¿Qué es la gestión de proveedores?
La gestión de proveedores es un paso del proceso de adquisición que supervisa todas las relaciones de la cadena de suministro de la empresa y encuentra formas de mejorar las estrategias de proveedores.
Las industrias aprovechan la gestión de proveedores para asegurarse de que todos los miembros de la cadena de suministro cumplan con las expectativas, identifiquen áreas de mejora y aumenten el compromiso para garantizar que todas las áreas funcionen de manera eficiente y cohesiva. El proceso de gestión de proveedores encapsula cada paso importante en el descubrimiento, obtención, gestión y mantenimiento de contactos con proveedores.
Las empresas utilizan software de gestión de relaciones con proveedores para mejorar los procesos de la cadena de suministro y asegurar interacciones efectivas y eficientes. Las soluciones para proveedores brindan a las empresas las herramientas para organizar su información de proveedores, evaluar el rendimiento de la cadena de suministro, asegurar que todo el trabajo subcontratado cumpla con las normativas e identificar problemas potenciales antes de que se vuelvan costosos.
Tipos de relaciones con proveedores
Existen cinco tipos diferentes de relaciones con proveedores que las empresas implementan para optimizar la forma en que crean conexiones con los miembros de la cadena de suministro.
- Compra en el mercado: La relación más común entre comprador y vendedor. Esto generalmente implica un acuerdo contractual e incluye poca o ninguna comunicación entre las partes.
- Relación continua: Cuando hay una preferencia por un proveedor sobre otros y se crea una relación continua entre las dos partes.
- Asociación: Una relación contractual a largo plazo donde se construye confianza a través del intercambio de información sensible.
- Alianza estratégica: Un contrato a largo plazo donde las partes involucradas acuerdan trabajar juntas exclusivamente. Esta relación requiere una colaboración cercana para impulsar el éxito.
- Integración hacia atrás: Una relación donde la empresa posee al proveedor como parte de su propio negocio.
El proceso de gestión de proveedores
El proceso de gestión de proveedores describe toda la especificación, adquisición, incorporación, colaboración y evaluación de un proveedor que se une a la cadena de suministro de una empresa. Este proceso ayuda a las empresas a elegir al proveedor adecuado y asegurar el éxito continuo.
- Calificación: Este paso implica descubrir proveedores potenciales y realizar la investigación necesaria para determinar si tienen las calificaciones adecuadas. Estos requisitos deben elegirse con anticipación e incluir estándares de presupuesto y rendimiento.
- Clasificación: En este paso, la empresa ha identificado algunos proveedores potenciales. Este paso incluye comparar proveedores con los criterios previamente determinados y leer cotizaciones y propuestas. Al final de este paso, la empresa ha hecho una selección y ha concluido que el proveedor elegido puede producir los bienes y servicios que necesitan.
- Incorporación: En este punto, las negociaciones han cesado y se redacta y firma un contrato. Este paso introduce al proveedor elegido en la cadena de suministro de la empresa. Esto incluye notificar a las partes interesadas necesarias y ajustar los procesos comerciales actuales para acomodar los recursos entrantes proporcionados por el nuevo proveedor.
- Colaboración: Este paso es continuo, donde la empresa hace una prioridad cerrar las brechas de colaboración y comunicación entre los proveedores y vendedores existentes. Asegurar que estas brechas se llenen efectivamente ayudará a aumentar el rendimiento y disminuir las oportunidades de confusión o errores.
- Evaluación: Una vez que el nuevo proveedor se ha asentado y está realizando sus tareas regulares, la empresa debe evaluar regularmente su rendimiento. La evaluación debe medir la eficiencia del proveedor, la asequibilidad, el servicio, la calidad del trabajo y la ejecución de los indicadores clave de rendimiento (KPI) predeterminados.
Beneficios de una gestión efectiva de proveedores
La gestión de proveedores aporta mucho valor a las empresas que la ejecutan de manera efectiva. Todo el proceso ayuda a las empresas a identificar dónde se encuentran sus prioridades de rendimiento, luego encontrar y gestionar proveedores que los ayuden a tener éxito.
- Control de calidad: La gestión de proveedores permite a las empresas seleccionar y supervisar de cerca cada paso de la cadena de suministro. Esta supervisión ayudará a las empresas a asegurar que cada bien o servicio completado cumpla o supere los estándares actuales.
- Reducir costos: Cuanto más de cerca las empresas monitorean sus procesos existentes, más probable es que puedan identificar oportunidades para reducir costos sin sacrificar la calidad.
- Gestionar el cumplimiento: La selección y gestión cuidadosa en el proceso de gestión de proveedores ayudará a las empresas a elegir proveedores que cumplan con sus calificaciones legales. Esto incluye el cumplimiento total con los procesos requeridos por la empresa.
- Evaluar el rendimiento: Quizás el beneficio más obvio, la evaluación del rendimiento es imprescindible cuando se trata de la gestión de proveedores. Gestionar efectivamente ayudará a las empresas a asegurar que los proveedores se adhieran a la calidad de trabajo acordada y potencialmente descubrir áreas de mejora.
- Reducir riesgos: Gestionar las relaciones con los proveedores obliga a las empresas a examinar críticamente cada paso de la cadena de suministro. Este cuidado adicional ayudará a exponer cualquier problema o área donde la calidad podría potencialmente comprometerse.
Mejores prácticas de gestión de proveedores
Descuidar la gestión de proveedores puede hacer que las empresas elijan un proveedor que no cumpla con sus necesidades, no sea rentable o no impulse el progreso. Seguir las mejores prácticas a continuación ayuda a las empresas a prepararse para un proceso de gestión de proveedores efectivo y mantener una cadena de suministro que promueva el éxito.
- Medir el rendimiento usando KPIs. Más que una mejor práctica, esto es simplemente una necesidad. Para determinar qué proveedor aumentaría el éxito, una empresa debe definir cómo se ve el éxito para ellos. Esto incluye delinear claramente qué criterios deben cumplirse para que el rendimiento se considere efectivo.
- Promover la comunicación abierta. La mejor manera de ayudar a un nuevo proveedor a encajar en la cadena de suministro es poniendo la colaboración y la comunicación al frente. Esto incluye asegurar que todos los proveedores y vendedores existentes estén al tanto de los cambios y adiciones en la cadena de suministro. La comunicación efectiva también incluye involucrar a los proveedores en la toma de decisiones importantes y ser vocal con problemas o preocupaciones.
- Seguir estrictamente el proceso. Evitar desviarse del proceso de gestión de proveedores. El proceso fue creado para dar a las empresas una guía clara para seleccionar, incorporar y evaluar proveedores. Una empresa que no sigue los pasos de cerca puede terminar con un proveedor que no cumple con las expectativas o una cadena de suministro que está confundida y retrasada debido a un nuevo proveedor que no está promoviendo el éxito.
- Realizar análisis de evaluación de costos. Aunque esto puede combinarse comúnmente con los KPIs generales, asignar un presupuesto es extremadamente importante y debe hacerse con el máximo cuidado y consideración. Algunas empresas realizan evaluaciones completas de sus costos actuales y propuestos para asegurar que todas las decisiones de proveedores se tomen teniendo en cuenta la asequibilidad.
- Crear acuerdos legales. Al confiar a un externo información y procesos sensibles, una empresa debe asegurarse de que los acuerdos legales sean completos y prácticos. Estos contratos legales deben incluir cualquier protocolo de confidencialidad necesario, acuerdos de no divulgación (NDAs) y obligaciones de cumplimiento.
Gestión de proveedores vs. gestión de vendedores
La gestión de proveedores y la gestión de vendedores a menudo se confunden porque comparten el objetivo de ofrecer los bienes y servicios necesarios para tener éxito. Sus diferencias significativas radican en quiénes son los proveedores y vendedores, a quiénes ofrecen estos bienes y servicios, y en qué etapa de la cadena de suministro son más demandados.
La gestión de proveedores supervisa a los proveedores, que son negocios subcontratados que proporcionan materias primas para que las empresas fabriquen productos. Los proveedores se encuentran al principio de la cadena de suministro para ayudar en la creación de bienes desde el primer día. Los proveedores a menudo trabajan directamente con otras empresas y rara vez interactúan con el usuario final. La gestión de proveedores se centra más en fomentar una asociación exitosa que impacte en toda la cadena de suministro.
La gestión de vendedores supervisa a los vendedores o negocios que compran bienes de un fabricante y los distribuyen al usuario final. Los vendedores se encuentran al final de la cadena de suministro para asignar los productos terminados y asegurar que lleguen a su mercado objetivo. Mientras que algunos vendedores venden a otras empresas, principalmente interactúan directamente con el cliente.
La gestión de vendedores asegura que los productos se distribuyan de manera eficiente y asequible. Algunas empresas utilizan software de gestión de vendedores para crear un repositorio digital para gestionar proyectos de vendedores, emitir nóminas de la cadena de suministro, encontrar vendedores, supervisar la gestión del tiempo y más.
Alexandra Vazquez
Alexandra Vazquez is a former Senior Content Marketing Specialist at G2. She received her Business Administration degree from Florida International University and is a published playwright. Alexandra's expertise lies in copywriting for the G2 Tea newsletter, interviewing experts in the Industry Insights blog and video series, and leading our internal thought leadership blog series, G2 Voices. In her spare time, she enjoys collecting board games, playing karaoke, and watching trashy reality TV.
