Ciclo contable

¿Qué es un ciclo contable?

Un ciclo contable es un proceso completo y holístico de identificación, registro y cálculo de varios eventos financieros en la parte contable de una organización. Incorpora cuentas, asientos de diario, débitos, créditos y otras transacciones que conducen a un estado financiero. En muchos casos, el ciclo completo comprende un período contable de un año.

Un ciclo contable es un proceso estándar diseñado para estructurar los procesos contables para los propietarios de negocios. Las empresas recurren a software de contabilidad para automatizar el proceso de gestión financiera mientras aseguran registros precisos y aumentan la eficiencia.

Software de Ciclo contable

Software que menciona a ciclo contable como una característica o término.

QuickBooks Online

Sage Intacct

BlackLine Financial Close Management

SAP Business One

Unanet GovCon

Emburse Spend (formerly Abacus)

Pasos en un ciclo contable

Hay ocho pasos en un ciclo contable. El orden de los pasos y cómo se describen pueden variar dependiendo del negocio; sin embargo, el proceso general debe permanecer consistente para obtener los mejores resultados. A continuación se presentan los ocho pasos:

• Identificar todas las transacciones comerciales. Inicia el ciclo contable identificando primero las transacciones comerciales. Las transacciones consisten en eventos directamente relacionados con las actividades financieras de la organización. Algunos ejemplos incluyen gastos, compras e ingresos.
• Registrar las transacciones adecuadamente. Después de identificar las transacciones, deben registrarse correctamente. Las transacciones se registran utilizando asientos de diario y deben organizarse cronológicamente, comenzando con la primera transacción al inicio del año fiscal.
• Registrar en el libro mayor. Una vez que las transacciones se registran como asientos de diario, el siguiente paso es registrarlas en una cuenta en el libro mayor. El libro mayor resume las cuentas de la empresa, y las transacciones se registran en sus respectivas cuentas.
• Calcular el balance de comprobación. Dependiendo del negocio, un período contable puede ser de un mes, un trimestre o un año. El balance de comprobación debe calcularse al final del período contable preferido de una organización. Este cálculo se utiliza para asegurar que las entradas de crédito y débito sean iguales. Los totales deben ser los mismos cuando se suman los saldos de crédito y débito.
• Ajustar las entradas según sea necesario. Al final del período contable, también es necesario ajustar las entradas para tener en cuenta los devengos y diferimientos.
• Actualizar el balance de comprobación. Si los cálculos del balance de comprobación no coinciden, es posible que sea necesario ajustar las entradas. Recuerda que los totales de crédito y débito deben ser iguales. Si no lo son, utiliza una hoja de trabajo para llevar un registro de los ajustes de entrada que se realicen para ajustar el balance.
• Preparar los estados financieros. Al registrar las entradas ajustadas, se deben utilizar cuentas actualizadas para preparar estados financieros formalizados. Estos estados financieros incluyen ingresos, flujo de caja y balances generales.
• Cerrar los libros. El paso final en el ciclo consiste en cerrar los libros de la empresa o concluir la actividad financiera para el período contable. En este punto, las cuentas de ingresos y gastos se reducen a cero y comienza un nuevo período contable.

Beneficios de los ciclos contables

Aunque el ciclo contable holístico puede parecer un proceso largo y complicado, es un proceso valioso que vale la pena implementar. El ciclo contable es la base del proceso contable de una organización y tiene muchos beneficios, incluyendo:

• Informes financieros precisos: Mantener registros financieros a lo largo del ciclo contable es beneficioso para generar los informes financieros de un negocio. Los informes financieros son cruciales para comprender el rendimiento y la rentabilidad de una organización. El ciclo contable promueve registros limpios y precisos para informes valiosos.

• Cumplimiento: El mantenimiento de registros asociado con el ciclo contable apoya prácticas de cumplimiento, asegurando que las empresas sigan las regulaciones gubernamentales y los requisitos fiscales. Las empresas necesitan tener una imagen precisa de sus finanzas para pagar impuestos correctamente.
• Procesos optimizados: Seguir un ciclo contable proporciona a los miembros del equipo una hoja de ruta a seguir. Al tener una estructura general en su lugar, los equipos pueden crear estrategias e implementar herramientas que los apoyen en cada paso del ciclo. Esto ayuda a optimizar los procesos y crea eficiencias.

Mejores prácticas del ciclo contable

Algunas prácticas generales deben tenerse en cuenta a lo largo del ciclo contable. Considera lo siguiente para lograr los mejores resultados:

• Establecer cronogramas y plazos a lo largo del camino. No importa la duración del período contable preferido de un negocio, considera establecer cronogramas y plazos para el equipo. Traza un plan con anticipación, para que todos sepan qué esperar a lo largo del proceso.
• Modificar el ciclo según sea necesario. Aunque el ciclo contable general es un proceso estándar, no es una solución única para todos. Las empresas deben ajustar cada paso del ciclo según sea necesario para acomodar los flujos y horarios contables del negocio.
• Implementar herramientas de software. Automatizar varios componentes del proceso contable puede ahorrar tiempo. Utiliza software para implementar partes del proceso y ahorrar tiempo y esfuerzo.

Ciclo contable vs. ciclo presupuestario

Aunque los ciclos contables y presupuestarios se utilizan en finanzas, existen algunas diferencias significativas entre los dos.

Un ciclo contable se utiliza para eventos financieros que ocurrieron en el pasado. Por otro lado, un ciclo presupuestario implica preparar y aprobar un presupuesto para eventos financieros futuros que aún no han ocurrido utilizando software de presupuestación y previsión.