11 pasos para un proceso de reclutamiento más sólido y contrataciones más inteligentes

Reclutar talento de alto nivel es crucial para el éxito de cualquier organización.

Ya sea para un representante de ventas o un puesto de nivel ejecutivo, con cada vacante, un reclutador tiene la oportunidad de contratar a alguien que pueda llevar a la organización al siguiente nivel.

Para lograr esto, es importante tener un proceso de reclutamiento bien definido.

El proceso de búsqueda de candidatos generalmente lo lleva a cabo un reclutador, gerente de recursos humanos, gerente de contratación o una combinación de los tres. Se trata de encontrar a la persona adecuada a través del proceso de aplicación con el conjunto de habilidades, experiencia y personalidad correctos para unirse a tu equipo. Hacerlo es más fácil decirlo que hacerlo, y requiere recopilar muchos currículums y entrevistar a candidatos que no necesariamente sean una coincidencia.

11 pasos en el proceso de reclutamiento

Cuando optimizas el proceso de reclutamiento de tu empresa, podrás encontrar candidatos calificados más rápido y de manera más eficiente que nunca, todo mientras aumentas la retención. Cuando se establece un plan de acción claro, y los encargados de la contratación utilizan software de automatización de reclutamiento, estos 11 pasos son fáciles de seguir.

Ten en cuenta que los pasos no siempre serán los mismos y dependerán de la industria en la que se encuentre tu organización y el puesto que estés cubriendo.

1. Identificar la necesidad

No puedes comenzar tu búsqueda del candidato adecuado sin entender la necesidad del puesto dentro de tu organización. 

Necesitarás determinar si la necesidad del puesto proviene de:

• Cubrir un puesto vacante
• Mejorar la gestión de la carga de trabajo de un equipo
• Ampliar el alcance de las tareas de la organización

También querrás tener una comprensión clara de las especificaciones del trabajo, incluidas las habilidades, experiencia y conocimientos necesarios para el puesto.

Esencialmente, el puesto vacante que estás contratando será recién formado o recientemente vacante, y es mejor saberlo antes de comenzar el proceso de adquisición de talento o reclutamiento. 

2. Crear un plan de reclutamiento

Una vez que la necesidad esté clara, puedes arremangarte y crear un plan de acción. Si el puesto que estás contratando es completamente nuevo, es importante que identifiques claramente cómo el puesto se alineará con los objetivos de tu organización y su plan de negocios. 

Una vez que tengas la información necesaria sobre las habilidades duras y blandas que requerirá el puesto y cuentes con el apoyo de todos los involucrados en el proceso de contratación, puedes comenzar tu búsqueda.

3. Redactar una descripción del trabajo

Saber cómo redactar una descripción del trabajo es clave para atraer al mejor talento del mercado. Preparar una descripción del trabajo completa no solo creará un entendimiento de lo que tus potenciales empleados deben tener para tener éxito en el puesto, sino que también proporciona a los buscadores de empleo una lista de verificación con la que pueden compararse antes de postularse.

Asegúrate de personalizarla tanto como puedas, usa las palabras clave correctas y proporciona los detalles adecuados cuando puedas. Evita términos cliché como gurú, rockstar o todoterreno.

4. Publicitar el puesto

Ahora es el momento de poner el puesto frente a los posibles candidatos. Comienza notificando a tu equipo interno sobre el trabajo, para que puedan referir a alguien que crean que sería una buena opción. Luego, publica la oferta de trabajo a las masas compartiéndola en LinkedIn, redes sociales y varios portales de empleo. Utiliza una estrategia de marketing de reclutamiento que atraiga, involucre, convierta y nutra a los buscadores de empleo para que se unan a tu organización.

También querrás utilizar la página de carreras de tu organización y los canales sociales para difundir la noticia.

5. Revisar candidatos

Las aplicaciones para el puesto probablemente llegarán a través de un correo electrónico previamente configurado o el sistema de seguimiento de candidatos (ATS) que utiliza tu organización. Por lo general, el rol de revisar las aplicaciones, currículums y cartas de presentación recaerá en el gerente de recursos humanos, quien también eliminará a cualquiera que no cumpla con los requisitos mínimos para el puesto. 

Pueden decidir usar una herramienta de análisis de currículums para revisar estas aplicaciones más rápido y de manera más eficiente, como una forma de encontrar verdaderamente al mejor candidato del grupo de solicitantes. Una vez que se haya reunido un grupo de los mejores de los mejores, el equipo de recursos humanos o el gerente de contratación decidirán a quién quieren entrevistar. 

6. Realizar entrevistas

Es hora de ponerle cara a un nombre, o más bien, cara a una aplicación, y comenzar a realizar entrevistas.

Puedes comenzar el proceso de entrevista con una llamada telefónica inicial para evaluar si los solicitantes tienen las habilidades necesarias para el puesto y si el candidato se alineará con la cultura y los valores de la empresa.

Una vez que sientas que el candidato podría ser una buena opción, puedes pasarlo a una entrevista en persona o entrevista por video. Dependiendo del puesto y el tamaño de tu empresa, probablemente necesitarás más de una entrevista antes de hacer una oferta oficialmente.

Las entrevistas al principio del proceso de reclutamiento suelen ser individuales, relativamente cortas, y repasan la historia laboral, habilidades y disponibilidad del candidato. Las entrevistas adicionales tienden a ser con posibles gerentes, ejecutivos u otros miembros del equipo del que formará parte el nuevo empleado potencial. Estas tienden a ser más detalladas a medida que el proceso de selección reduce su grupo de candidatos.

Las entrevistas finales son aún más detalladas y generalmente incluyen conversaciones con el liderazgo senior. Se extienden a un grupo muy pequeño de solicitantes con la mejor experiencia de candidato. 

7. Enviar una evaluación al solicitante

Dependiendo del puesto y la industria en la que se encuentre tu organización, es posible que desees enviar una evaluación previa al empleo a los solicitantes calificados para que la completen. 

Esta prueba estandarizada puede medir una amplia variedad de habilidades y cualidades, como rasgos de personalidad, habilidades para resolver problemas, lectura y razonamiento, inteligencia emocional y más. 

8. Realizar una verificación de antecedentes

Cuando encuentres un candidato que podría ser el ajuste perfecto, asegúrate de que sea quien dice ser realizando una verificación de antecedentes. Hacerlo revisará el historial criminal de los candidatos, verificará su elegibilidad e historial laboral, y realizará verificaciones de crédito. También puedes optar por revisar sus redes sociales, como Facebook, Twitter e Instagram para asegurarte de que representarán a tu empresa de manera positiva y profesional.

9. Verificar sus referencias

Una vez que pasen la verificación de antecedentes, también querrás revisar sus referencias. Las verificaciones de referencias verificarán información específica que el candidato compartió contigo sobre su empleo anterior. Puedes hacerles preguntas a estas referencias sobre su desempeño laboral, responsabilidades, experiencia y cómo se comportaron en el lugar de trabajo. Además, siéntete libre de ir al grano y preguntar "¿volverías a contratar a esta persona?"

10. Ofrecer el trabajo

Una vez que se identifica a un candidato principal, es hora de extender la oferta de trabajo.

Es común que sigan negociaciones una vez que se entrega la oferta por escrito y el candidato tiene tiempo para revisarla. Depende del equipo de recursos humanos determinar qué detalles se pueden negociar y cuáles no.

11. Contratación e integración

Una vez que el candidato firma la carta, puedes pasar al proceso oficial de contratación e integración. Esto generalmente incluirá papeleo como el Formulario W-4, Formulario I-9, retenciones estatales, el manual del empleado y más.

Una vez que todo esté firmado, puedes pasar a la fase de integración, que consiste en asegurarte de que el nuevo miembro de tu equipo se sienta bienvenido, presentarlo a las personas correctas y, esencialmente, sentar las bases adecuadas para garantizar que tenga éxito dentro de la organización. Puede ser en el mejor interés del nuevo empleado asignarle un mentor o un "compañero" con quien reunirse para ayudarlo a adaptarse a su nuevo rol. 

Una forma más inteligente de hacer crecer tu equipo

Un proceso de reclutamiento integral puede ayudar a tu empresa a crecer y lograr el éxito a largo plazo. No tengas miedo de dar un paso atrás, optimizar y evaluar el proceso a medida que avanzas, ya que el reclutamiento rara vez es un plan de ataque "único para todos".

Al final del proceso, deberías sentirte seguro sobre el candidato que has encontrado y confiado en que será parte del equipo a largo plazo.  

Por supuesto, no todos los empleados se quedan para siempre. Cuando llegue el momento de decir adiós, aprende cómo desvincular de manera efectiva para no quemar puentes.