Whitney Rudeseal Peet
Whitney Rudeseal Peet is a former freelance writer for G2 and a story- and customer-centered writer, marketer, and strategist. She fully leans into the gig-based world, also working as a voice over artist and book editor. Before going freelance full-time, Whitney worked in content and email marketing for Calendly, Salesforce, and Litmus, among others. When she's not at her desk, you can find her reading a good book, listening to Elton John and Linkin Park, enjoying some craft beer, or planning her next trip to London.
¿Qué es la gestión de tareas?
La priorización de tareas es un proceso que descompone la lista de tareas de un empleado o equipo en partes manejables según la prioridad o urgencia. Priorizar tareas implica determinar qué necesita hacerse primero. En lugar de mirar una lista de tareas como un todo, los miembros del equipo ordenan las tareas por prioridad y las abordan desde allí.
El software de gestión de tareas ayuda a las empresas a tomar objetivos y proyectos, y descomponerlos en tareas individuales.
Tipos de tareas
Al priorizar tareas en una lista de tareas, piénsalas en términos de prioridad y urgencia. Normalmente, se recomienda combinar todas las tareas relevantes en uno de estos tipos:
- Alta prioridad: Estas son tareas que tienen urgencia inmediata. Son muy valiosas o están vinculadas a objetivos empresariales valiosos. A menudo, tienen plazos inamovibles basados en las necesidades de los clientes u otras entidades.
- Prioridad media: Estas son tareas vinculadas a objetivos empresariales valiosos que no necesariamente tienen plazos inamovibles o partes interesadas externas.
- Baja prioridad: Estas tareas tienen plazos flexibles, propósitos permanentes, o de otro modo no son una prioridad en este momento para la empresa.
- Opcional/a largo plazo: Los equipos pueden mover estas tareas a otro sprint o trimestre cuando se trata de priorización y carga de trabajo. Los empleados exploran estas tareas cuando todas las demás han sido completadas.
Tipos de priorización de tareas
Hay cientos de maneras de organizar y priorizar una lista de tareas. Aquí hay algunas:
- Método Ivy Lee: Al final de cada jornada laboral, las personas que usan este método escriben las seis tareas más importantes para completar al día siguiente. Luego, ordenan esas seis tareas por prioridad.
- Matriz de Decisión de Eisenhower: Esta matriz divide todas las tareas en una de cuatro combinaciones de "Importante" y "Urgente". Importante significa que la tarea es de mayor prioridad; Urgente significa que la tarea está limitada por el tiempo. Las categorías son Importante y Urgente; Importante, pero No Urgente; No Importante, Pero Urgente; No Importante, No Urgente.
- Método "Comerse el Sapo": Esta técnica significa que los usuarios hacen primero la tarea más larga o difícil antes de pasar a las más simples o cortas.
- Regla 25–5: También conocida como la estrategia de 2 Listas, las personas que usan esta estrategia escriben 25 tareas para lograr durante la semana (u otro marco de tiempo). Eligen las cinco principales y priorizan esas primero y guardan las otras 20 para otro momento.
- Regla 1–3–5: Cada día, estos usuarios trabajan en una cosa de alta prioridad, tres cosas de prioridad media y cinco cosas de baja prioridad.
- Método MoSCoW: Las tareas se dividen en cuatro categorías, que son Debe Hacer, Debería Hacer, Podría Hacer y No Hará. Los trabajadores luego abordan esas tareas en ese orden de categoría.
Pasos para la priorización de tareas
Hay cinco pasos involucrados en la priorización de tareas efectiva y productiva descritos a continuación:
- Recopila una lista de todas las tareas en curso para el equipo para la semana, mes o trimestre. Asegúrate de que estén todas en un solo lugar. Considera usar una herramienta de gestión de proyectos o gestión de tareas para este propósito.
- Organiza la lista de tareas y ordénalas según la prioridad para el equipo con las categorías mencionadas anteriormente. Lista los plazos con las tareas para mantener a todos responsables.
- Cada día, organiza y prioriza la lista de tareas según el esfuerzo personal y la urgencia personal o del equipo.
- Revisa cada tarea del día una a una. Sé realista con el tiempo requerido para cada una.
- Al final de cada período de tiempo, realiza un análisis post mortem y aprende de lo que funcionó bien y lo que no al priorizar para el futuro.
Beneficios de la priorización de tareas
La priorización efectiva de tareas resulta en beneficios y aspectos positivos como:
- Gestionar adecuadamente las cargas de trabajo de los empleados y evitar el agotamiento laboral de los empleados
- Mejorar la eficiencia del equipo y de la empresa
- Rastrear los indicadores clave de rendimiento (KPIs) de los empleados y el progreso con los objetivos de la empresa
- Cambiar las prioridades futuras basándose en los éxitos y fracasos de tareas anteriores
- Ahorrar tiempo, esfuerzo y estrés a los empleados
Mejores prácticas para la priorización de tareas
Al pasar por la priorización de tareas y completar tareas, sigue estos consejos y mejores prácticas para asegurar el éxito.
- No confundas la prioridad con el tiempo que llevará completar un proyecto. La ocupación no equivale a productividad o valor de la tarea.
- Evita distracciones al completar tareas urgentes y priorizadas. Apaga el teléfono, cierra pestañas del navegador no relacionadas y comunica el tiempo de enfoque.
- Prioriza también cosas como pausas de bienestar y pausas para la salud mental en el horario. Estos períodos de recuperación necesarios ayudarán a mejorar la productividad cuando se retome el trabajo.
