¿Qué es el almacenamiento de documentos?
El almacenamiento de documentos es el acto de colocar documentos digitales en un tipo de sistema de gestión con el propósito de almacenar, gestionar y/o organizar la información de manera efectiva y segura. Ejemplos de documentos digitales son documentos de Word, PDFs, presentaciones, facturas, imágenes escaneadas de documentos en papel y otros documentos empresariales.
Las capacidades de almacenamiento de documentos son ofrecidas más comúnmente por soluciones de gestión de documentos, que almacenan grandes cantidades de documentos de la empresa en un repositorio central. Los sistemas de gestión de documentos ayudan a mejorar la velocidad de recuperación, reducir la pérdida de documentos, reducir los costos de almacenamiento físico y mejorar los flujos de trabajo. Sin embargo, es probable que el almacenamiento de información sea una capacidad de cualquier software involucrado en la gestión o análisis de contenido estructurado.
Tipos de almacenamiento de documentos
El almacenamiento de documentos puede ser en las instalaciones o basado en la nube:
- Almacenamiento en las instalaciones: El almacenamiento de documentos en las instalaciones implica usar los propios servidores de datos de una organización para almacenar contenido. Esto significa que la organización es responsable del mantenimiento de los servidores y la seguridad del contenido. Hay ventajas en el almacenamiento en las instalaciones, como no depender de un proveedor externo para mantener el servidor en funcionamiento, lo que da a las organizaciones más control sobre sus datos. Sin embargo, esta opción puede ser costosa ya que la organización necesita asegurarse de tener un sistema de respaldo adecuado porque los archivos no se guardan automáticamente en la nube. Una opción en las instalaciones es más adecuada para organizaciones más grandes con un equipo de TI dedicado a gestionar las demandas técnicas de mantener un servidor de datos interno.
- Almacenamiento basado en la nube: El almacenamiento de documentos basado en la nube opera en línea y es alojado por un proveedor externo, quien es responsable del mantenimiento. Dado que esto se maneja externamente, no se necesita un equipo de TI para instalar o mantener el sistema. Tampoco hay grandes costos iniciales para la configuración. Las desventajas incluyen depender de la conectividad a Internet para acceder a los archivos y los límites de almacenamiento. Además, dado que los datos son almacenados y mantenidos seguros por los proveedores externos, a menudo las empresas deben esperar algún nivel de riesgo ya que sus datos no están con ellos.
Beneficios de usar el almacenamiento de documentos
El almacenamiento de documentos suele estar acompañado de otras características que hacen que el acto de almacenar contenido digitalmente en un repositorio central sea beneficioso. Así es cómo:
- Recuperación: Con la gran cantidad de datos que las organizaciones necesitan almacenar, encontrar los documentos correctos en el momento adecuado se convierte en un desafío. La mayoría de las soluciones de almacenamiento de documentos tienen capacidades de búsqueda que permiten a los usuarios buscar documentos usando palabras clave que están incluidas en los metadatos o títulos. Las capacidades de búsqueda más avanzadas usarán búsqueda de texto completo para buscar palabras clave o frases dentro del texto de los documentos. Esto reduce significativamente el tiempo de recuperación.
- Seguridad: Un aspecto de la seguridad son los permisos de usuario que permiten las soluciones de almacenamiento de documentos. Solo los usuarios autorizados podrán acceder, ver, editar y/o compartir documentos. Otro aspecto es poder almacenar documentos en una biblioteca central, por lo que mientras el servidor de datos se mantenga adecuadamente, los documentos están seguros y no se perderán o extraviarán.
- Costo: Almacenar documentos físicos requiere instalaciones costosas, así como tiempo y recursos adicionales para buscar y recuperar manualmente la información que necesita. Esto se puede evitar con el almacenamiento digital de documentos.
- Flujo de trabajo: Si se configura correctamente, algunos flujos de trabajo empresariales pueden extraer datos directamente de los registros almacenados en soluciones de almacenamiento digital de documentos, lo que ayuda a agilizar ciertos procesos empresariales.
Elementos básicos del almacenamiento de documentos
El formato del almacenamiento de documentos puede diferir dependiendo de si son soluciones independientes o parte de un producto más grande.
La mayoría de las soluciones incluirán los siguientes elementos:
- Captura e importación de documentos: Este es el proceso de colocar documentos en el sistema de almacenamiento. Los documentos digitales pueden ser importados directamente, pero los documentos en papel deben ser escaneados primero en un formato digital. Algunas soluciones utilizan tecnología OCR para convertir imágenes que contienen texto escrito en datos de texto legibles por máquina.
- Espacio de almacenamiento: La cantidad de contenido que se puede almacenar usando un sistema de almacenamiento de documentos depende de la capacidad de los servidores de datos. A menudo, el espacio de almacenamiento en la nube es limitado, por lo que las organizaciones más grandes optan por el almacenamiento en las instalaciones.
- Organización de documentos: Las soluciones de almacenamiento permiten a los administradores estructurar los sistemas de una manera que mejor se adapte a las necesidades de la organización. Pueden elegir clasificar los documentos por equipo, jerarquía, área de conocimiento o cliente.
Mejores prácticas para el almacenamiento de documentos
Para que el almacenamiento de documentos funcione de manera eficiente, siga estas mejores prácticas:
- Convenciones claras de nomenclatura: Los documentos deben seguir una convención de nomenclatura clara para identificar fácilmente los registros y evitar confusiones. Las convenciones de nomenclatura comunes suelen incluir palabras clave para describir el documento, la fecha de creación y el número de versión.
- Permisos de usuario: Para asegurar que solo los usuarios autorizados tengan acceso a ciertos documentos, se deben establecer permisos de usuario. Esto a menudo se hace organizando a los usuarios en grupos, con diferentes grupos teniendo diferentes niveles de acceso.
Almacenamiento de documentos vs. gestión de documentos
Algunos pueden confundir la gestión de documentos con el almacenamiento de documentos, pero son diferentes.
Priya Patel
Priya is a Senior Research Analyst at G2 focusing on content management and design software. Priya leverages her background in market research to build subject matter expertise in the software space. Before moving back to Chicago in 2018, Priya lived in New Zealand for several years, where she studied at the University of Auckland and worked in consulting. In her free time, Priya enjoys being creative, whether it’s painting, cooking, or dancing.
