Analizar el rendimiento de tu equipo de ventas puede llevarte a un agujero negro de medición de datos que se vuelve cada vez más específico a medida que profundizas.
Eso no quiere decir que ser detallado perjudicará tu enfoque al calcular métricas de ventas. Hay mucho que decir sobre examinar áreas precisas de tu estrategia de ventas para identificar cualquier proceso o táctica que esté resultando en éxito o fracaso.
Sin embargo, en algún momento, debes ser capaz de resumir los resultados y presentarlos a los representantes de ventas y a las personas de arriba. Sin mencionar que todo debe ser fácilmente digerible e incluir toda la información relevante para ese período de tiempo en particular.
Para hacer eso, tu empresa puede confiar en informes de ventas que comuniquen el rendimiento actual de tu equipo de ventas.
¿Qué es un informe de ventas?
Un informe de ventas es un documento que proporciona una visión general del estado actual del departamento de ventas de una empresa. Estos informes pueden mostrar tendencias a lo largo del tiempo, analizar estrategias y procesos, y revelar el rendimiento general del equipo.
Una gran parte de generar resultados es rastrear las ventas para mantener el pulso del progreso que estás logrando. Los informes de ventas permiten a las empresas, equipos de ventas y representantes individuales hacer precisamente eso: ver exactamente cómo están en relación con los objetivos personales y de la empresa. De esta manera, se pueden identificar y trabajar en las áreas que requieren mejora, mientras que los procesos ya exitosos pueden optimizarse aún más.
La información en los informes de ventas también se utiliza en el proceso de toma de decisiones para las empresas. Antes de tomar acciones comerciales serias, los líderes analizarán si el estado actual de las ventas resultará en el apoyo financiero que necesitan para avanzar.
Cada tipo de informe de ventas probablemente incluirá las mismas métricas e indicadores clave de rendimiento (KPI) de ventas. Esto significa que para actualizar los informes para una nueva semana, mes o trimestre, todo lo que necesitas hacer es ingresar los datos actuales para que coincidan con el período de tiempo para el que estás informando.
¿Por qué son importantes los informes de ventas?
Tu equipo de ventas es tu principal generador de ingresos, y aunque hay muchos otros departamentos que contribuyen a su capacidad para vender, las métricas y los KPI del equipo de ventas se traducen estrechamente en el éxito de la empresa en general. Los informes de ventas muestran si ese éxito es alcanzable.
Los datos incluidos en los informes de ventas efectivos están organizados de manera que comunican información importante a sus espectadores. Dependiendo de quién sea ese espectador y qué quiera obtener del informe, estas colecciones de datos pueden elaborarse para ese propósito específico.
Por ejemplo, es posible que un representante de ventas individual quiera ver su rendimiento mensual. Tal vez un gerente de ventas quiera verificar el progreso de sus informes directos. O tal vez un ejecutivo quiera recopilar información para presentarla a la junta. La belleza de los informes de ventas es que pueden elaborarse para servir a todos esos propósitos.
Consejo: Para producir fácilmente informes para múltiples audiencias, asegúrate de estar utilizando un sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM) para hacerlo de manera rápida y precisa.
Los datos de ventas mostrados en los informes se utilizan para informar estrategias relacionadas con el crecimiento de ventas, la identificación y adquisición de clientes ideales, y la optimización del proceso de ventas. Después de implementar nuevos enfoques, los informes de ventas pueden usarse para medir el crecimiento entre dos o más períodos de ventas.
En general, los informes de ventas son importantes porque mantienen a la empresa consciente del progreso, ayudan a identificar posibles problemas en las estrategias de ventas y, en última instancia, impulsan una mejor toma de decisiones.
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Tipos de informes de ventas
Existen algunos tipos diferentes de informes de ventas, y cada uno refleja un cierto período de tiempo durante el cual una empresa medirá actividades y resultados de ventas particulares. Un informe de ventas es esencialmente una reiteración de métricas, y esos valores están determinados por el período de tiempo que se está informando.
Por ejemplo, si quisieras entender la duración promedio del ciclo de ventas de tu empresa, sería mejor mirar un informe anual en lugar de un informe semanal.
A continuación se presentan algunos ejemplos de algunos informes de ventas que tu empresa debería comenzar a generar, junto con algunas métricas relevantes.
Informes de ventas diarios
Los informes de ventas diarios recopilan y presentan datos sobre el trabajo de un día. Estos pueden generarse para reflejar el progreso de un profesional de ventas individual o del departamento en su conjunto.
Aunque hay mucho trabajo que se puede hacer en un día, las posibilidades de ver muchos acuerdos cerrados en un día determinado son escasas; esas cosas llevan tiempo y a menudo se distribuyen a lo largo del año. Los informes de ventas diarios se basan en métricas de proceso, que difieren de las métricas de resultado.
Una métrica de proceso es una medida que puede ser controlada directamente por el representante de ventas, como el número de llamadas que hacen en un día. Una métrica de resultado se centra más en el panorama general, como el tamaño promedio de los acuerdos, que puede ser afectado por un representante, pero no está directamente bajo su control.
Los informes de ventas que recopilan datos para un día no son el fin de todo el rendimiento de un equipo. Es solo un día, y todos tienen días malos de vez en cuando. Sin embargo, si ves un problema en tu informe anual y lo rastreas hasta niveles de actividad repetidamente bajos día tras día, estos informes pueden ser útiles.
Diariamente, es posible que desees informar sobre las siguientes métricas de ventas:
- Tiempo de respuesta a los leads: La cantidad de tiempo que tarda un representante de ventas en dar seguimiento a un lead que contactó a tu empresa. El tiempo de respuesta promedio para empresas B2B es de 42 horas, pero es importante establecer tu propio punto de referencia después de recopilar datos de ventas consistentes.
- Conversaciones con clientes: El número de llamadas telefónicas, videollamadas o reuniones en persona que los representantes tienen con leads, prospectos y clientes. Esto revelará los niveles de compromiso del cliente hasta ese punto en el proceso de compra.
- Nuevos leads generados: El número de leads generados a partir de conversaciones con prospectos. Esta métrica se tendrá en cuenta junto con las tasas de conversión para pronosticar futuras ventas.
- Oportunidades generadas: El número de leads convertidos en oportunidades, lo que revelará el impacto de las estrategias y tácticas de generación de leads implementadas para moverlos más abajo en el embudo de ventas.
- Reuniones programadas: El número de reuniones programadas a partir de esfuerzos de alcance. Seguir el número de correos electrónicos enviados o llamadas telefónicas realizadas sigue siendo relevante, pero el número de reuniones programadas a partir de esas conversaciones es una mejor medida de cuán efectivos son esos esfuerzos.
- Número total de puntos de contacto: El número de veces que un representante interactuó con un cliente en un día determinado.
- Velocidad de ventas: La cantidad de ingresos por ventas generados en un solo día. Esta métrica se utiliza para medir qué tan rápido los vendedores están moviendo a los clientes a través del pipeline de ventas.
Informes de ventas semanales o mensuales
Los informes de ventas semanales recopilan todos los datos de cada día de la semana para obtener una visión general de cómo fue todo durante esos días laborales. Los informes mensuales harán lo mismo pero para las semanas de un mes.
Estos informes son un paso más para obtener una visión más amplia de la productividad general de las ventas. Esto también significa que algunas de las métricas de ventas medidas en los informes de ventas semanales y mensuales se inclinarán más hacia las métricas de resultado.
Los informes de ventas semanales y mensuales se utilizan más a menudo para analizar el rendimiento de un representante de ventas individual. Hacerlo en una base trimestral o anual deja demasiado espacio para que se cometan más errores, y hacerlo en una base diaria no deja suficiente tiempo para obtener una representación precisa del rendimiento. Cuando se analizan semanal y mensualmente, los gerentes pueden identificar puntos débiles y corregirlos antes de que continúen.
Dependiendo del detalle que desees obtener del informe, es posible que aún incluyas las métricas del informe diario en tus informes semanales y mensuales.
Aquí hay algunas otras medidas que pueden ser valiosas para analizar semanal y mensualmente:
- Volumen de ventas por canal: Ventas totales e ingresos generados por cada canal de alcance inicial utilizado para contactar a un cliente potencial que se convirtió en cliente. Esta métrica se utiliza para identificar los canales de comunicación que tienen más éxito y aquellos que necesitan una reestrategización.
- Ventas por región: Ventas totales e ingresos generados por cada región o territorio. Nuevamente, esto revelará dónde los representantes deben priorizar el tiempo en función de más oportunidades, así como los territorios que requieren enfoques optimizados.
- Puntuación de oportunidad de ventas: Puntuación de oportunidad individual que refleja cuán probable es la venta. Las puntuaciones de oportunidad ayudan a los representantes a priorizar su tiempo según cuán prometedora sea una conversión.
- Ingresos cerrados por representante: La cantidad de ingresos generados por cada representante de ventas. Medir esto semanal y mensualmente ofrecerá conclusiones sobre los representantes que están en camino de alcanzar las cuotas de ventas y aquellos que están luchando por hacerlo.
- Tasas de upsell y cross-sell: El número de oportunidades para upsell y cross-sell a clientes existentes que se aprovecharon.
- Valor de vida del cliente (CLV): El valor potencial de una relación a largo plazo con un cliente. El CLV juega un papel en determinar cuánto es apropiado gastar al adquirir y mantener relaciones con clientes.
- Valor promedio del acuerdo: La cantidad promedio de dinero generada en un solo acuerdo de ventas. El valor promedio del acuerdo informará tus pronósticos de ventas.
- Ratios del embudo de ventas: Las tasas de conversión entre cada etapa de tu embudo de ventas. Al medir esto, asegúrate de mirar el gran ratio de lead a cierre, pero también las etapas entre eso para identificar problemas tanto en tu estrategia de ventas general como en los métodos utilizados para mover a los clientes a través del embudo.
Informes de ventas trimestrales o anuales
Al cerrar un trimestre o año en los negocios, querrás cerrar con un informe para reflejar el trabajo realizado.
Tus informes de ventas trimestrales y anuales pueden parecer relativamente similares, ya que ambos incluirán indicadores clave de rendimiento de ventas de alto nivel que encapsulan el rendimiento general. Estos registros de actividades de ventas estarán muy involucrados en informar la planificación a gran escala para el futuro de la empresa, lo que se filtrará a las actividades de ventas diarias.
Resumir el trabajo de un trimestre o año en un solo informe no pintaría el cuadro completo de lo que hizo tu equipo de ventas durante ese período de tiempo. Debido a esto, los informes de ventas trimestrales y anuales a menudo consistirán en subinformes dentro de ellos.
Aquí hay algunos que podrían incluirse:
- Informe de KPI de ventas: Un informe de KPI de ventas, también conocido como informe de rendimiento de ventas, se centra en el panorama general y en cualquier métrica que hable de la rentabilidad y el éxito de la empresa. Las métricas incluyen ingresos, márgenes de beneficio, crecimiento y puntuación neta del promotor.
- Informe de conversión de ventas: Rastrea todas las métricas asociadas con el embudo de ventas, el pipeline de ventas y las actividades asociadas con la conversión de clientes. Las métricas incluyen la relación de lead a conversión, la relación de lead a oportunidad y la relación de oportunidad a cierre.
- Informe de duración del ciclo de ventas: Incluye datos sobre el tiempo que lleva convertir un prospecto en cliente, generalmente presentado en un promedio. Las métricas generalmente reflejarán la cantidad de clientes potenciales en cada etapa del embudo y cuánto tiempo permanecen allí.
- Panel de actividades de ventas: Rastrea las acciones de los representantes de ventas, ya sea a nivel de equipo o individual. Estas métricas se tienen en cuenta al evaluar problemas en las tasas de conversión, ya que una baja actividad de ventas puede ser un obstáculo. Las actividades incluyen llamadas telefónicas realizadas, correos electrónicos enviados y la cantidad promedio de interacciones necesarias para cerrar un acuerdo.
Es importante tener en cuenta que mientras estés comunicando datos valiosos de una manera que sea fácil de digerir, no hay una forma incorrecta de construir un informe de ventas. Las métricas sugeridas para los períodos de tiempo anteriores se utilizaron simplemente para retratar la idea de que a medida que los períodos de tiempo se alargan, las métricas reflejan esto al dar una visión más amplia del rendimiento del equipo de ventas. Todos los informes de ventas pueden usarse para encontrar áreas de mejora para un negocio.
Cómo escribir un informe de ventas
Ahora que tienes algunas métricas de ejemplo para incluir en cada tipo de informe de ventas, es hora de construirlos. Aquí están los pasos en el proceso de elaboración de informes de ventas que asegurarán que comunique información valiosa de ventas a las personas para las que fue destinado.
Define la audiencia y el propósito
Tu primer paso es definir tu audiencia. Hay muchas personas dentro de tu organización que pueden beneficiarse de un informe de ventas.
Dentro del propio equipo de ventas, los representantes y gerentes buscan actualizaciones semanales para obtener información procesable sobre cómo mejorar los procesos y el rendimiento. Los ejecutivos utilizarán informes trimestrales y anuales para entender cuán rentable es realmente su empresa, y posiblemente presentar esos hallazgos a la junta. Los equipos de marketing y operaciones de ventas necesitarán datos para poder determinar cómo pueden apoyar mejor las ventas.
Ponte en los zapatos del lector y pregúntate qué querrían saber. Esto te ayudará a revelar un propósito más específico del informe en lugar de solo transmitir información general de ventas. Considera los antecedentes de los lectores y utiliza un lenguaje que sea más beneficioso para la conversación.
Establece un período de tiempo
Los informes de ventas constructivos reflejan datos de un período de tiempo particular, por lo que el siguiente paso es establecer cuál deseas informar. Esto será determinado por la audiencia y el propósito del informe. Si deseas mostrar a los ejecutivos el crecimiento año tras año en comparación con períodos anteriores, será un informe anual. Si deseas ver el cambio que hicieron los representantes de ventas recién contratados el mes pasado, será un informe mensual.
Recuerda que cuanto más largo sea el período de tiempo, más generales serán los datos. Esto no es algo malo, solo un hecho a tener en cuenta.
Recopila los datos
Con tu período de tiempo en mente, es hora de recopilar la información. Debido a que un informe de ventas es una colección de datos, piensa en términos de métricas y lo que dicen sobre el progreso del equipo de ventas.
El software de análisis de ventas puede ayudarte no solo a crear varios tipos de informes, sino que incluso llevará los resultados un paso más allá al señalar áreas del equipo de ventas que están por debajo o por encima del rendimiento y pronosticar futuras ventas.
Comunica tus hallazgos
Ahora que tienes los datos apropiados a mano, necesitas comunicar tus hallazgos de una manera que sea digerible y valiosa para la audiencia. Muchas veces esto vendrá en forma de visualización de datos, que es el proceso de traducir datos en gráficos, tablas o diagramas para comunicar mejor la información.
Ofrece contexto
La idea principal de crear un informe de ventas es revelar datos, pero necesitarás ofrecer un poco más para llegar a tu audiencia. No solo pongas algunos números en una hoja de papel y lo envíes. Proporciona el contexto que el lector necesita para obtener el máximo provecho del informe de ventas. Explica los factores internos y externos que explican el éxito o el fracaso de un cierto período de tiempo.
Los números no mienten
Los informes de ventas ofrecen la visión más precisa de cuán bien están desempeñándose los representantes y los equipos de gestión de ventas. Aunque esto a veces puede ser una verdad aterradora de presentar, también pueden ofrecer motivación para arreglar lo que está roto y encontrar nuevas formas de cerrar acuerdos.
Aunque los informes de ventas ocurren al final de un período de tiempo, ver el progreso en tiempo real todos los días con tableros de ventas también puede ser un gran motivador para el equipo.
Mary Clare Novak
Mary Clare Novak is a former Content Marketing Specialist at G2 based in Burlington, Vermont, where she is explored topics related to sales and customer relationship management. In her free time, you can find her doing a crossword puzzle, listening to cover bands, or eating fish tacos. (she/her/hers)
