Gestión de Relaciones con Proveedores

¿Qué es la gestión de relaciones con proveedores?

La gestión de relaciones con proveedores es el mantenimiento y la gestión general de las relaciones laborales entre compradores y sus proveedores.

Al trabajar con diferentes proveedores, es importante mantener buenas relaciones con ellos para mantener el flujo de bienes y materiales de manera consistente. Evaluar estas relaciones ayuda a las empresas a desarrollar relaciones más estratégicas con los proveedores que aumentan las ganancias.

La mayoría de las empresas tienen varios proveedores a la vez y eligen gestionar sus asuntos en software de gestión de relaciones con proveedores. Estas herramientas facilitan y apoyan las relaciones comerciales con los proveedores que son esenciales para el funcionamiento continuo de la organización.

Tipos de gestión de relaciones con proveedores

Las empresas que trabajan con proveedores caen en una de dos categorías de gestión de proveedores, aunque en algunos casos, podrían usar ambos tipos para diferentes departamentos. Estos tipos son:

• Vertical. En las relaciones con proveedores verticales, los bienes y materias primas se mueven a lo largo de la cadena de suministro desde el fabricante al proveedor, a los distribuidores y minoristas. Las empresas individuales en cada parte de esta cadena de proveedores están en comunicación frecuente y trabajan juntas a menudo.
• Horizontal. Las empresas pueden trabajar con otras en una situación mutuamente beneficiosa. Cada empresa probablemente se especializa en un área particular que la otra empresa no; ambas trabajan juntas para cubrir más áreas de su industria. Por ejemplo, una empresa que fabrica piezas de motor podría trabajar con una compañía que fabrica neumáticos, colaborando ambas para suministrar a los mecánicos locales.

Elementos básicos de la gestión de relaciones con proveedores

No importa la industria, un programa efectivo de gestión de relaciones con proveedores debe incluir al menos tres pasos cruciales.

• Segmentación de proveedores. Dividir a los proveedores en categorías es útil para organizar a los vendedores, particularmente al evaluarlos y decidir con cuáles continuar trabajando y cuáles reemplazar. Los vendedores pueden agruparse de diferentes maneras, como cantidad de suministros, ubicación o precios.
• Estrategia de proveedores. Una vez que los proveedores han sido segmentados, las empresas pueden desarrollar una estrategia para la relación continua. Se pueden crear múltiples estrategias basadas en las categorías de segmentación o las necesidades generales del negocio. El software de gestión de relaciones con proveedores debe contener todos los detalles de los planes para fácil referencia en el futuro.
• Ejecución de la estrategia. Finalmente, la estrategia debe ponerse en práctica. Cada relación debe ser lo más valiosa posible, tanto para el comprador como para el proveedor. Monitorear el rendimiento usando un panel de gestión de proveedores es útil, ya que las empresas pueden rastrear y medir indicadores clave de rendimiento (KPIs) para determinar si una relación continua vale la pena.

Beneficios de la gestión de relaciones con proveedores

Tener un sistema efectivo de gestión de relaciones con proveedores es beneficioso para muchas empresas al ver mayores ingresos. Los mayores beneficios de esta práctica son:

• Ahorro de dinero a largo plazo. Algunos proveedores pueden tener costos más altos al inicio de una asociación con una empresa. Cuando las empresas continúan teniendo buenas relaciones con los proveedores, los precios pueden bajar a medida que la asociación se vuelve más mutuamente beneficiosa. Los proveedores también pueden estar más dispuestos a encontrar descuentos para pasar a los compradores que les agradan.
• Aumento de la eficiencia operativa. La mala comunicación en cualquier punto durante la cadena de suministro es una pesadilla logística que se vuelve costosa si los productos se retrasan como resultado. La gestión de relaciones con proveedores significa que el proveedor y el comprador construyen confianza, lo que a menudo lleva a menos interrupciones. Si hay problemas, la comunicación suele estar más establecida para que estos problemas puedan resolverse más rápidamente.
• Mejora de la calidad del producto. Los proveedores, particularmente en una cadena de suministro vertical, pueden descubrir información sobre el cambio de calidad de una materia prima o producto terminado antes que el comprador o minorista. En esta situación, pueden buscar un proveedor alternativo que no sean ellos mismos para evitar que el minorista o comprador final tenga un producto por debajo del estándar. Esto mantiene la continuidad a lo largo de la cadena de suministro tanto para el comprador final como para el cliente.

Mejores prácticas para la gestión de relaciones con proveedores

Las relaciones con proveedores mal gestionadas pueden perjudicar a las empresas. La mejor manera de lograr el éxito a largo plazo y cumplir con los objetivos comerciales es seguir varias mejores prácticas, incluyendo:

• Establecer objetivos estratégicos. Las empresas obtienen valiosos conocimientos al medir las relaciones con los proveedores en comparación con los objetivos establecidos por la empresa. Métricas como la precisión de los pedidos o la tasa de defectos de los suministros pueden ayudar a las empresas a ver qué proveedores son mejores para trabajar que otros.
• Usar una plataforma centralizada de gestión de proveedores. Al igual que los equipos de ventas usan un sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM), los compradores deben centralizar su información de relaciones con proveedores en una sola plataforma. Esto hace que la información del proveedor sea accesible para cualquier miembro del equipo que la necesite, mientras que hace que cualquier actualización o adición sea fácil de realizar y compartir.
• Crear un proceso de incorporación sólido. Al trabajar con un nuevo proveedor, recopile información básica que pueda ingresarse en los sistemas internos. Recolecte y almacene toda la documentación legal, de cumplimiento y de riesgo desde el principio, junto con cualquier otra pieza crítica de información para el negocio. Tener un buen proceso de incorporación ayuda a que la relación comience con el pie derecho y protege al proveedor y al comprador contra futuros problemas cuando se registran piezas clave de información.
• Usar funciones automatizadas. Muchos programas de gestión de relaciones con proveedores tienen funciones automatizadas que ayudan a las empresas con la incorporación y los informes sin ningún trabajo por parte del equipo interno. Estas funciones mantienen los datos más precisos y alertan al equipo sobre cualquier problema a medida que surgen.

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