Características de DocStar ECM

Admite todos los tipos de archivos requeridos, incluidos, entre otros: Google Docs, MS Office, imágenes, videos, etc.

Agrega automáticamente metadatos descriptivos como el tamaño del archivo y la fecha de carga, tiene campos de metadatos estándar como palabras clave y permite la definición de campos y vocabulario personalizados.

Puede estructurar datos no estructurados a través del reconocimiento óptico de caracteres u otros procesos automatizados de archivo/etiquetado para documentos escaneados.

Realice un seguimiento de las versiones que cambian gradualmente del mismo archivo.

Varios usuarios pueden colaborar en la creación, anotación y revisión de documentos.

Generar automáticamente documentos basados en plantillas y envío de formularios.

Capaz de crear y administrar formularios de usuario enviables.

Capaz de crear portales y sitios de usuario.

Archive, elimine o revoque automáticamente el acceso a los archivos que han llegado al final de su ciclo de vida.

Puede encontrar fácilmente archivos a través de una búsqueda simple y / o avanzada.

Posibilidad de acceder a documentos a través de una interfaz web sin necesidad de instalar un cliente en un dispositivo.

Las aplicaciones para teléfonos iOS, Android y Windows proporcionan una funcionalidad que permite a los usuarios realizar las mismas funciones que en un equipo.

Especificar una serie de condiciones y acciones puede automatizar los procesos internos, es personalizable a las complejidades de las necesidades de la organización y fácil de configurar y ejecutar.

El motor de flujo de trabajo proporciona condiciones relevantes y personalizables en las que ejecutar reglas.

Cualquier acción que un usuario pueda realizar en el sistema se puede especificar como una acción automatizada.

El sistema proporciona las herramientas necesarias y la funcionalidad para mantener evidencia de actividades comerciales y cumplir con los requisitos gubernamentales o los estándares de la industria.

El sistema proporciona funcionalidad especializada para agrupar contenido estructurado y no estructurado, automatizar procesos adaptables de varias personas y establecer plazos para casos abiertos. Además, los casos se pueden completar y cerrar con la información asociada almacenada y auditable.

Permite a las organizaciones multinacionales utilizar la herramienta de manera efectiva en múltiples idiomas y monedas.

El software está constantemente disponible (tiempo de actividad) y permite a los usuarios completar tareas rápidamente porque no están esperando que el software responda a una acción que realizaron.

Acceda a informes predefinidos y personalizados para supervisar la actividad y el almacenamiento de los usuarios.

Se integra con otros sistemas de registro como CRM, ERP, Outlook, Sharepoint.

Permite la integración personalizada con sistemas externos.

Proporcionar actividades y tareas estándar que los usuarios puedan personalizar

Los usuarios pueden crear flujos fácilmente utilizando funciones de arrastrar y soltar

Definir y administrar dependencias entre tareas y flujos de trabajo

Incluir modificaciones que se pueden usar con flujos de trabajo

Capacidad para actualizar varios flujos de trabajo al mismo tiempo

Mantener un historial de todos los cambios en el flujo de trabajo

Integración con ERP o software de gestión de proyectos

Proporcionar funciones para capturar facturas, como importar o escanear

Permitir que los proveedores envíen facturas utilizando un portal en línea

Entregue un repositorio central de documentos AP, como órdenes de compra y facturas

Capacidad para hacer coincidir las facturas de AP con las órdenes de compra, los contratos o los pagos

Identificar pagos incompletos o atrasados a proveedores

Incluir flujos de trabajo para aprobaciones y procesamiento de facturas

Cumplir con las regulaciones fiscales locales y globales para cobros

Realice un seguimiento de las facturas en función de las fechas de vencimiento para identificar los pagos vencidos

Capacidad para comparar métricas de automatización de AP con otras empresas

Supervise los KPI, como el tiempo para procesar una factura o los pagos erróneos

Proporcionar integración con software de gestión contable y financiera

Integración con pasarelas de pago y software de pagos empresariales

Ofrecer integraciones con módulos de contabilidad de sistemas ERP

Ofrece informes para ayudar a minimizar la pérdida de ganancias futuras y el desglose de procesos

Incluye una biblioteca de filtros probados por auditoría para identificar valores atípicos de AP que están fuera de la política de la empresa

Realiza un análisis posterior a la auditoría de grandes volúmenes de datos para identificar errores de pago históricos y generar automáticamente reclamaciones

Detecta y previene una amplia gama de errores de sobrepago

Detecta y previene una amplia gama de pagos duplicados

Permite comprobaciones automáticas de nuevos proveedores que se están configurando en el sistema para combatir posibles esquemas de facturación

Proporciona monitoreo continuo y proactivo del fraude en múltiples sistemas y formatos de datos

Permite a los usuarios generar texto basado en un mensaje de texto.

Capacidad para realizar tareas complejas sin intervención humana constante

Participa en conversaciones similares a las humanas para la delegación de tareas

Toma decisiones informadas basadas en los datos disponibles y los objetivos.

Capacidad para realizar tareas complejas sin intervención humana constante

Capacidad para desglosar y planificar procesos de múltiples pasos

Funciona en múltiples sistemas de software o bases de datos

Mejora el rendimiento basado en la retroalimentación y la experiencia

Participa en conversaciones similares a las humanas para la delegación de tareas

Anticipa necesidades y ofrece sugerencias sin necesidad de que se lo pidan.

Toma decisiones informadas basadas en los datos disponibles y los objetivos.

Capacidad para realizar tareas complejas sin intervención humana constante

Anticipa necesidades y ofrece sugerencias sin necesidad de que se lo pidan.

Toma decisiones informadas basadas en los datos disponibles y los objetivos.