos: Permite capacidades de visualización y análisis de datos
Informes basados en la calidad: Genera informes basados en la calidad de los documentos para diagnosticar problemas, tomar medidas correctivas y / o evitar complicaciones futuras
Paneles automatizados: Genera paneles e informes automatizados sobre la información del documento y el progreso del flujo de trabajo

Seguridad (3)

Autorización: Controla el acceso a la información al permitir que los usuarios autorizados busquen, vean y recuperen documentos de ingeniería
Código QR: Facilita la verificación de la autenticidad del documento a través de la función de escaneo de códigos QR
Actualizaciones de archivos: Genera notificaciones automáticas para informar a los usuarios durante eventos específicos, problemas potenciales o al acercarse las fechas y horas de escalamiento automático.

IA generativa (1)

Gestión y Descubrimiento - Documentación de TI (3)

Búsqueda y indexación: Ofrece potentes funciones de filtrado, etiquetado e indexación para localizar rápidamente documentos relevantes en entornos de TI complejos.
Control de versiones: Mantiene un historial de cambios y permite a los administradores revertir la documentación a una versión anterior.
Acceso y Permisos: Asegura que solo el personal autorizado pueda ver o editar contenido.

Operaciones - Documentación de TI (3)

Integraciones: Se conecta sin problemas con las plataformas existentes de gestión de servicios de TI y monitoreo, agilizando la resolución de tickets y asegurando actualizaciones en tiempo real.
Automatización: Ofrece plantillas listas para usar y flujos de trabajo automatizados, estandarizando la creación de documentación y acelerando los procedimientos rutinarios.
Informes: Proporciona paneles e informes para rastrear la calidad de la documentación, el cumplimiento normativo y la alineación con las políticas internas.

Agente AI - Gestión de Contenidos Empresariales (ECM) (3)

Ejecución Autónoma de Tareas: Capacidad para realizar tareas complejas sin intervención humana constante
Interacción en Lenguaje Natural: Participa en conversaciones similares a las humanas para la delegación de tareas
Toma de decisiones: Toma decisiones informadas basadas en los datos disponibles y los objetivos.

AI Agente - Colaboración de Contenido en la Nube (3)

AI Agente - Gestión de Flujos de Trabajo (7)

Ejecución Autónoma de Tareas: Capacidad para realizar tareas complejas sin intervención humana constante
Planificación en múltiples pasos: Capacidad para desglosar y planificar procesos de múltiples pasos
Integración entre sistemas: Funciona en múltiples sistemas de software o bases de datos
Aprendizaje adaptativo: Mejora el rendimiento basado en la retroalimentación y la experiencia
Interacción en Lenguaje Natural: Participa en conversaciones similares a las humanas para la delegación de tareas
Asistencia proactiva: Anticipa necesidades y ofrece sugerencias sin necesidad de que se lo pidan.
Toma de decisiones: Toma decisiones informadas basadas en los datos disponibles y los objetivos.