El MVP de tu empresa acaba de presentar su renuncia con dos semanas de preaviso. ¿Tienes un candidato interno que pueda asumir su rol?

La rotación de empleados es algo con lo que todas las empresas tienen que lidiar en algún momento. Lo que diferencia a las mejores empresas del resto es cuán preparadas están para enfrentar la renuncia de un empleado.

Si tienes problemas para pensar en un candidato interno que tenga las habilidades necesarias para ser promovido internamente, podrías tener un serio problema de gestión del talento. Es tu trabajo como profesional de recursos humanos estar preparado para situaciones como la mencionada anteriormente.

Entonces, ¿cómo puedes asegurarte de no quedar sorprendido por la renuncia de un empleado? Creando una estrategia integral de planificación de sucesión.

Quizás no te preocupe contratar a un candidato interno para un puesto vacante y confíes en tu capacidad para contratar nuevo talento. Aunque eso puede funcionar a corto plazo, hay muchos problemas a largo plazo que la planificación de sucesión puede resolver.

¿Por qué es importante la planificación de sucesión?

El primer paso para crear una estrategia exitosa de planificación de sucesión es entender por qué es importante. Aquí hay tres razones de alto nivel por las que deberías considerar integrar la planificación de sucesión en tu estrategia de gestión del talento:

Mantiene tu empresa funcionando sin problemas

Hay una desconexión seria entre el tiempo promedio que se espera que un empleado dé al renunciar (dos semanas) y el tiempo promedio que lleva cubrir un puesto vacante. Según un artículo de Hirevue, se tarda un promedio de 42 días en cubrir un puesto.

Esto significa que incluso en las mejores circunstancias, tendrás una vacante durante casi un mes completo antes de que un nuevo empleado comience. Esto es solo si encuentras al candidato perfecto, lo entrevistas, le ofreces el trabajo y lo acepta todo dentro de las dos semanas en que el empleado que se va todavía está allí.

Aceptémoslo: lleva más tiempo encontrar buen talento externo y contratarlo. Incluso puede que tengas que publicar el trabajo varias veces para finalmente encontrar a la persona adecuada para el puesto, mientras el tiempo pasa con una vacante en uno de tus roles de nivel senior.

La planificación de sucesión se encarga de este problema. Si planificas con anticipación y cultivas el talento interno antes de que alguien renuncie, no te sorprenderás cuando un empleado se vaya a una nueva oportunidad.

Ofrece un desarrollo profesional claro a los empleados

La planificación de sucesión no se trata solo de adelantarse a la rotación de empleados, también se trata de ofrecer oportunidades de crecimiento a tus empleados actuales.

La falta de oportunidades de crecimiento o de caminos profesionales claramente definidos es la razón número uno por la que los empleados están renunciando a sus trabajos para buscar nuevas oportunidades. Los empleados que sienten que su talento está siendo cultivado tienen menos probabilidades de renunciar o buscar un nuevo trabajo. La planificación de sucesión es tu manera de mostrar a los empleados que hay espacio para el crecimiento en tu empresa.

La planificación de sucesión también es perfecta para empleados jóvenes y ambiciosos que pueden no estar listos para una promoción pero cuyo impulso no quieres desalentar. La planificación de sucesión puede dar a los empleados más jóvenes la oportunidad de aprender de empleados de nivel senior y explorar lo que quieren hacer en su carrera.

Cuando incorporas la planificación de sucesión en tu estrategia de gestión del talento, señalas a tus empleados que hay un camino para el crecimiento y el éxito en tu empresa si están dispuestos a trabajar para ello.

6 pasos para una planificación de sucesión exitosa

Ahora que entiendes por qué es importante la planificación de sucesión, es hora de crear tu propio plan de sucesión. Como con la mayoría de los procesos internos, esto no será rápido, pero valdrá la pena el tiempo y la energía que lleva implementarlo.

Echemos un vistazo rápido a cómo crear un plan de sucesión:

Si eso parece confuso, no te preocupes. Hemos preparado una guía detallada, paso a paso, para que sigas. Échale un vistazo.

1. Identifica posiciones clave

El primer paso para una planificación de sucesión exitosa es identificar posiciones clave en tu organización. Identificar posiciones clave significa entender qué posiciones causarían más daño a tu empresa si quedaran desocupadas. También puede significar identificar posiciones que sabes que estarán vacantes pronto, por ejemplo, si sabes que alguien va a ser promovido en los próximos seis meses, necesitarás a alguien para reemplazarlos una vez que hayan hecho la transición.

El mayor error que la gente comete con la planificación de sucesión es no planificar con suficiente antelación. No necesitas esperar a que alguien desocupe su puesto para comenzar a planificar su sucesor. Si solo tienes un diseñador senior, deberías estar capacitando a un diseñador junior para ese rol incluso si no hay indicios de que tu diseñador senior tenga planes de irse o ser promovido pronto.

Reúnete con los gerentes de cada departamento y señala las posiciones y empleados más valiosos en tu empresa. Decide para qué posiciones querrías un candidato interno si esa posición se vuelve disponible. Esto servirá como la base de tu plan de sucesión.

2. Identifica las habilidades necesarias para cada posición

El siguiente paso para la planificación de sucesión es identificar las habilidades clave necesarias para las posiciones que señalaste en el primer paso. ¿Hay ciertas certificaciones que esta persona necesitará? ¿Hay ciertos software que esta persona necesitará saber usar? ¿Hay clientes con los que esta persona necesitará estar familiarizada?

Una vez que hayas identificado las habilidades necesarias para tener éxito en ese rol, sabrás en qué enfocarte para el desarrollo de empleados. Sé inteligente sobre cómo capacitas a tus empleados. Entender las habilidades que necesitan para crecer en su carrera beneficiará tanto a ti como al empleado.

3. Evalúa a tu personal

Ahora que has identificado tanto las posiciones clave como las habilidades que requieren, necesitas elegir a los empleados que vas a involucrar.

No cometas el error de limitar tu alcance sobre qué empleados elegirás para la planificación de sucesión. Algunos empleados pueden estar perfectamente contentos donde están y no quieren una promoción. Otros pueden estar interesados en un departamento diferente por completo y tú no estás al tanto.

Necesitas ser transparente con tus empleados sobre este proceso y ofrecerles la oportunidad de levantar la mano si están interesados. Anima a los gerentes de tu empresa a hablar con cada empleado sobre su desarrollo profesional y planes de carrera. Obtén una idea de quién parece listo para más responsabilidad y quién podría necesitar más tiempo.

Es vital que te comuniques con tus empleados para que entiendan lo que está sucediendo. Quieres que los empleados más jóvenes entiendan que este es un camino hacia el crecimiento profesional. También quieres que los empleados senior sepan que no están siendo reemplazados o despedidos solo porque estás capacitando a otros empleados. Es un equilibrio delicado y ser honesto es la mejor manera de evitar el miedo o la confusión.

4. Desarrolla un plan de sucesión y transferencia de conocimiento

Una vez que hayas completado los primeros tres pasos, es hora de crear el plan de sucesión en sí. Siéntate con todos tus empleados (sí, cada uno de ellos) y pídeles que escriban una descripción de sus responsabilidades laborales. Pídeles que detallen en qué cuentas trabajan, los informes de los que son responsables y las contraseñas de cualquiera de sus cuentas de la empresa.

La respuesta para la mayoría de las personas es no y por eso es importante crear un manual para cada puesto. Esto actuará como una base de conocimiento para quien asuma un nuevo puesto. Esto asegura que, ya sea que te sorprenda la partida de un empleado, siempre estarás preparado.

5. Usa tu tiempo de inactividad de manera efectiva

La parte más larga de la planificación de sucesión es esperar a que se abra una oportunidad. No es suficiente prometer a los empleados más jóvenes que podrían obtener una promoción algún día. Necesitas pasar el tiempo en que no están siendo promovidos invirtiendo en su capacitación y desarrollo.

Aunque un nuevo título llamativo puede ser agradable, hay otras cosas que puedes ofrecer a tus empleados. Crea un plan de desarrollo profesional e involucra a tus empleados en su planificación de carrera. Pregúntales qué capacitaciones les gustaría adquirir. Guíalos en el proceso de crecer como profesionales. Ofréceles nuevas formas de desafiarse a sí mismos en el trabajo. Ponlos en contacto con un mentor en el trabajo.

Si tus empleados todavía sienten que están creciendo en el tiempo que están esperando ser promovidos, tienen menos probabilidades de renunciar por aburrimiento o frustración.

6. Implementa, evalúa y ajusta

Ahora, cuando finalmente llegue el momento de transferir la responsabilidad de un empleado a otro, estarás listo.

Ya habrás identificado y capacitado a otro empleado para que asuma el rol sin problemas. Puedes usar las dos semanas en que tu empleado saliente todavía está empleado en tu empresa para ayudar con la transición. Esto les permite seguir el trabajo y hacer cualquier pregunta que surja antes de que tu empleado saliente se vaya.

Una vez que la transición esté completa, deberías permitir que tu empleado se acomode en su nuevo rol durante unos meses y deberías responder cualquier pregunta que puedan tener. Puede que encuentres que tu primer intento de planificación de sucesión deja espacio para mejoras y eso está bien. Identifica qué funcionó y qué no y mejora para la próxima vez.

Cómo medir el éxito de tu estrategia de planificación de sucesión

Puede ser complicado implementar una estrategia completa de planificación de sucesión por tu cuenta, por eso la tecnología es tu mejor amiga. El software de planificación y gestión de sucesión adecuado puede hacer todo, desde ayudarte a crear los planes de sucesión físicos hasta identificar y retener el mejor talento.

El software de planificación de sucesión tiene una variedad de herramientas que pueden permitir a los gerentes de recursos humanos rastrear las aspiraciones profesionales de los empleados, retener el talento interno y promover desde dentro, reduciendo así los costos asociados con la adquisición de talento.

Si aún no estás utilizando un software de planificación y gestión de sucesión en tu estrategia actual de gestión del talento, podrías considerar explorar tus opciones.

No esperes hasta que sea demasiado tarde

La planificación de sucesión puede parecer un tema incómodo de abordar con tus empleados al principio, pero te ahorrará un dolor de cabeza más adelante. Si abordas la planificación de sucesión con una estrategia clara y eres abierto con tus empleados, verás resultados.

Gerentes de Recursos Humanos, aprendan más sobre cómo pueden mejorar su gestión del talento estrategia.