Gestión de Cumplimiento de Políticas

¿Qué es la gestión de políticas y cumplimiento?

La gestión de políticas y cumplimiento es un enfoque para gestionar de manera centralizada los estándares, políticas y procesos de control interno, mapeados con estándares regulatorios externos. Sirve como un punto de integración para importar marcos de cumplimiento regulatorio.

Las empresas adoptan software de gestión de políticas y cumplimiento para obtener un flujo de trabajo estructurado para la identificación, evaluación y monitoreo continuo de actividades de control. Las empresas que operan a nivel global o en una región específica necesitan cumplir con los requisitos regulatorios específicos de su ubicación y negocio. Las soluciones de gestión de políticas y cumplimiento reúnen todos los controles para asegurar que las organizaciones no dejen de cumplir con múltiples estándares debido a pequeñas diferencias.

Software de Gestión de Cumplimiento de Políticas

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Beneficios de la gestión de políticas y cumplimiento

Una gestión efectiva de políticas y cumplimiento mitiga el riesgo asociado con la gestión de varios requisitos de cumplimiento y el establecimiento de controles internos para cumplir con esos requisitos.

• Minimiza los riesgos empresariales: La gestión de políticas y cumplimiento integra varios procesos empresariales con la ayuda de una solución de software unificada. Sirve como un repositorio central para gestionar la información crítica y las aplicaciones de un negocio, permitiendo a los profesionales de seguridad detectar amenazas y mitigar riesgos empresariales si encuentran alguna anomalía o violación de cumplimiento.

• Garantiza la seguridad: Las soluciones de gestión de políticas y cumplimiento vienen con protocolos de autenticación sólidos, asegurando la seguridad de los activos vitales y previniendo que sean atacados por hackers maliciosos.

• Evalúa el riesgo en múltiples áreas: La gestión de políticas y cumplimiento permite a los equipos realizar una evaluación adecuada del riesgo en todas las áreas funcionales de gobernanza, riesgo y cumplimiento (GRC). El enfoque facilita auditorías internas, aseguramiento de calidad, competencia y mantiene registros de riesgo, cumplimiento regulatorio y reputación.

• Mapea requisitos con controles: Con la gestión de políticas y cumplimiento, cada cambio en el requisito puede ser mapeado con los controles que cumplen esos requisitos. Cuando los requisitos cambian, el control refleja esto en un proceso efectivo de gestión de políticas y cumplimiento. Ayuda a asegurar una gestión fluida de varios estándares regulatorios, ayudando a los oficiales de cumplimiento a priorizar funciones más críticas para el negocio.

Elementos esenciales de la gestión de políticas y cumplimiento

El proceso de gestión de políticas y cumplimiento contiene algunos componentes importantes diseñados para hacer más manejables las tareas administrativas de una organización.

• Programa de cumplimiento: Las empresas necesitan tener un programa de cumplimiento bien definido para acomodar cada requisito legal esencial para hacer negocios en una región específica. La gestión de políticas y cumplimiento implica políticas y procesos e involucra capacitación, monitoreo e implementación de acciones correctivas para proporcionar un programa de cumplimiento efectivo.

• Repositorio centralizado de políticas y cumplimientos: Mantener un sistema centralizado para identificar, evaluar y monitorear políticas internas y cumplimientos sirve como una única fuente de verdad para que las empresas gestionen sus políticas y demuestren cumplimiento.

• Control de versiones de revisiones y aprobación de políticas: Para cada cambio en la política, las empresas necesitan notificar a sus empleados y ser transparentes al respecto. La gestión de políticas y cumplimiento permite a las empresas comunicar cada revisión de manera efectiva. También se encarga del proceso de aprobación de cualquier cambio en la política antes de que se publiquen.

• Seguimiento e informes: Un proceso de gestión de políticas y cumplimiento incluye el seguimiento de cada revisión de política con detalles sobre quién recibió, revisó y atestiguó cualquier cambio en la política. Demuestra cumplimiento y reduce la responsabilidad.

• Madurez del cumplimiento: Cualquier cambio en los requisitos de cumplimiento necesita que las empresas modifiquen sus objetivos de control para cumplir con la revisión. Con soluciones de gestión de políticas y cumplimiento, las empresas pueden alterar efectivamente las entidades que demuestran cumplimiento a través de plantillas de indicadores, plantillas de prueba y atestaciones para demostrar el nivel de cumplimiento.

Mejores prácticas de gestión de políticas y cumplimiento

Las organizaciones pueden adoptar las siguientes mejores prácticas para asegurar una gestión efectiva de políticas y cumplimiento:

• Aprovecha el software de gestión de políticas y cumplimiento para automatizar procesos en programas de gestión avanzados.
• Sé proactivo, no reactivo, al revisar cambios en políticas y hacer actualizaciones necesarias antes de que surjan problemas.
• Establece un procedimiento estándar para crear y distribuir nuevas políticas a los empleados y obtener su atestación.
• Haz de la gestión de políticas y cumplimiento una responsabilidad transversal e involucra a diferentes departamentos en las revisiones de políticas.
• Limita la autoridad de toma de decisiones a la gestión, con la junta desempeñando un papel asesor. Las organizaciones pueden hacer excepciones en la toma de decisiones que involucren mayores riesgos o el código de conducta.
• Establece una política de escalamiento para aclarar los detalles de lo que se puede escalar, a quién y el marco de tiempo asociado.
• En lugar de saltar directamente a los requisitos de cumplimiento, las empresas deben trabajar desde los resultados finales esperados. Esto implica examinar metas, identificar objetivos precisos y establecer métricas claras para rastrear cuán efectivamente se está logrando el cumplimiento.
• Entiende claramente las regulaciones de cumplimiento y supervisa los controles internos.
• Establece una línea base de los esfuerzos actuales de cumplimiento del negocio y realiza auditorías para verificar la eficacia del programa de gestión de políticas y cumplimiento de una organización.
• Desarrolla un programa de capacitación continua en cumplimiento en lugar de un taller de un día. Las empresas necesitan capacitar a sus empleados para cada cambio de política, y la capacitación continua en cumplimiento ayuda a acomodarlo.
• Asegúrate de que las revisiones de políticas y cumplimiento se realicen regularmente. Establece recordatorios para realizar estas revisiones periódicamente en lugar de en respuesta a violaciones.